Учет ГСМ производится на основании Инструкции"О порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов".
Оприходование горюче-смазочных материалов производится на основании товарно-транспортной накладной типовой формы ТТН-1 или товарно-транспортной накладной специализированной формы ТТН-1 (нефть) или справки о реализации топлива (Образец: Справка о реализации за декабрь 2013 г. (Приложение № 5).
При поступлении в организацию горюче-смазочных материалов материально ответственные лица обязаны:
проверить соответствие поступивших горюче-смазочных материалов количеству, сортам и маркам, указанным в сопроводительных документах поставщика-отправителя;
своевременно оприходовать поступившие горюче-смазочные материалы.
Хранение горюче-смазочных материалов организациями должно осуществляться на специально оборудованных и огражденных нефтескладах, соответствующих требованиям, установленным постановлением Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 30 сентября 2004 г. N 31 «Об утверждении Правил технической эксплуатации складов нефтепродуктов», стационарных пунктах (постах) заправки транспортных средств, машин, механизмов, соответствующих требованиям, установленным постановлением Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 4 декабря 2003 г. N 38 «Об утверждении Правил технической эксплуатации автозаправочных станций».
На основании документов, по которым в организации производился прием и отпуск горюче-смазочных материалов, товарно-транспортных накладных, требований, ведомостей учета выдачи топлива и смазочных материалов, материально ответственное лицо составляет отчет о движении горюче-смазочных материалов.
Отчет вместе с документами по приходу и расходу в сроки, установленные руководителем организации, представляется в бухгалтерию организации и служит основанием для отражения в учете движения горюче-смазочных материалов.
Перед сдачей в бухгалтерию отчет проверяется и подписывается лицом, возглавляющим службу топливно-энергетических ресурсов организации, или иным лицом, уполномоченным руководителем организации.
Путевые листы после обработки передаются в службу топливно-энергетических ресурсов для дальнейшей обработки и сверки с ведомостями учета выдачи и возврата топлива, приложенными к отчету о движении топлива и смазочных материалов.
На основании записей в путевом листе после сверки их с ведомостями учета выдачи и возврата топлива заполняется карточка учета расхода топлива, которая составляется на каждое транспортное средство, машину, механизм.
Работник, который ведет учет топливно-энергетических ресурсов, записывает в карточку учета расхода топлива фактические и нормативные расходы топлива и выводит результат. Обо всех случаях перерасхода или необоснованной экономии топлива сообщается руководителю организации (или начальнику службы топливно-энергетических ресурсов) для принятия мер к выявлению и устранению причин перерасхода или необоснованной экономии.
