Автоматизация технологий документооборота

В процессе работы любой организации накапливается большой объем различных документов (приказы, письма, договоры, служебные записки, инструкции и т. д.). При этом со временем неизбежно растут сложности с поиском необходимых документов, поддержкой их актуальности, некоторые документы теряются, для ознакомления документы многократно копируются, нарушается режим конфиденциальности, на столах скапливается большое количество бумаг и т. д. В результате управленческие решения принимаются не оперативно, и в условиях недостаточности информации увеличиваются управленческие затраты на документооборот, что негативно сказывается на эффективности работы организации в целом.

Для решения названных проблем в системе DIRECTUM выделен модуль «Управление электронными документами» , с помощью которого все сотрудники организации работают с документами преимущественно в электронном виде. Каждый электронный документ состоит из текста (содержимого электронного документа) и карточки — формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т. д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов. Для организации хранения документов используются папки, в которые помещаются ссылки на электронные документы и другие папки.

Электронный документооборот — это документооборот, организованный с использованием системы электронного документооборота, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно. Системы делопроизводства — это автоматизированные системы построения и контроля за выполнением потоков документов в соответствии с представлением заданной логики делопроизводства в программном обеспечении. То есть речь идет о создании документов в потоковом режиме с возможностью слабой или жесткой маршрутизации и отслеживанием жизненного цикла каждого документа. Системы делопроизводства, как правило, ориентированы на отдельные сферы применения: финансы, производство, управление продажами, хотя отчетность, генерируемая ими, пронизывает всю организационную структуру предприятия. Системы коллективной обработки документов предполагают поддержку совместной работы с документом, включая разработку маршрутов движения документа и описание сценария движения, определения круга лиц, причастных к работе с документом, установку уровня их прав и полномочий.

DIRECTUM позволяет использовать любые программы для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, AutoCad, CorelDraw, и др.). Для быстрого автоматического создания электронных документов, имеющих одинаковый внешний вид, начальное содержимое текста документа может быть определено шаблоном. Например, «Исходящее письмо», «Договор поставки», «Коммерческое предложение» и т. п. При этом в текст документа могут автоматически подставляться поля, заполненные в карточке документа. Функция импорта документов позволяет легко занести документ в систему из любого файла операционной системы, а также непосредственно со сканера.

Интеграция с Microsoft Word и Excel позволяет прямо из приложения отправлять документ на согласование, смотреть историю работы с документом, связанные документы, а также вставлять поля из карточки электронного документа в текст. Интеграция с Microsoft Outlook дает возможность быстро и просто сохранять электронные письма в системе DIRECTUM, пересылать их для просмотра и исполнения.

Используя возможность хранения произвольного количества версий документов, можно сохранить историю изменения содержания документа (например, в процессе согласования) и в случае необходимости вернуться к любой из версий. Несмотря на то, что в современной организации работа с документами идет в электронном виде, полностью исключить бумажные документы из работы невозможно, т.к. большое количество документов, имеющих юридическую силу, представлено в бумажном виде, и такое положение вещей будет оставаться еще достаточно долго.

Как правило, нагрузка по обеспечению «бумажного» документооборота и контроль исполнения поручений ложится на делопроизводственные службы организации: канцелярию, общий отдел, службу контроля исполнения документов, а также на ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Именно для них и предназначен модуль «Канцелярия» системы электронного документооборота DIRECTUM. Этот модуль облегчает выполнение рутинных операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ, на которых базируется традиционная российская технология делопроизводства:

единая регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек;

регистрация местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководством, согласование проекта документа, исполнение и т. д.;

осуществление контроля над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;

списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;

получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации" *.

Одно из важных требований ГСДОУ и архивного хранения — ведение номенклатуры дел. Утвержденный состав номенклатуры дел организации заносится в специальный справочник системы. При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно распечатать обложку дела, а также опись документов дела, что значительно сокращает время на подготовку документов для архивного хранения. Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе электронного журнала регистрации. Для каждого журнала задается произвольный способ автоматической нумерации документов внутри журнала. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, а также любой другой необходимый реквизит" .

Для регистрации документов используются регистрационно-контрольные карточки (РКК), которые содержат все первичные данные (корреспондент, подразделение организации, представитель организации, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки и т. д.), а также необходимую информацию о состоянии любого бумажного документа организации (местонахождение, состояние исполнения и т. д.). Для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям.

