Служба ДОУ организации должна быть готовой оперативно ответить на любой вопрос об информации, содержащейся в документах, о том, что происходит (произошло) с документами в организации.
Для того чтобы обеспечить быстрый поиск информации, выдачу справки по документам в организациях создаются различного рода информационно-справочные системы.
Основой для построения любой ИПС (информационно-поисковая система) является проведение учета и регистрации документов.
ИСР организуется, как правило, в той же форме, что и регистрация.
Если регистрация документов проводилась с помощью РКК (регистрационная контрольная картотека) и регистрационной картотеки, то и информационно-справочная работа организуется с помощью справочных картотек.
Количество справочных картотек, признаки, используемые при их формировании, зависят от многих факторов:
- — объем документооборота
- — тематика деятельности предприятия
- — характер поступающих справок
- — принятой системы делопроизводства и др.
Чаще всего в организациях применяются справочные картотеки, построенные по следующим признакам:
- 1 — по корреспондентскому — рубриками являются названия постоянных корреспондентов
- 2 — по географическому — рубриками являются название области, города
- 3 — по предметно-вопросному — рубриками являются названия управленческих функций или вопросов деятельности организации
- 4 — по структурному — названия структурных подразделений
- 5 — по номинальному — рубриками являются наименования видов документов
- 6 — по алфавитному — рубриками являются буквы русского алфавита.
Справочные картотеки делятся на 2 части:
- 1 — исполненные документы
- 2 — неисполненные документы
Число справочных картотек зависит от применяемой в организации системы делопроизводства.
Заполняется 5 экземпляров:
- 1 — служба ДОУ (регистрационная картотека)
- 2 — в структурное подразделение (исполнителю)
- 3 — контрольную службу (в контрольно-сроковую картотеку по сроку исполнения)
- 4, 5 — в справочных картотеках ДОУ по учету и регистрации.
Все картотеки хранятся по месту их формирования.
Современные системы управления базами данных позволяют быстро выдавать справки по любому вопросу.
