Входные и выходные документы являются формами носителей информации, имеющими юридическую силу. Во входных документах содержится первичная информация, отражающая состояние экономического объекта и его системы управления, а в выходных документах — сводно-группировочные сведения, которые являются результатом обработки ранее полученной информации. По способу заполнения и те и другие документы получаются вручную либо при помощи технических средств.
В финансово-кредитных организациях используется только унифицированная документация; требования к таким документам:
- — стандартные формы построения, предусматривающие определенные размеры бланков и выделение заголовочной, содержательной и оформительной частей;
- — приспособление к компьютерной обработке;
- — включение всех необходимых для целей управления реквизитов и исключение их дублирования.
Первичные документы могут быть и не унифицированные в виду многообразия отраслевых форм и специфики их построения для учета труда и заработной платы, производственных запасов, сбыта и реализации продукции и пр. Если нет возможности применить унифицированные формы документов в какой-либо задаче, то проектируются новые формы первичных документов, приспособленные к автоматизированной обработке. Первичные документы формируются либо традиционными способами до ввода в компьютер, либо непосредственно на компьютере. В любом случае следует спроектировать документ по существу, т. е. включить в него те реквизиты, которые необходимы для целей управления и определяют правовую сторону хозяйственных операций.
Проектирование форм документов, выписываемых вручную или на печатающих машинках сводится к удобному расположению реквизитов на бланках. В заголовочной части помещаются постоянные справочно-группировочные признаками с их названиями и кодовыми обозначениями, в содержательной части переменные признаки и количественно-суммовые реквизиты, в оформляющей части — подписи юридических лиц, ответственных за хозяйственные операции. Реквизиты, подлежащие вводу в ПЭВМ путем набора на клавиатуре, обводятся утолщенными линиями. Ввод информации с первичных документов на клавиатуре компьютера ведется по макетам, отраженным на экране дисплея.
Чаще всего экономические данные выводятся на бумажные носители и на дисплей в форме таблиц, но имеет значение и графическое изображение в виде гистограмм. Проектирование формы сводки заключается в удобном расположении реквизитов на бланке. Обычно группировочные признаки располагаются по степени убывания уровня их подчиненности, а количественно-суммовые итоги — по степени возрастания итогов. В ходе проектирования разрабатываются «шапки» выходных таблиц, записываемые на машинные носители и используемые при печати сводок на ПЭВМ. Исходные данные набираются на клавиатуре, а для вычисления промежуточных величин и итоговых строк в соответствующие клетки помещаются формулы расчета.
