Письмо-сообщение. 
Технология оформления деловой переписки

Письмо-сообщение — служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения — письма небольшого объема, нередко состоящее из одного-двух предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

• — «Сообщаем Вам, что…»;
• — «Доводим до Вашего сведения, что…»;
• — «Считаем необходимым поставить Вас в известность о…».

Письмо-сообщение оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами письма-сообщения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Рис. 4.6 Пример оформления письма-сообщения.

Письмо-предложение

Письмо-предложение — служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение (оферта). Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом. Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

В письме уместна формула вежливости. К тексту письма могут быть приложены доказательные убедительные материалы в виде соглашений, проспектов и т. д. Форма изложения текста примерно следующая:

• — Мы рады предложить (рекомендовать) Вам…;
• — Предлагаем Вам…;
• — Мы уверены, что Вас заинтересует высокое качество продукции.;
• — Сообщаем, что…;
• — Ставим Вас в известность, что…;
• — Надеемся на дальнейшее сотрудничество… .

Письмо-предложение оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами письма-предложения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Рис. 4.5 Пример оформления текста письма-предложения: