Порядок учёта кассовых операций на предприятии

Денежные средства организаций находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов, чековых книжек. Размер сумм наличных денег в кассе предприятия ограничен лимитом, устанавливаемым банком по согласованию с предприятием. Сверх установленных норм деньги могут храниться только в дни выплаты зарплаты, пенсий, стипендий, пособий в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. За накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов (за которым обязаны следить банки) взимается штраф.

Также банки при проверках выявляют факты расчетов наличными деньгами сверх установленных предельных размеров. Не оприходование или неполное оприходование денежной наличности наказывается также штрафом, налагаемым на предприятие и на руководителей, допустивших нарушение.

Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или уполномоченными лицами в одном экземпляре. При этом вносителю о приеме средств выдается квитанция, подписанная главным бухгалтером и кассиром, в которой отражаются уплаченные суммы, в том числе налоги (например, НДС).

Квитанция к приходному кассовому ордеру заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

В приходном кассовом ордере и квитанции к нему по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, по строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)». В приходном кассовом ордере по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. В графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

Наличные денежные средства, поступающие в кассы предприятий, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих предприятий.

Денежная наличность сдается предприятиями непосредственно в кассы учреждений банков или через объединенные кассы при предприятиях, а также предприятиям Государственного комитета Российской Федерации по связи и информатизации (Госкомсвязи России) для перевода на соответствующие счета в учреждения банков.

Наличные деньги могут сдаваться предприятиями на договорных условиях через инкассаторские службы учреждений банков или специализированные инкассаторские службы, имеющие лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей. Выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам, на которые ставится специальный штамп, заменяющий реквизиты расходного кассового ордера. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Единовременные выдачи из кассы сотрудникам предприятия (например, зарплаты, пенсий, премий) оформляются платежными или расчетно-платежными ведомостями, которые также подписываются руководителем и главным бухгалтером организации. Работники при получении денег расписываются в соответствующих ведомостях.

Для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе применяется кассовая книга (форма № КО-4). Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня».

Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям применяется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Учет кассовых операций ведется на активном счете 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на определенную дату, оборот по дебету — суммы, поступившие наличными в кассу (корреспондируют счета по учету источника поступления, например, 51 — с расчетного счета, 62 — от покупателей, 90 — выручка и др.), оборот по кредиту — суммы, выданные наличными (в корреспонденции со счетами, показывающими направление выбытия, например, 60 — поставщикам и подрядчикам, 70 — работникам зарплата, 71 — в подотчет и др.).

В сроки, установленные руководителем, и при смене кассира проводится ревизия (инвентаризация) наличия денежных средств в кассе. Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия, в присутствии кассира. При этом проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности. Кассир несет полную ответственность за сохранность всех средств, находящихся в кассе, о чем дает письменное обязательство при приеме на работу. Обнаруженные в кассе недостачи (Д-т сч. 94; К-т сч. 50) относятся на кассира (Д-т сч. 73; К-т сч. 94), а излишки приходуются в доход предприятия (Д-т сч. 50;К-т сч. 91).

Таким образом, аудит кассовых операций проводится с целью выражения мнения о соответствии порядка ведения кассовых операций на предприятии законодательству Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций проверяется по разным направлениям, в том числе проверяется обоснованность поступления денежных средств в кассу предприятия (проверка оправдательных документов, послуживших основанием для поступления), проводится проверка соблюдения предприятием установленного кассового лимита, а также проверка правильности и полноты отражения кассовых операций предприятия на счетах аналитического и синтетического учёта и их соответствие законодательству Российской Федерации.

Правила организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации установлены Банком России.