Организационно — правовая характеристика и организационная структура управления предприятия

Общество с ограниченной ответственностью Туристическая фирма ООО «Лайт Тревел» имеет свидетельство о государственной регистрации, выданное администрацией г. Краснодара (№ 123 от 29.11.08), лицензия № В 341 569 РОСС.RU.АЯ09 У16 559. Имеется лицензия на осуществление международного туризма, выданная Министерством международных связей (регистрационный номер 13 052 от 24.03.08).

Устав ООО «Лайт Тревел» зарегистрирован администрацией г. Краснодара (постановление № 123 от 29.11.08).

Все туристские услуги, оказываемые фирмой — сертифицированы. Сертификация проводилась на соответствие требованиям следующих документов: ГОСТ Р 50 644−94, ГОСТ Р 50 681−94, ГОСТ Р 50 690−94.

Основные документы регулирующие деятельность ООО"Лайт Тревел":

• — Федеральный Закон об основах туристской деятельности;
• — Правила оказания услуг по реализации туристского продукта;
• — Закон о защите прав потребителей;

Внутренние документы регламентирующие деятельность ООО «Лайт Тревел»:

• — устав ООО «Лайт Тревел»;
• — трудовой договор;
• — должностные инструкции;
• — штатное расписание;

Табл. 1 — Штатное расписание турфирмы ООО «Лайт Тревел» и их квалификация.

Когда речь идет о документах, которые фирма должна иметь в силу закона, устава, корпоративных или договорных условий с туроператорами, контрагентами, тогда такие документы имеют не просто информационное значение, а приобретают юридический характер, являя собой свод правил поведения, регламентирующих деятельность фирмы, права и обязанности участников определенных правоотношений. Такие документы должны соответствовать требованиям закона, устава фирмы, договора, содержать обязательные реквизиты, иметь соответствующую структуру. Чаще всего такие документы именуют внутрифирменными правилами и локальными нормативными актами. Необходимо обратить внимание, что разработка внутрифирменных документов очень эффективна в целях оптимизации договорной работы фирмы с туроператорами, контрагентами и она повышает степень ответственности работников самой фирмы, исключает или снижает риск нештатных ситуаций. Например, в качестве таких документов очень эффективны и практичны правила оказания услуг клиентам, правила продажи отдельных видов туров, регламенты взаимодействия по отдельным аспектам и условиям договора, которые могут являться частью договора с туроператорами и контрагентом или носить характер договора присоединения. Специальным нормативным актом, регулирующим туристскую деятельность, является Федеральный закон «Об основах туристской деятельности», в котором нашли отражение определение сущности отношений между туристом и туристической фирмой, определение таких документов, как туристская путевка, ваучер. Регламентирован порядок заключения договора между туристом и туристической фирмой. Определен предмет сделок в сфере туристской деятельности. В этом же нормативном акте закреплена ответственность туристической фирмы за надлежащее исполнение своих обязательств лицами, оказывающими туристические услуги, входящие в состав путешествия. Даны определения понятий «тур», «туристский продукт», «туроператорская деятельность», «турагентская деятельность» и другие. Рассмотренный выше Федеральный закон распространяет на отношения, возникающие в сфере туристской деятельности между туристом и туристической деятельности, нормы закона Российской Федерации «О защите прав потребителей». Представляется, что к отношениям, возникающим между туристом и туристической фирмой, законодатель хотел применить нормы о защите прав потребителей при продаже товаров. Хотя можно с полной уверенностью заявить, что применение норм о защите прав потребителей при продаже товаров в случае отношений между туристом и туристической фирмой не только не обосновано, но и не может быть в полной мере реализовано. Учредительным документом общества является его Устав, утвержденный учредителями. Устав ООО «Лайт Тревел» содержит:

• — наименование юридического лица и место его нахождения;
• — юридический статус общества;
• — порядок управления деятельности юридического лица;
• — предмет и цели деятельности общества;
• — размер уставного капитала общества;
• — органы управления обществом;
• — права и обязанности участников общества;
• — порядок принятия решений;
• — порядок выхода из состава участников общества;
• — порядок перехода доли (части доли) в уставном капитале общества;
• — филиалы и представительства общества;
• — реорганизация и ликвидации общества.

Руководство текущей деятельности организации осуществляется директором, заместителем директора и старшим менеджером.

