Описание видов электронного документа в EDocSACD

Использование рассмотренных ранее реквизитов электронного документа, то есть его обязательных элементов, непосредственно зависит от вида документа. Поэтому третий уровень заключается в описании видов электронных документов, что в дальнейшем поможет выявить перечень обязательных реквизитов для конкретного вида ЭД, так как разные документы состоят из разного набора реквизитов.

Электронные документы принято подразделять на:

• — система организационно-правовой документации;
• — система распорядительной документации;
• — система информационно-справочной документации [35].

В свою очередь каждая из этих систем включает в себя свой перечень документов. Далее рассмотрим данные системы, виды документов, относящиеся к ним, и обязательные реквизиты подробнее.

Система организационно-правовой документации — правовая основа деятельности организации и содержащая положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. К организационно-правовым документам относятся [36]:

• — устав;
• — учредительный договор;
• — положение об организации;
• — положение о структурном подразделении;
• — положение о коллегиальном органе;
• — регламент;
• — штатное расписание;
• — инструкция;
• — должностная инструкция.

Обязательными реквизитами для организационно-правовых документов являются следующие: наименование организации; наименование вида документа; дата; номер документа; место составления; заголовок к тексту; подпись; гриф утверждения.

К следующей системе, системе распорядительной документации, относятся документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации, такие как [36]:

• — распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения, когда власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю:
• — приказ;
• — распоряжение;
• — указание;
• — распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решения, то есть они издаются на основании решений, принимаемых совместно группой работников:
• — решение;
• — постановление.

У распорядительных документов обязательными реквизитами указания являются: наименование организации; название вида документа; дата и регистрационный номер документа; место составления или издания; заголовок к тексту; подпись; визы согласования документа.

Система информационно-справочной документации и информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбирать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений и не обязывают выполнять их. К таким системам относятся [36]:

• — докладная записка;
• — служебная записка;
• — объяснительная записка;
• — предложение;
• — представление;
• — заявление;
• — протокол;
• — акт;
• — справка;
• — заключение;
• — отзыв;
• — перечень;
• — список;
• — служебное письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, — пересылкой почтой:
• — сопроводительное письмо;
• — письмо-просьба;
• — письмо-запрос;
• — письмо-ответ;
• — письмо-сообщение;
• — письмо-подтверждение;
• — информационное письмо;
• — письмо-извещение;
• — письмо-приглашение;
• — письмо-напоминание;
• — письмо-требование;
• — письмо-благодарность;
• — телеграмма;
• — факс;
• — электронное сообщение.

Как и другим системам, системе информационно-справочной документации присущи свои обязательные реквизиты, такие как: наименование организации; наименование вида документа; дата и регистрационный номер; место составления; адресат; заголовок к тексту; подпись; гриф утверждения (в необходимых случаях). Однако для описания служебных писем используется более обширный перечень обязательных реквизитов:

• — наименование организации;
• — справочные данные об организации;
• — код организации;
• — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• — идентификационный номер налогоплательщика;
• — код причины постановки на учет;
• — дата;
• — регистрационный номер;
• — адресат;
• — заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4);
• — подпись;
• — отметка об исполнителе;
• — отметка о наличии приложений (в сопроводительных письмах).

Рассмотрев основные понятия видов электронных документов и список обязательных реквизитов для каждой системы электронных документов, можно выделить следующие объекты языка (табл. 2.6), абстрактные классы (табл. 2.7) и их атрибуты:

Таблица 2.6. Описание классов метаязыка.

Таблица 2.7. Описание абстрактных классов метаязыка и их атрибутов.

При создании метамодели видов электронных документов добавление дополнительных связей, кроме наследования и имеющейся связи «is», между объектами не потребовалось. В данном случае связь «is» показывает, что описываемый документ будет являться экземпляром системы документов, либо организационно-правовой, либо распорядительной, либо информационно-справочной.

После создания всех классов и отображения связей между ними необходимо отобразить графически и описать объекты созданной метамодели. Описание представлено в таблице 2.8:

Таблица 2.8. Графическое отображение объектов EDocSACD.

Наименование.	Описание.	Графическое представление.
Document.	Объект служит для отражения на диаграммах визуального представления документа.
Procedural and institutional system.	Объект используется для отображения того, к какой системе относится документ, а именно к организационно-правовой системе.
Administrative system.	Объект используется для отображения того, что документ относится к распорядительной системе.
Inquiry and communications system.	Объект используется для отображения того, что документ является экземпляром информационно-справочной системы.
Research system.	Объект используется для отображения того, что документ относится к научно-исследовательской системе.
Service letter.	Отображает причастность документа к объекту, который наследуется от информационно-справочной системы.

Получившаяся метамодель описания видов электронных документов представлена на рисунке 2.9:

Рисунок 2.9. Отображение связей наследования и ассоциации в метамодели.