В системе реализована возможность регистрации писем не только от организаций, но и от граждан. В связи с тем, что регистрация документов в организации не всегда ведется централизованно, в системе используются места регистрации — рабочие места секретарей и работников канцелярии. Каждое место регистрации может обслуживать одно или несколько подразделений. По местам регистрации возможно разграничение прав доступа к данным.

Для организации поточного сканирования документов, а также облегчения поиска РКК в системе по бумажному документу может использоваться штрих-код, это повышает скорость обработки документов при их большом объеме. При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации может заводиться своя РКК. Таким образом, появляется цепочка РКК, по которой можно отследить движение бумажного документа не только между сотрудниками внутри подразделения, но и между подразделениями.

Кроме того, через РКК осуществляется взаимосвязь зарегистрированных документов системы между собой: «В ответ на», «Во исполнение» и т. д. Процедура регистрации проста и заключается в заполнении необходимых полей РКК, при этом регистрационный номер присваивается автоматически. При регистрации непосредственно из РКК возможно занесение отсканированного (электронного) документа в модуль «Управление электронными документами» с автоматическим присоединением его к РКК. По данным РКК распечатываются журналы входящих и исходящих документов, а для исходящих документов можно автоматически сформировать и распечатать наклейку на конверт.

После регистрации входящий документ проходит этапы рассмотрения, вынесения резолюции, постановки на контроль и исполнения документа. При этом дальнейшая работа исполнителей с документом может вестись полностью в электронном виде. Это значительно сокращает затраты времени исполнителей и предотвращает случайную потерю оригинала.

В зависимости от стиля работы руководителя документ рассматривается или в бумажном, или в электронном виде. Если же модуль «Канцелярия» используется самостоятельно, все поручения, выданные исполнителям, фиксируются секретарем в РКК документа, после чего отслеживается их своевременное исполнение. При этом для неавтоматизированных пользователей поручения можно распечатать.

При работе с электронными документами все перемещения документов осуществляются через задачи, но когда возникает необходимость воспользоваться бумажным оригиналом, на специальной закладке РКК фиксируется местонахождение бумажного документа в любой момент времени. По тем же принципам строится и работа с исходящими и внутренними документами.

С момента регистрации любого документа в системе можно найти как его регистрационную карточку вместе с информацией о местонахождении и процессе исполнения документа, так и сам электронный документ. Система осуществляет поиск по регистрационным номерам, корреспонденту, автору резолюции, а также по всем реквизитам РКК и их произвольному сочетанию. Кроме того, в системе предусмотрено множество аналитических отчетов, существенно повышающих эффективность работы пользователей: Документы на рассмотрении, Просроченные поручения, Документы, подлежащие возврату и т. д.

Таким образом, благодаря взаимодействию в рамках единой системы модулей «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами» и «Канцелярия» обеспечивается повышение эффективности работы организации при полном соответствии отечественным традициям и стандартам делопроизводства. Все механизмы, предоставляемые каждым модулем, могут использоваться в различных комбинациях «бумажных» и «электронных» этапов работы с документами. При этом традиционное «бумажное» делопроизводство гармонично вписывается в «электронный» документооборот организации с развитыми горизонтальными связями.

Хранение документов в системе DIRECTUM организовано таким образом, чтобы облегчить их сохранность и быстрый поиск. Размещение всех документов в едином информационном пространстве базы данных SQL-сервера избавляет каждого пользователя от проблем поиска и доступа к документам, созданным другими пользователями. В то же время, используя папки сетевой структуры DIRECTUM, каждый пользователь может организовать удобную лично ему иерархию. Это становится возможным благодаря разграничению прав доступа к документам и тому, что в папку помещается только ссылка, а не сам документ. В результате один документ (папка) может «лежать» в двух или более папках, а может не «лежать» ни в одной папке.

Приказы и распоряжения — это основные организационно-распорядительные документы любой организации и от того, насколько эффективно построена работа с ними, во многом зависит управляемость организации, её гибкость, способность своевременно и эффективно реагировать на меняющуюся ситуацию. В конечном счете, это сказывается на эффективности работы и деловом имидже организации в целом.

Организации, недостаточно эффективно построившие работу с приказами и распоряжениями, часто сталкиваются со следующими проблемами: непроизводительные затраты рабочего времени ответственных на поддержание единого актуального проекта документа в ходе согласования; затягивание сроков согласования и утрата актуальности приказа или распоряжения к моменту подписания; потеря бумажных экземпляров документов при согласовании и хранении; непроизводительные затраты рабочего времени делопроизводителей, секретарей на копирование документов; длительное время доведения приказов и распоряжений до исполнителей, авральное их исполнение; нарушение сроков исполнения приказов; непроизводительные затраты рабочего времени сотрудников на доставку и контроль подписания проектов документов в процессе согласования.

