Подотчетным лицом может быть только сотрудник предприятия. Список лиц, имеющие право получать под отчет, устанавливается руководителем предприятия.
Выдача наличных денежных средств под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденное ЦБ РФ 22.09.1993 № 40 (в ред. 26.02.1996).
Целесообразность, размеры и сроки, на которые выдаются средства под отчет, определяются руководителем предприятия.
Выдача денег под отчет производится при условии полного расчета этого подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача третьим лицам подотчетных сумм запрещена.
Под отчет выдаются денежные средства на административно-хозяйственные нужды, операционные расходы, служебные командировки, приобретение ТМЦ, основных средств, нематериальных активов, товаров. Выдача денег оформляется расходным кассовым ордером.
Отчитывается подотчетное лицо по авансовому отчету (приложение 16), где указан вид расхода, подтверждающий документ, дата, сумма. В конце перечня расходов подотчетное лицо расписывается. Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо сдает в кассу по приходному кассовому ордеру (форма № КО-1) (проводка Дт 50-Кт 71), перерасход подотчетной суммы возмещается работнику из кассы по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2) (проводка Дт71-Кт50).
Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проверяет достоверность расхода, оправдательные документы, составляет корреспонденцию счетов:
оплата расходов по приобретению материалов: Дт 10-Кт 71;
приобретение канцелярских принадлежностей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей: Дт 10-Кт 71;
приобретение активов, относящимся к основным средствам или к нематериальным активам: Д 08-К 71.
В случае непредставления отчета об израсходованных подотчетных суммах и невозвращения в кассу организации остатка аванса в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной зарплаты данную задолженность (Дт 70-Кт 71).
Подотчетные суммы по каждому работнику ведутся аналогично остальным счетам в «журнале-ордере (ведомость) по счету» (приложение 17) по кредиту и дебету счета. Основанием для заполнения регистров являются расходные и приходные кассовые ордера, а также авансовые отчеты.
В системе автоматизирования составляются анализ счета (приложение 18), карточка счета (приложение 19).
Технологическая схема обработки учетно-экономической информации по учету денежных средств и расчетов с подотчетными лицами (рис. 3).
Рис. 3.
