Почти все бухгалтерские документы унифицированы. Они создаются на бланках типовых и типовых междуведомственных форм, а также и на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомствами. Большинство форм бухгалтерских документов относятся к бланкам строгой отчетности.
Реквизиты бухгалтерских документов не совпадают с реквизитами организационно-распорядительных документов; такие реквизиты, как текст и подпись конкретизированы. Текст, ради которого составляются и оформляются документы, Федеральным законом «О бухгалтерском учете» разбит на два реквизита: содержание хозяйственных операций и измерители хозяйственных операций. То же самое относится к подписи. В Федеральном законе подпись включает два реквизита: наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и личные подписи.
Нормативные акты позволяют в необходимых случаях приводить дополнительные реквизиты: номер документа; адрес предприятия, учреждения-автора; основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом; другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.
Так как первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на трафаретных бланках, при их составлении лишь вписывается (заполняется) изменяющаяся часть текста, несущая переменную информацию. К ее заполнению нормативные акты предъявляют особые требования.
Записи в первичных документах производятся чернилами, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Свободные строки в первичных документах прочеркиваются.
Информация в первичных документах фиксируется как в виде текста, так и в цифровой форме. В отличие от документов других систем документации в бухгалтерских документах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.
Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не замазываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма.
Затем исправление оговаривается надписью «исправлено» и подтверждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.
В определенных видах финансовых документов исправления не допускаются. Об этом сказано в пункте 5 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»: «Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений» .
