Источники информации и возможные нарушения при ведении операций по расчётам с подотчётными лицами

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

Сюда относятся:

• * приобретение запасных частей, материалов, канцелярских товаров, топлива за наличный расчет;
• * оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• * расходы на командировки по территории РФ и за границу;
• * представительские расходы.

Все названные хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким, несмотря на то, что сами операции довольно однообразны, а методы и процедуры их проверки просты.

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы.

С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно многочислен и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д., и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

• * авансовые отчеты;
• * журнал регистрации авансовых отчетов;
• * приказы о направлении сотрудников в командировку;
• * список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• * сметы представительских расходов;
• * приказы об утверждении смет представительских расходов.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

• * бухгалтерский баланс (ф. № 1) (строка баланса 246 — прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев);
• * отчет о движении денежных средств (ф. № 4);
• * Главная книга;
• * журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами по счету 71 в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства [4, С.410−412].

Основные нарушения — злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами — могут быть классифицированы следующим образом:

• 1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:
  • а) выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;
  • б) выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;
  • в) выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;
  • г) несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
  • д) списание подотчетных сумм за счет собственных средств предприятия.
• 2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:
  • а) отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;
  • б) отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;
  • в) несоблюдение установленных норм командировочных расходов; отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
  • г) отсутствие аналитического учета командировочных расходов (суточных) в пределах норм и сверх норм.
• 3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных:
  • а) нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц и начисления единого социального налога с сумм превышения суточных расходов сверх установленных норм;
  • б) некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах суточных расходов.
• 4. Нарушения порядка учета представительских расходов: отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.
• 5. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:
  • а) некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;
  • б) неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
  • в) несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах [21, с.419].

Все полученные аудиторские доказательства подлежат документированию. Выявленные ошибки влияют на выражаемое в заключении мнение аудитора. В то же время бывает сложно дать рекомендации по исправлению ошибок по данному разделу учета, особенно в части первичной документации, более реальным представляется внесение исправлений в хозяйственные операции.