Автоматизация операций движения денежных средств

Большие и качественные изменения в организацию бухгалтерского учета и управления вносит использование современных ЭВМ и создаваемых на их основе автоматизированных систем управления предприятием. Применение ЭВМ позволяет значительно повысить контрольные функции, достоверность и оперативность бухгалтерского учета, использование его данных для управления, открывает широкие возможности для комплексной механизации и автоматизации всех планово-экономических расчетов.

В условиях использования ЭВМ необходимая информация о движении денежных средств и состоянии расчетов обеспечивается путем составления машинограммы — контрольной ведомости оборотов по синтетическим счетам в разрезе корреспондирующих счетов и субсчетов. Кроме того, выдаются машинограммы аналитического учета по счетам денежных средств и расчетов, которые заменяют соответствующие учетные регистры. Машинограммы применяются для контроля и выверки расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами и др. По данным машинограмм заполняются отдельные статьи бала Основная задача бухгалтерского учета состоит в том, чтобы реагировать и отслеживать любые перемещения денежных средств и материальных ценностей, пока они принадлежат предприятию.

ЗАО «Ленточные пилы» использует программу «Инфобухгалтер». Но в целях совершенствования бухгалтерского учета на предприятии можно предложить использовать новую версию программы «1С: Бухгалтерия 8.2» и установить обмен информацией с банками по электронным каналам связи с помощью использования специализированной программы «Клиент банка».

«1С: Бухгалтерия 8.2» обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии.

В программу заложена возможность совместного использования с прикладными решениями «1C Управление торговлей» и «1C Зарплата и Управление Персоналом», также созданными на платформе «1С:Предприятие 8.2».

Версия 8.2 предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности, в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (включая субкомиссию), оказание услуг, производство и т. д.

Совершенствование учета оптовой торговли достигается за счет того, что в «1С:Бухгалтерии 8.2» автоматизирован учет операций поступления и реализации товаров и услуг, включая оптовую, комиссионную и розничную торговлю. Все операции по оптовой торговле учитываются в разрезе договоров с покупателями и поставщиками. При продаже товаров выписываются счета на оплату, оформляются накладные и счета-фактуры. Для импортных товаров учитываются данные о стране происхождения и номере грузовой таможенной декларации. В «1С:Бухгалтерии 8.2» автоматизированы хозяйственные операции оптового приобретения и продаж товаров. Операции оптовой торговли автоматически отражаются в бухгалтерском и налоговом учете.

Прием товаров от поставщика обычно регистрируется документом «Поступление товаров и услуг». Этим документом регистрируется как поступление товарно-материальных ценностей, так и изменение состояния взаиморасчетов с контрагентом — увеличение долга предприятия перед контрагентом или погашение долга контрагента предприятию. Указанные факты автоматически отражаются в бухгалтерском и налоговом учете.

Расчеты с контрагентом могут вестись в иностранной валюте. При этом для отражения взаиморасчетов в бухгалтерском и налоговом учете иностранная валюта будет автоматически пересчитываться в рубли.

Документ «Поступление товаров и услуг» предоставляет удобные способы повторного использования информации, введенной пользователем в окне документа. Так, с помощью кнопки «Печать» экранной формы документа можно подготовить один из нескольких вариантов печатной формы приходной накладной.

Кроме того, из экранной формы документа легко получить типовые печатные формы ТОРГ-12 (товарная накладная за поставщика), ТОРГ-4 (акт о приемке товара без счета поставщика), М-4 (приходный ордер).

Из экранной формы документа «Поступление товаров и услуг» можно сформировать документ «Счет-фактура полученный», чтобы отразить поступление товаров в подсистеме учета НДС, документ «Перемещение товаров» для регистрации перемещения ценностей между подразделениями предприятия и др.

Отпуск товаров покупателю регистрируется в информационной базе с помощью документа «Реализация товаров и услуг». Этот документ также предоставляет возможности для повторного использования содержащейся в нем информации. Из экранной формы документа можно получить несколько вариантов печатных форм, а также сформировать связанные с ним документы (счет-фактуру, приходный кассовый ордер и др.).