Руководством фирмы решаются следующие задачи:

• -определение основных направлений деятельности фирмы;
• — участие в выставках, семинарах и других специальных мероприятиях;
• — передача полномочий коммерческой организации или индивидуальному предпринимателю, утверждение такого управляющего и условий договора с ним;
• -утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов;
• -утверждение внутренних документов предприятия;
• -принятие решений о реорганизации или ликвидации общества.

Директор предприятия вправе:

• — без доверенности действовать от имени фирмы, в том числе представлять ее интересы и совершать сделки;
• — выдавать доверенности на право представительства от имени организации, в том числе доверенности с правом передоверия;
• — издавать приказы о назначении на должность работников фирмы, об их переводе и увольнении, применять меры поощрения и налагать дисциплинарные взыскания.

Элементами организационной структуры предприятия являются работники, службы и другие звенья управленческого аппарата, отношения между которыми поддерживаются благодаря связям, имеющим горизонтальную, либо вертикальную направленность.

В организации присутствует линейная организационная структура управления.

Табл. 2- Линейная организационная структура управления.

Линейные связи в организации отражают движение управленческих решений и информации, исходящих от директора фирмы, то есть лица, полностью отвечающего за деятельность организации. Она характеризуется тем, что во главе фирмы находится руководитель, наделенный всеми полномочиями, осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредоточивающий в своих руках все функции управления.

Каждое структурное подразделение в туристской фирме «Лайт Тревел» выполняет определённые функции управления, к которым относятся основные (планирование, контроль, мотивация, организация), частные и вспомогательные.

Функции планирования и организации выполняют директор и заместитель директора фирмы. Именно они в процессе планирования принимают решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать ее члены, чтобы достичь этих целей. Также в этом им помогает старший менеджер фирмы, предоставляя необходимую информацию о трудовых достижения каждого работника и коллектива в целом для поощрения или принятия других мер. Это подготовка сегодня к завтрашнему дню, определение того, что требуется и как этого добиться.

Один из наиболее распространенных инструментов, используемых при планировании, — бюджетный метод. С его помощью можно наглядно представить приток и отток наличности, капитала и других ресурсов.

Другой прием в планировании — анализ окупаемости. При помощи аналитических данных об окупаемости можно наиболее точно просчитать и соотнести затраты, доходы и производственные мощности. При простых проектах анализ окупаемости используется для прогноза количества единиц товара, которое должно быть продано, чтобы доходы сравнялись с расходами либо превысили их. С помощью функции планирования в определенной мере решается проблема неопределенности в организации — это одна из основных причин, согласно которой планирование в организации особенно необходимо, так как оно помогает ей более эффективно реагировать на изменения внешней среды.

В любом плане, составленном в туристской фирме, всегда присутствует организационный этап, то есть этап создания реальных условий для достижения запланированных целей. Организационная функция управления обеспечивает упорядочение технической, экономической, социально-психологической и правовой сторон деятельности любого туристского предприятия (организации). Она нацелена на упорядочение деятельности директора фирмы и исполнителей. Поскольку всю работу выполняют люди, то посредством этой функции определяется тот, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества таких заданий и какие для этого потребуются средства.

Через организаторскую деятельность, то есть распределение и объединение задач и компетенции, должно целенаправленно происходить управление отношениями на предприятии. Организация — это средство достижения целей предприятия. С экономической точки зрения, организационная деятельность ведет к повышению эффективности работы предприятия; с точки зрения управления персоналом — она передает смысл работы и распределяет ее по исполнителям.

Функцию контроля на предприятии осуществляет бухгалтер путём сопоставления фактически достигнутых результатов с запланированными. Он создает финансовый отчёт по каждому кварталу, ведет бухгалтерскую книгу, записи в которой позволяют составить годовой отчёт, отчёт о прибылях и убытках и баланс фирмы.

Функцию мотивации выполняет директор совместно со старшим менеджером, путём побуждения себя и других работников к деятельности для достижения личностных целей и целей предприятия.

Методы мотивации: премии, командировки за границу, штрафные и различные санкции.

Менеджер выполняет специфическую (частную) функцию, состоящую в том, чтобы при имеющемся спросе на какой-либо туристский продукт, клиента тщательно информировать о ценах, условиях проживания, особенностях страны, дать информацию об отелях, дать рекомендации и необходимые советы, предоставить буклеты и рекламные проспекты.

Вспомогательные функции выполняют: программист (установка и управление компьютерной техникой и программным обеспечением); специальные организации, которые обслуживают офисную технику; уборщица (уборка помещения).