Учет расчетов с подотчетными лицами

Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам

Порядок выдачи наличных денег под отчет заключается, прежде всего, в обязательном предварительном обеспечении уполномоченных работников авансом на предстоящие хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

Командировка на ОАО «Нарочанские зори» оформляется приказом (распоряжением) с указанием пункта назначения, наименования предприятия (организации), куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью. Обязательными реквизитами командировочного удостоверения являются следующие:

• — номер командировочного удостоверения;
• — штамп объединения, предприятия, учреждения, организации;
• — ФИО, должность и место работы командируемого работника;
• — пункт назначения;
• — срок командировки;
• — цель командировки;
• — документ, являющийся основанием для выдачи командировочного удостоверения с указанием его номера и даты подписания.

На обратной стороне командировочного удостоверения делаются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы.

Срок командировки работника определяется нанимателем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути.

Таблица 1. — Журнал учета работников, выбывающих в командировки из наименование объединения, предприятия, учреждения, организации:

Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя не более чем на 10 дней. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Лица, убывающие в командировки, на предприятии регистрируются в специальных журналах формы (см. табл. 1).

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса либо другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспорта до 24.00 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0.00 часов и позднее — последующие сутки.

Если место отправления транспортного средства находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда туда. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех предприятий (организаций), в которые они командированы.

Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. В случае, когда по распоряжению нанимателя работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки по решению нанимателя предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Вопрос явки на работу в день отъезда в командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с нанимателем.

Направление в командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время (при представлении подтверждения с основного места работы) или в случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе.

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Пересылка зарплаты командированному работнику по его просьбе производится за счет предприятия.

При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок ему сохраняется на том предприятии, которое его командировало. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям (работам), а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими предприятиями по соглашению между ними.

Кроме приказа руководителя и командировочного удостоверения при направлении работника в командировку могут также оформляться и другие документы, в частности доверенность и путевой лист на автомобиль. Доверенность оформляется на представление интересов предприятия при подписании документов, заключении договоров в случае, если командируется работник, не имеющий в соответствии с уставом организации на это прав.

При направлении работника в командировку на служебном или личном транспорте оформляется путевой лист на автомобиль. Заполнение путевого листа производится в соответствии с требованиями Инструкции по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов служебного легкового автомобиля, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31.03.2000 г., № 31 и согласованной с Министерством транспорта Республики Беларусь. Ответственность за заполнение путевых листов и достоверность указанных в них сведений несет руководитель юридического лица, чьим штампом и печатью они заверены, а также лица, обеспечивающего эксплуатацию служебных легковых автомобилей.

На основании приказа руководителя работнику выдается аванс на командировочные расходы. Сумма аванса включает средства на оплату проезда в обе стороны, суточные и расходы по найму жилья на срок командировки.

Как и при выдаче подотчетной суммы на хозяйственно-операционные расходы, выдача наличных денег на командировку производится на основании РКО, а в бухгалтерии составляется запись Д71, К50.

После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об исполнении денежных средств на предприятии составляется авансовый отчет.

Основными реквизитами авансового отчета являются:

• — наименование организации;
• — ФИО и должность работника;
• — номер и дата составления авансового отчета;
• — назначение аванса;
• — сумма и дата получения аванса, утвержденная бухгалтером;
• — и некоторые другие реквизиты.

На обратной стороне авансового отчета делаются следующие записи:

• — дата;
• — порядковый номер документа;
• — кому, за что и по какому документу уплачено;
• — сумма оплаты;
• — сумма израсходованных средств и подпись подотчетного лица.

К авансовому отчету прикладываются все оправдательные документы, к которым относятся следующие:

• — командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне выбытия и дне прибытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;
• — оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и другие расходы;
• — проездные билеты, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
• — отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Цели служебной командировки могут быть разными: налаживание контактов с поставщиками, ведение переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников и др. Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов.

Неизрасходованные суммы аванса работник должен возвратить в кассу предприятия, что отражается бухгалтерской записью Д50К71 и оформлением ПКО.

Новый аванс подотчетным лицам выдается только после полного расчета по ранее выданному. Бухгалтер исследуемого предприятия производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета суммы командировочных.

После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету руководитель предприятия утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.

При командировке лиц за границу производятся следующие бухгалтерские записи: получение валюты в кассу для выдачи аванса на командировочные расходы отражают по дебету субсчета 50.4 и кредиту счета 52 по курсу, установленному Национальным банком Республики Беларусь.

При получении денег с расчетного счета производятся записи по кредиту счета 50. Выдача наличными денежных средств в подотчет на командировочные расходы отражается по дебету счета 71 и кредиту счета 50. На суммы по утвержденному авансовому отчету производится запись по дебету счетов 58, 20, 25, 26, 44, 08 и кредиту счета 71. Дооценка дебиторской задолженности по валюте на сумму курсовой разницы производится записью по дебету счета 71 и кредиту счета 92 «Внереализационные доходы и расходы».

Возврат неизрасходованных валютных средств в кассу отражается по дебету субсчета 50.4 и кредиту счета 71. Внесение средств на валютный счет организации отражается по дебету счета 52 и кредиту субсчета 50.4. Отрицательная курсовая разница по авансовому отчету отражается по дебету счета 92 «Не реализационные доходы и расходы» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Рассмотрим хозяйственные операции по учету расчетов по командировкам на ОАО «Нарочанские зори» в таблице 2.

Таблица 2. — Хозяйственные операции по учету расчетов на командировки на ОАО «Нарочанские зори»:

За 2012 год предприятие ОАО «Нарочанские зори» направляло в командировки четырех работников. Директор предприятия Кучко Г. М., ездил в командировку для заключения договора поставки продукции. Договор был заключен и согласно авансовому отчету расходы были отнесены на общехозяйственные. Начальник производственного отдела растениеводства Зинкевич Ю. В., и начальник отдела контроля качества Тропать З. С., были направлены в командировку для заключения договора закупки минеральных удобрений, однако договор не был заключен, так как стороны по итогам переговоров не пришли к согласию. Согласно авансовому отчету данные расходы были отнесены на основное производство. Однако данную проводку нельзя назвать правомерной, так как данные затраты нельзя назвать производственными.

Эти расходы необходимо было отнести на счет 97 «Расходы будущих периодов», а затем со счета 97 отнести на счет 91 «Операционные доходы и расходы». Главный механик Юруц К. В., был направлен в командировку для приобретения запасных частей для автотранспортного цеха. Согласно авансовому отчету расходы были отнесены на счет вспомогательного производства.

Операции по счету 71 отражаются в журнале-ордере № 7-АПК. В нем совмещается аналитический и синтетический учет по счету 71.

Таким образом, на данном предприятии учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется посредством первичных документов установленной формы, основными из которых являются расходный и приходный кассовые ордера, командировочное удостоверение, авансовый отчет и некоторые другие.