Поисковые системы (традиционные карточные и автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или бланков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых системах).
Поиск дел может также осуществляться по номенклатуре заводимых дел.
При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество экземпляров карточек, которые могут составлять следующие картотеки: справочные, контрольные, по письмам граждан, алфавитные и другие, в зависимости от задач поиска.
При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.
Поисковые системы должны обеспечивать доступ к информации, не относящейся к категории ограниченного доступа, сотрудникам организации, гражданам, государственным органам и общественным организациям.
Граждане, в соответствии с законодательством, имеют право на доступ к информации о них, на уточнение информации и знание целей сбора.
Порядок доступа к ведомственным документам должен быть доведен до сведения организаций и граждан.
Пример регистрационно-контрольной карточки Лицевая сторона карточки.
|
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30. |
Корреспондент. |
Дата поступления и номер документа. | Дата и регистрационный номер документа. |
Краткое содержание. |
Резолюция и кому направлен документ. |
Отметка об исполнении документа. |
Обратная сторона карточки.
|
Контрольные отметки (ход исполнения). |
Фонд № Опись № Дело №. |
Примеры регистрационных журналов Форма журнала регистрации исходящих документов.
|
Дата документа. | Регистрационный номердокумента. | Корреспондент (получатель). | Краткое содержание документа. | Кем подписандокумент. | Исполнитель. | Дополнительныесведения о документе. | Отметка об исполнении. |
| | | | | | | |
Форма журнала регистрации входящих документов.
|
Дата поступления. | Регистрационный номер документа. | Корреспондент (автор). | Дата документа. | Номер документа. | Краткое содержание документа. |
| | | | | |
|
Резолюции и кому направлен документ. | Дополнительные сведения о документе. | Расписка в получении. | Отметка об исполнении. |
Исполнители. | Задание. | Срок исполнени. | Автор резолюции. | Дата простановки резолюции. |
| | | | | | | |
Форма журнала регистрации внутренних документов
|
Дата документа. | Регистра ционный номер документа. | Краткое содержание документа. | Кем подписан документ. | Исполнитель. | Дополнительные сведения о документе. | Расписка в получении документа. | Отметка об исполнении. |
| | | | | | | |
