Организация синтетического и аналитического учета горюче-смазочных материалов

ГСМ используют в процессе своей деятельности как предприятия, имеющие собственный парк автотранспорта, так и предприятия, его арендующие. При этом приобретение ГСМ, как правило, обусловлено следующими причинами:

• · осуществлением предприятием коммерческих перевозок (доставка готовой продукции или товаров покупателю; доставка приобретенных товаров или готовой продукции от покупателя на собственный склад и т. п.);
• · осуществлением предприятием служебных перевозок (использование служебных легковых автомобилей для транспортного обслуживания административно-управленческого персонала);
• · использованием автотранспорта для внутренних производственных нужд производства (доставка рабочих автобусом к месту работы и обратно);
• · использованием автотранспорта для непроизводственных нужд предприятия (транспортное обслуживание, связанное с организацией досуга работников предприятий).

На основании рассмотренной ранее нормативной базы и анализа специальной литературы можно выделить основные задачи бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов:

• — формирование фактической себестоимости ГСМ;
• — правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску ГСМ;
• — контроль за сохранностью ГСМ в местах их хранения (эксплуатации) и на всех этапах их движения;
• — контроль за соблюдением установленных организацией норм списания ГСМ;
• — своевременное выявление ненужных и излишних запасов ГСМ с целью их возможной продажи или выявления иных возможностей вовлеченных в оборот;
• — проведение анализа эффективности использования ГСМ.

При организации учета ГСМ необходимо соблюдать основные принципы оперативно-бухгалтерского метода учета, которыми являются:

• Ш подлинная оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета ГСМ на складах и в баках автотранспорта, который ведется материально-ответственными лицами в складских карточках или других регистрах;
• Ш систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно в местах хранения за правильностью и своевременностью документирования складских организаций по движению ГСМ, а также ведение складского учета; бухгалтера должны самостоятельно проверять соответствие фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета;
• Ш осуществление бухгалтерского учета материальных ГСМ в денежном выражении по фактической себестоимости в разрезе синтетических счетов, субсчетов, мест хранения — складов и кладовых и марок ГСМ;
• Ш систематическое подтверждение органической связи между оперативным складским и бухгалтерским учетом путем сопоставления остатков материалов по данным складского учета, оцененных по принятым учетным ценам или по фактической себестоимости, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденным Приказом Минфина России от 31.10.2000 г. № 94н, для отражения в бухгалтерском учете стоимости поступивших ГСМ используется счет 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо». Этот счет является основным активным счетом.

На этом субсчете отражается наличие и движение нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств. При использовании топливных карт, талонов на нефтепродукты учет их ведется также на субсчете 3 «Топливо» счета 10.

Учет ГСМ целесообразно организовать в разрезе следующих субсчетов:

• § Субсчет 3−1 «Топливо на складе»;
• § Субсчет 3−2 «Топливо в баках автотранспорта»;
• § Субсчет 3−3 «Топливо по талонам».

На субсчете 10−3-1 «Топливо на складах» учитывается наличие и движение всех видов нефтепродуктов, полученных для эксплуатации транспортных средств, машин, механизмов и для других целей и находящихся на нефтескладах, в пунктах заправки.

На субсчете 10−3-2 «Топливо в баках транспортных средств» учитывается бензин и дизельное топливо, полученное водителями:

• o в виде талонов;
• o на основании ведомостей учета выдачи нефтепродуктов.

Субсчет 10−3-3 «Нефтепродукты по талонам» предназначен для учета талонов на бензин, дизельное топливо и смазочные материалы. Учет ведется в единицах измерения, указанных на приобретенных талонах, и в стоимостном выражении. В то же время на этом счете талоны учитываются только в том случае, если договором заправки, заключенным с АЗС, предусмотрено, что право собственности на ГСМ переходит в момент передачи талонов.

Для получения более точной информации рекомендуется использовать субсчета второго порядка. Например:

• · субсчет 10−3-1−1 «Бензин на складе» — по маркам;
• · субсчет10−3-1−2 «Дизельное топливо на складе» — по видам;
• · субсчет10−3-1−3 «Специальные масла на складе» — по видам.

Поскольку разновидностей ГСМ много, то для их учета открывают субсчета второго, третьего и четвертого порядков, например:

• — счет 10 субсчет «Топливо», субсчет «ГСМ на складах», субсчет «Бензин», субсчет «Бензин АИ-98»;
• — счет 10 субсчет «Топливо», субсчет «ГСМ на складах», субсчет «Бензин», субсчет «Бензин АИ-95».

Кроме того, аналитический учет ведется по отдельным материально-ответственным лицам, по видам и маркам нефтепродуктов.

Аналитический учет приобретаемых горюче-смазочных материалов осуществляется в натурально-стоимостном выражении по материально ответственным лицам, местам хранения и эксплуатации, по видам и маркам нефтепродуктов.

Приобретение горюче-смазочных материалов по договору поставки со специализированной организацией отражается в бухгалтерском учете организации-покупателя проводками:

Д 10−3-1 К 60 -на сумму стоимости горюче-смазочных материалов (без налога на добавленную стоимость);

Д 19 К 60 — на сумму налога на добавленную стоимость, выделенного в счете-фактуре поставщика горюче-смазочных материалов;

Д 60 К 51 — на сумму денежных средств, перечисленных поставщику за приобретенные у него горюче-смазочные материалы;

Д 68 К 19 — на сумму налога на добавленную стоимость, подлежащую вычету.

На основании указанного в путевых листах фактического расхода горючего их стоимость списывается в состав расходов следующей бухгалтерской проводкой:

Д 20 (23,25,26,44) К 10−3 — на сумму фактически израсходованного горючего;

При выявлении фактов недостач, хищений, фактическая себестоимость или ее часть списывается следующей бухгалтерской проводкой:

Д 94 К 10−3 — суммы недостач и порчи списываются по фактической себестоимости, которая включает договорную цену и долю транспортно-заготовительных расходов.

Д 20 К 94 — стоимость недостающих и испорченных материалов.

При установлении конкретных виновников или если во взыскании недостающих или испорченных ценностей отказано судом, стоимость недостающих ГСМ списывают в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Стоимость материалов, утраченных в результате стихийных бедствий или иных форс-мажорных обстоятельств, списывается следующей бухгалтерской проводкой:

Д 99 К 10−3.

Материалы, израсходованные при ликвидации последствий стихийных бедствий, также списываются следующей бухгалтерской проводкой:

Д 99 К 10−3.