Обзор существующих методик аудита денежных средств и денежных документов и выбор оптимальной модели

Методика Кравчук Н.В.

Методика Кравчук Н. В. представлена в учебнике «Основы аудиторской деятельности» за 2006 г [18].

Аудит кассовых операций начинается с проверки фактического наличия денег в кассе. Аудитор предлагает составить кассиру отчет на момент проверки.

Кассир составляет и передает аудитору покупюрную опись наличных денег.

Фактический остаток денег аудитор сверяет с учетными данными на начало инвентаризации, о чем составляет соответствующий рабочий документ «Заключение о проверке кассы». В нем отражены следующие моменты:

• 1. Наличие денег на дату инвентаризации.
• 2. Остаток наличных денег на дату инвентаризации в соответствии с отчетом кассира.
• 3. Поступило в кассу в день инвентаризации.
• 4. Выдано из кассы в день инвентаризации.
• 5. Остаток на момент проверки по данным учета (2+3−4).
• 6. Результат: недостача или излишки (5−1).
• 7. Последние номера приходных и расходных ордеров.

Наличие денег, ценных бумаг, денежных документов, оплаченных санаторно-курортных путевок, почтовых марок, бланков строгой отчетности определяется в ходе инвентаризации и оформляется заключение.

Денежную наличность в иностранной валюте заносят в материалы инвентаризации, указывая название и сумму ин. валюты, курс на день инвентаризации, суммы ин. валюты в пересчете на денежную единицу РФ.

Никакие документы или расписки в остаток наличных денег не включаются. Заявление кассира о наличии в кассе денег и др. ценностей, не принадлежащих этому предприятию во внимание не принимается. В акте инвентаризации указывается фактический остаток и остаток по данным учета и определяется результат инвентаризации.

При инвентаризации денег находящихся в пути сверяют суммы указанные в счете с данными квитанций учреждений банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассатором банка.

Инвентаризация средств на расчетных, текущих, валютных, специальных и др. счетах в банке, на аккредитивах, а также задолженности по ссудам банков производятся путем сверки остатков сумм по данным бухгалтерского учета предприятия с данными выписок банка.

В отдельный акт вносят данные о долгосрочных и краткосрочных вложениях в ценные бумаги, депозиты, уставный фонд других предприятий.

Наличие этих средств проверяют по учредительным и другими документам, данным о вкладах в уставный фонд.

В заключении указывают название финансового вложения, дату, срок, № и серию ЦБ, название документа подтверждающего инвестиции, сумму, вид вложения и предприятия.

Кассы принимают наличные по приходным кассовым ордерам (ПКО) подписанным бухгалтером и кассиром. Эта операция заверяется печатью или штампом кассира или оттиском кассового аппарата. Выдаются наличные по расходным кассовым ордерам (РКО) и надлежащим образом оформленным:

• · платежным ведомостям;
• · заявкам на выдачу денег;
• · счетам с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Эти документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером и кассиром или уполномоченными ими лицами.

При выдаче денег по расходным документам кассир должен потребовать предъявления паспорта или др. документа удостоверяющего личность.

Денежные документы должны быть заполнены четко, не иметь исправлений и подчисток, зарегистрированы в спец. журнале. Все движения наличных должны учитываться в кассовой книге. Ее ведут в одном экземпляре, она должна быть пронумерована, прошнурована и отпечатана, заверена подписями руководителей, главным бухгалтером.

Записи в кассовую книгу производит кассир сразу после получения или выдачи денег по ПКО и РКО.

В конце каждого дня кассир подводит итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию отчет кассира.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возложен на главного бухгалтера. Если кассир внезапно покидает рабочее место, то находящиеся в кассе ценности передаются др. кассиру в присутствии руководителя предприятия и главного бухгалтера. При этом оставляется за их подписями соответствующий документ.

При оформлении материальной ответственности кассира, не допускается оформление МО на лица, которые привлекались к применению ответственности, страдающие хроническими заболеваниями, алкоголизмом, употребления наркотического вещества.