Также «1С:Бухгалтерия 8.2» обеспечивает автоматизацию учета розничных продаж и товарных остатков на каждой торговой точке. «1С:Бухгалтерия 8.2» рассчитана на то, что торговые точки предприятия могут быть обеспечены разными комплектами торгового оборудования, что торговые точки могут различаться степенью автоматизированности и автономности.

Операции розничной торговли автоматически отражаются в бухгалтерском и налоговом учете. В интересах отражения розничных продаж в информационной базе торговые точки разделяются на неавтоматизированные торговые точки и автоматизированные торговые точки.

В неавтоматизированной торговой точке контрольно-кассовые машины используются только для регистрации денежных сумм, полученных от покупателей, что достаточно для соблюдения действующих правил использования контрольно-кассовой техники.

Предполагается, что контрольно-кассовые машины не связаны с информационной базой, оперативный учет отпуска товаров покупателям не ведется. При большом товарном обороте это приводит к тому, что через некоторое время реальные количественные остатки товаров в торговой точке становятся неизвестными.

Для устранения расхождений между данными об остатках товаров, содержащимися в информационной базе, и их реальными остатками, периодически проводятся инвентаризации. Результаты инвентаризации вносятся в информационную базу документом «Инвентаризация товаров на складе».

Автоматизированная торговая точка означает более высокую точность и оперативность учета. Продавец-кассир оформляет завершение каждой кассовой смены в соответствии с действующими правилами использования контрольно-кассовой техники. В частности, из контрольно-кассовой машины выводится так называемый «z-отчет», который регистрируется его в бумажной «Книге кассира-операциониста». При завершении смены в информационную базу вносится документ «Отчет о розничных продажах». Документ содержит сводку товаров, проданных в течение кассовой смены.

«1С:Бухгалтерия 8.2» содержит подсистему учета денежных средств предприятия, которая обеспечивает формирование денежных документов — платежных поручений, платежных ордеров, кассовых ордеров, что позволяет проводить эффективный контроль за денежными потоками, формирование оперативной и достоверной информации, регулирование взаиморасчетов.

Исходящие документы безналичных денежных платежей могут быть сформированы как в печатном, так и в электронном виде. Обеспечено взаимодействие со специализированными банковскими программами типа «Клиент банка». Кассовая книга формируется автоматически. Предусмотрена возможность денежных расчетов в иностранных валютах и обмена валюты. Денежные операции автоматически отражаются в бухгалтерском и налоговом учете.

«1С:Бухгалтерия 8.2» обеспечивает формирование необходимых платежных документов: приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров. Кассовый документ может быть распечатан в бумажном виде непосредственно из экранной формы документа.

Подсистема учета денежных средств обеспечивает удобное взаимодействие между финансовыми службами и кассами предприятия. Кассовый документ может быть сформирован бухгалтером, который распечатывает кассовый документ в бумажном виде, оформляет нужным образом и передает в кассу организации. Но документ не проводится, пока не произошло фактической оплаты, то есть кассовый документ означает лишь намерение изменить состояние денежных средств. После фактической оплаты по документу кассир предприятия проводит документ — только после этого в информационной базе регистрируется фактическое движение денежных средств. Факт оплаты регистрируется в бухгалтерском учете и в налоговом учете.

Кассиру предоставляется возможность автоматизированного формирования кассовой книги.

Так же «1С:Бухгалтерия 8.2» автоматизирует следующие функции:

• · оформление и печать банковских документов (платежных поручений и платежных ордеров);
• · регистрация прихода и расхода денежных средств на банковских счетах.

Места хранения безналичных денежных средств предприятиярасчетные счета в банках — отображаются в информационной базе как элементы списка банковских счетов предприятия. Расход денежных средств регистрируется платежными документами. Платежный документ может быть распечатан в бумажном виде или передан в электронном виде по каналам связи в коммерческий банк с помощью специализированной программы типа «Клиент банка», поставляемой банком.

Первичная запись платежных доку…

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

По задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

Инвентаризационная комиссия ЗАО «Ленточные пилы» проверяет:

• · правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
• · правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недосдачам и хищениям;
• · правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Обнаруженные при инвентаризации денежных средств недостачи взыскиваются с кассира путем списания недостающих денег в кассе; предъявления иска кассиру; по мере взносов кассира в возмещении недостачи. За нарушение установленного порядка налагаются различные административные штрафы.