Кроме того, приказ или распоряжение часто сопровождает ряд приложений, которые так же нуждаются в согласовании, тем самым, усугубляя перечисленные выше проблемы, что ведет к потере мобильности, повышению элемента «случайности» в управлении, снижению скорости реакции на изменение ситуации. И как результат, запаздывание управленческого воздействия, повышение нагрузки на персонал, увеличение численности персонала, удлинение производственного цикла.

Обобщая можно выделить следующие наиболее крупные проблемы: высокий уровень непроизводительных издержек в деятельности персонала; большие временные издержки в ходе выполнения процессов согласования; низкая исполнительская дисциплина и/или слабый контроль исполнения; халатное отношение к сохранности документов; и ряд других, более мелких, но не менее значимых проблем.

Каждая организация решает эти проблемы по-своему, с большим или меньшим успехом, в большей или меньшей степени прибегая к автоматизации процессов делопроизводства и управления персоналом, придумывая новые способы или вновь изобретая приемы, примененные другими организациями.

Реализация организационно-технических мероприятий основывающихся на использовании системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM позволяет избежать перечисленных проблем на всех этапах работы с приказами и распоряжениями: от создания проекта до исполнения приказа (распоряжения) и передачи его на хранение.

В ходе исполнения приказа или распоряжения, может появиться ряд документов, например, отчеты. Чтобы эти документы не хранились разрозненно, система DIRECTUM позволяет связывать их между собой. В дальнейшем это позволяет легко находить документы, порожденные приказом. Согласование документов, появляющихся в ходе исполнения приказа, проходит аналогично, по соответствующим типовым маршрутам.

Таким образом, система DIRECTUM позволяет контролировать исполнение поручений, как для неавтоматизированных, так и для автоматизированных исполнителей. В первом случае используются регистрационно-контрольные карточки документа, во втором, задачи. Это позволяет полностью покрыть потребности организации и построить гибкую систему контроля исполнения поручений.

Вся переписка по задаче между согласующими лицами и между исполнителями фиксируются в системе DIRECTUM, что в дальнейшем, позволяет избежать типичных ошибок при создании проекта приказа и сократить время на согласование.

В итоге, система DIRECTUM позволяет организации построить эффективную работу с организационно-распорядительными документами за счет: сокращения трудоемкости на создание, согласование и регистрацию организационно-распорядительных документов; ускорения процесса согласования документов в электронном виде; уменьшения времени на поиск документов, в том числе и быстрого доступа к текстам документов; повышения контроля за процессом согласования документов и исполнительской дисциплины; освобождение сотрудников от непроизводительных работ, концентрация их внимания на производственных заданиях.

Обеспечение подлинности бумажных документов обычно заключается в их подписании ответственными должностными лицами и проставлении печати. Аналогом подписи и печати электронного документа служит электронно-цифровая подпись (ЭЦП). Закон № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», принятый в 2002 году*, в достаточной мере определяет возможность использования ЭЦП внутри организации для подтверждения подлинности документов.

Полноценное использование ЭЦП будет осуществляться только в том случае, если на предприятии действует система электронного документооборота, то есть документы регистрируются, рассылаются, согласовываются, изучаются в электронном виде. А так как закон «Об электронной цифровой подписи» не предъявляет особых требований к использованию ЭЦП в рамках корпоративной информационной системы, большинство внутренних документов организации могут использоваться только в электронном виде (исключением являются кадровые приказы, с которыми сотрудники должны быть ознакомлены под личную роспись).

В системе DIRECTUM для подписания документа у пользователя должен быть зарегистрирован сертификат открытого ключа (совпадающий с ключом для шифрования или иной). Секретный закрытый ключ находится только у его владельца и недоступен другим пользователям; ответственность за его сохранность несет сам владелец ключа.

Документ может быть подписан одним или несколькими пользователями. При подписании, как и в случае с шифрованием документов, могут применяться сертифицированные средства криптозащиты.

Подписанная версия документа не может быть изменена даже администратором, а несанкционированно и бесследно подменить текст документа невозможно даже при наличии прямого доступа к базе данных, так как для этого потребуется доступ к закрытому ключу пользователя. При необходимости, можно создать новую версию документа и отредактировать ее.