При транспортировке денег и ценных бумаг из банка руководители должны представить кассиру охрану и транспорт. Кассиру и сопровождающим лицам не следует:

• · разглашать маршрут движения;
• · сумму перевозных ценностей;
• · допускать в салон транспорта посторонних лиц;
• · ехать попутным или общественным транспортом.

Кассовые операции оформляются документами по типовым утвержденным формам. Эти документы должны использоваться без изменений на всех предприятиях независимо от форм собственности.

Аудитор может изучать бухгалтерские документы как в хронологической последовательности, так и по группам качественно однородных хозяйственных операций.

Первый метод доступен опытному аудитору т.к. требует исследования кассовых, товарных, расчетных операций со ссылкой на многочисленные законоположения и нормативные документы. Начинающим аудиторам целесообразно изучать бух. документы по группам однородных операций:

• · сначала все документы касающиеся кассовых операций;
• · потом расчетных;
• · потом товарных.

Аудиторы используют различные методы фактического и документального контроля. Технические методы выбираются аудитором самостоятельно, главное чтобы результаты были достоверные и отражали фактическое финансовое состояние предприятия.

Выбор методических зависит от особенностей работы предприятия, формы ведения бухгалтерского учета, его финансового состояния и т. д.

Методы и технику проведения аудита аудитор определяет в каждом конкретном случае в соответствии с программой аудита.

Методы, применяемые аудитором:

• · хронологическом порядке;
• · систематизированном порядке;
• · общее исследование;
• · подробное исследование;
• · встречная проверка;
• · взаимная сверка встречных документов предприятия;
• · контрольные сравнения.

В процессе аудита используют:

• · фактическую проверку;
• · экономическую проверку;
• · аналитическую проверку;
• · экспертную проверку.

Исследование документов осуществляют разными способами:

• · фактографическим;
• · химическим;
• · графическим и др.

Исходя из важности, кассовые операции исследуют в сплошном порядке.

Особое внимание обращают на законность этих операций.

Возможны следующие нарушения:

• · выплата по фиктивным счетам и документам, взятым из архива прошлых периодов и использованных второй раз;
• · внесения в платежные документы подставных лиц;
• · завышение сумм в ведомостях на выплату з/п, отпускных, премий;
• · неоприходование денег полученных кассиром по чекам в банке, списание сумм в больших размерах, чем предусмотрено по документам;
• · повторное списание денег по одному и тому же документу.

Для облегчения работы, раскрытия возможных случаев злоупотреблений и нарушений по данным первичной бухгалтерской документации используют специальную ведомость аудита хранения денежных средств в кассе.

где 1. №- п/п.

• 2. Дата составления.
• 3. Название первичного документа и номер (приходный кассовый ордер № 25).
• 4. Номер формы документа (КО-1).
• 5. Нормативные акты, регулирующие порядок составления первичного документа.
• 6. Показатели подлежащие первоочередной проверке (заполнение реквизитов: дата, №, сумму, основание).
• 7. Причины и факторы, способствующие нарушениям (отсутствие регистрации кассовых ордеров в журнале регистрации, ордера без номера).
• 8. Другие бух. документы, с которыми сверяется данный документ (журнал регистрации, ж/о №, ведомость к ж/о №, ведомость по заработной плате и т. д.).
• 9. Должностные лица, которые должны осуществлять контроль (руководитель, главный бухгалтер др.).
• 10. Мероприятия по предупреждению и устранению нарушений (обеспечение выполнения порядка ведения кассовых операций в н/х.).

Недоброкачественные бух. записи в учетных регистрах классифицируются по формальным признакам и по сути.

К 1гр. относятся записи, осуществленные с нарушением установленного порядка ведения учетных регистров.

Ко 2гр. — поддельные, бестоварные, безденежные бухгалтерские записи.

Определение недоброкачественных документов о бух. записей по формальным признакам возможно лишь в том случае, если аудитор хорошо знает не только общий порядок составления документов и ведения бух. регистров, но и правила оформления хоз. операций в соответствующих регистрах.

При обнаружении недоброкачественных документов 2 группы аудитор тщательно исследует обстоятельства их возникновения — преднамеренные или непреднамеренные. Это можно выявить, только хорошо зная законы, постановления, инструкции.

Документы, как объект аудита, являются средством обоснованности бух. записей, подтверждением достоверности балансов и отчетов; письменным подтверждением совершенных хоз. операций.

