Расчеты с персоналом по оплате труда в программах 1С в МПГУ

При эксплуатации программы 1С Бухгалтерия 7.7 «Для бюджетных организаций», используемой в бухгалтерии МПГУ, важную роль играет точный учет расходов на оплату труда по источникам их финансирования.

С этой целью в конфигурацию включен специальный справочник «Источники финансирования» (см. пункт «Бухучет зарплаты» меню «Справочники»).

В этом справочнике должны быть перечислены все источники финансирования, в разрезе которых будут в дальнейшем формироваться бухгалтерские проводки по результатам расчетов зарплаты. Элементы справочника (т.е. источники финансирования) привязаны к каждому субсчету используемого в программе плана счетов.

В случае экспорта проводок в типовую конфигурацию «1С: Бухгалтерия 7.7. Для бюджетных организаций» системы программ 1С: Предприятие справочник «Источники финансирования» заполняется автоматически при загрузке данных об аналитическом учете из этой конфигурации (см. пункт «Обмен данными» меню «Сервис»). При этом справочник открывается только для просмотра и не доступен для редактирования.

Основная оплата труда работников МПГУ, например, оплата по должностным окладам, надбавки за разряд и т. п. (т.н. «первичные» начисления) финансируются по утвержденным сметам, т. е. бухгалтер всегда точно знает, как следует отражать в бухучете эти суммы. Соответствующие шаблоны проводок указываются либо в справочнике «Виды расчетов», или в справочнике «Сотрудники» или в документах по начислениям.

При этом, поскольку с каждым субсчетом в плане счетов связан один из источников финансирования, настраивая шаблоны проводок, бухгалтер одновременно настраивает учет зарплаты в разрезе источников финансирования.

Начисленные суммы различных «вторичных» начислений, исчисляемых, как правило, процентом от некоторой расчетной базы, например районного коэффициента или отпуска, требуется распределять по счетам расходов и источникам финансирования пропорционально расчетной базе. Для автоматического распределения таких начислений достаточно в справочнике «Виды расчетов» в качестве шаблона проводки выбрать шаблон с наименованием «Распределять пропорционально расчетной базе» .

Кроме того, приходится распределять по источникам финансирования начисления, источником выплаты которых являются средства внебюджетных фондов, в частности ФСС. Для таких начислений необходимо в шаблоне проводки указать в качестве счета дебета счет-группу, по субсчетам которого распределяется начисление, при этом счет кредита указывается любой. При формировании проводок будет сформировано несколько проводок в дебет субсчетов из указанной в шаблоне группы счетов дебета с кредита тех субсчетов учета расчета с работниками, с кредита которых списывались начисления, вошедшие в расчетную базу распределяемого начисления.

Для удержаний обязательно должен быть указан шаблон проводки (в противном случае при формировании проводок будет выдаваться предупреждение). При этом в шаблоне проводки по исполнительным листам допустимо не указывать конкретного контрагента, в этом случае конкретный контрагент будет выбираться из данных получателя, указанного в документе «Исполнительный лист» .

Поскольку суммы удержаний из заработной платы сотрудников также приходится распределять по источником финансирования, то для них принято аналогичное начислениям соглашение: необходимо в шаблоне проводки указать в качестве счета кредита счет-группу, по субсчетам которого распределяется удержание, при этом в качестве счета дебета указывается любой субсчет учета расчетов с работниками (например, 180).

Суммы единого социального налога распределяются в дебет тех же счетов затрат (расходов), куда списываются затраты на оплату труда. Счета учета расчетов по ЕСН для бюджетного плана счетов — субсчета 19 счета следует ввести в шаблон проводки, связанной с соответствующим видом расчета в справочнике «Виды расчетов»; счет дебета в этой проводке следует оставить неуказанным — этот счет будет подобран автоматически.

Проводки по единому социальному налогу и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование формируются по результатам расчетов авансовых платежей, проведенных в журнале «Налоги с ФОТ» .

Суммы ЕСН распределяются в дебет тех же счетов затрат расходов, куда списываются расходы на оплату труда. Шаблоны проводок по ЕСН и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование указываются в справочнике «Виды расчетов» на закладке «ЕСН и страховые взносы» .

В шаблонах указываются в качестве счетов кредита счета-группы (включающие субсчета, соответствующие используемым источникам финансирования), по субсчетам которых будут распределяться суммы ЕСН и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование. Для ЕСН счет дебета в шаблоне проводки следует оставить неуказанным — соответствующие субсчета расходов будут подбираться автоматически.

Поскольку суммы начисленных страховых взносов являются налоговым вычетом по ЕСН, подлежащему уплате в федеральный бюджет (в пределах начисленных сумм ЕСН), то для страховых взносов в ПФР на обязательное пенсионное страхование в шаблоне проводки в качестве счета дебета указывается счет учета ЕСН в части федерального бюджета (например, счет-группа 198.1) — с целью отражения в бухучете налогового вычета, а в качестве счета кредита, как обычно, указывается счета-группы для учета расчетов по страховым взносам.

Особенностью применения документа «Накопленная задолженность» в МПГУ является возможность учета взаиморасчетов организации и сотрудника в разрезе источников финансирования. Для этого в документе предусмотрен реквизит «ИФ» (источник финансирования) который заполняется по справочнику «Источники финансирования» .

Собственно, вручную этот реквизит (как и реквизит «сумма») придется заполнять только при вводе начальной накопленной задолженности — при начале эксплуатации конфигурации (документ «Ввод начального сальдо»). В остальных случаях, при эксплуатации программы, как правило, заполнение списка сотрудников, а также расчет суммы задолженности будет производиться автоматически.