Учетные регистры в бухгалтерском учете

Понятие учетных регистров и их классификация

В процессе хозяйственной деятельности на предприятиях выполняется множество хозяйственных операций, которые оформляются документами. Данные документов после проверки и обработки группируют и записывают в определенном порядке.

В документах регистрируется каждая хозяйственная операция, на синтетических и аналитических счетах ведется текущий учет и группировка средств и операций предприятия, в балансе периодически обобщается и отражается в денежной оценке на определенную дату состояние средств предприятия и их источников. Необходимо, чтобы каждая хозяйственная операция, оформленная документом, была отражена в том или ином учетном регистре.

В первичных документах регистрируются только отдельные хозяйственные операции, в них не ведется обобщение всех операций. Сведения из первичных документов переносятся в учетные регистры. Вся организация бухгалтерского учета строится на сочетании различных регистров.

Записи в учетные регистры основываются на тщательно проверенных документах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, для контроля за состоянием средств и при выявлении финансового результата работы.

1. Учетные регистры представляют собой специальным образом разграфленные листы, в которые производятся текущие учетные записи хозяйственных операций. Запись хозяйственных операций в регистры называется учетной регистрацией [10, с. 51].

Учетные регистры важнейшим средством ведения бухгалтерского учета, составления отчетности, получения показателей, характеризующих хозяйственную деятельность.

Они ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных Машиных носителях.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Иными словами, учетные регистры — это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования, которые служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета [10, с. 54].

По внешней форме учетные регистры могут быть свободными листами, карточками, книгами и машинными носителями (видеограммы, магнитные диски, дискеты и т. п.). Утверждают, что история развития бухгалтерского учета — это, прежде всего, эволюция учетных регистров.

· свободные листы применяются в качестве учетных регистров для всех видов учетных записей и составляют основу современного учета. Они просты в изготовлении и удобны в использовании, так как позволяют более рационально распределить обязанности между счетными работниками.

Карточкой называется бланк, отпечатанный в виде таблицы. Карточки по существу похожи на свободные листы, но изготавливаются из более плотной бумаги и имеют меньший размер. Они используются, как правило, для ведения аналитического учета товарно-материальных ценностей, различного рода расчетов и затрат на производство.

· книги — как учетные регистры отличаются тем, что помещенные в них листы с отпечатанными таблицами скреплены переплетом. Вследствие этого расположение отдельных частей и страниц книг остается неизменным. Листы учетных книг от частей начала и конца последовательно нумеруются. Все листы прошнуровываются, скрепляются печатью и надписью «Зашнуровано и пронумеровано страниц» с подписями ответственных лиц.

По содержанию учетные регистры делятся на регистры синтетического учета, регистры аналитического учета, регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет.

Регистры синтетического учета предназначаются для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам. В основу построения регистров синтетического учета заложена шахматная форма графления учетных таблиц. Дебетуемые счета располагаются в горизонтальных колонках (строках), а кредитуемые — в вертикальных (столбцах).

Для записи хозяйственных операций по аналитическим счетам используются специальные учетные регистры. При этом построение содержание регистров, в которых ведется аналитический учет, могут быть самыми разнообразными в зависимости от объектов аналитического учета.

Аналитический учет материальных ценностей чаще всего ведется в отдельных регистрах, записи в которые производятся параллельно записям в регистры синтетического и аналитического учета (инвентарная карточка по учету основных средств).

Регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет, журнал-ордер по счету «Расчеты с подотчетными лицами» .

По видам учетных записей регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные.

Существуют также особые регистры, занимающие промежуточное положение между первичными документами и учетными регистрами:

• § накопительные ведомости — используются для накопления в течение месяца частных сумм из первичных документов по однородным хозяйственным операциям или объектам бухгалтерского учета;
• § группировочные ведомости — применяются для предварительной группировки и последующего распределения затрат по объектам учета, в отличие от накопительных данных ведомости отражают только месячные итоги по всей совокупности оправдательных документов.