Документ, имеющий поддельные подписи, штампы, печати, замену текста и сумм, дописки, исправления с целью сокрытия фактов недостач, хищений и т. д. выявляют осматривая их, применяя тех. средства, логический и аналитический анализ.

Для того, чтобы выявить использование фиктивных счетов или справок на выполненные работы в прошлые годы взятые из архива и приложенных к счету кассира, аудитор должен тщательно проанализировать все затраты пр-ва, сосредоточив внимание на статьях, в которых есть значительное превышение по сравнению с планом. Из практики известно, что наиболее часто используются документы на оплату различных погрузочно-разгрузочных работ, текущим ремонтам, строительству. В сомнительных случаях проверяется выполнение таких работ, идентифицируются личные подписи, лиц получивших деньги, руководителей и даты совершения операций.

Как правило, архивные документы по внешнему виду отличаются от текущих документов.

Аудитор тщательно изучает кассовые операции по выдаче сумм, списываемых на производственные и другие счета без последующей подачи отчетов об использовании.

Важным элементом аудита кассовых операций является проверка правильности отражения в б/у.

Аудитор проверяет правильность итогов путем арифметических подсчетов, правильность разнесения хоз. операций с отчета кассира в ж/о и ведомость по соответствующим корреспондирующим счетам.

Результаты такой проверки оформляются соответствующими таблицами, которые прилагаются к материалам аудита:

Таблица 2 — Ведомость выявления аудитором неправильно оформленных кассовых документов.

Таблица 3 — Ведомость, выявленных аудитором случаев неправильного использования денежных средств.

Аудитор делает запрос в банк о выданных за весь изучаемый период чековых книжек. Затем сверяет суммы на корешках чека с записями в ж/о по счету «Касса» и выписками с расчетного счета.

Аудитор проверяет правильность использования наличных денег. Результаты проверки сводятся в таблицу.

Аудитор изучает сроки нахождения в кассе сумм невыплаченной з/п, своевременной сдачи в банк депонированных сумм, а также на соблюдение лимита денежных средств в кассе.

Одновременно изучаются документы предприятий-клиентов, приложенные к выпискам банка. При изучении банковских документов определяют законность и обоснованность операций и правильность отнесения затрат на соответствующие счета.

На практике имеют место случаи нарушения, когда для сокрытия злоупотреблений отдельными бух. работниками вместе с кассирами производились замена выписок банка другими или исправление соответствующих сумм. В таких случаях важно произвести встречную проверку документов и сопоставить между собой взаимосвязанные хоз. операции, отраженные на счетах учета и выписках банка. При этом изучают порядковую нумерацию выписок банка и правильность перенесения итогов и их остатков в учетные регистры.

Если некоторые выписки отсутствуют необходимо получить из банка заверенные их копии. Документы, приложенные к выпискам исследуют прежде всего на предмет их законности.

Необходимо сверять обороты по Д и К соответствующих счетов т.к. остаток может совпадать, если уменьшить его на одинаковую сумму.

Исследуют расчетные операции:

• · сплошным методом;
• · методом выборочной проверки.

Аудитор устанавливает, соответствуют ли номера и суммы использованных чеков корешкам книжек, а при выявлении аннулированных или испорченных чеков выяснить, есть ли отметки об этом в корешках.

Изучают также использование рац. форм расчетов и обеспечивают ли они сближение моментов в получении материальных ценностей и осуществления платежа.

Важно проверить товарность расчетных документов, которые передаются к оплате в банк.

Исследование расчетных операций осуществляется в неразрывной связи с др. операциями. Это объясняется тем, что многие операции прямо или косвенно влияют на расчетные взаимоотношения между предприятиями.

Аудитор изучает аналитические счета по каждому дебитору и кредитору, устанавливает, нет ли обезличенных аналитических счетов. Исследуют в каких конкретно документах и учетных регистрах выявлены чаще всего ошибки, подделки, на каких балансовых счетах были сокрыты потери, недостачи, кражи, незаконно образовалась дебиторская и кредиторская задолженность.

Только при таких условиях аудитор может эффективно использовать метод выборочной проверки документов.