Бухгалтерская служба банка: структура и функции

Принципиальные требования к организации бухгалтерской службы банка определены в Правилах учета (часть III, раздел 1).

Организационную структуру бухгалтерского аппарата банк устанавливает самостоятельно. Это, как правило, единое бухгалтерское подразделение, состоящие из отделов и/или секторов (например, отделы учета операций в рублях, учета валютных операций, учета операции с ценными бумагами и др.). Независимо от специфики организационной структуры все бухгалтерские работники банка подчиняются его главному бухгалтеру.

Совокупность процессов, связанных с выполнением операционной работы и ведением бухгалтерского учета, называют учетно-операционной работой, а работников, выполняющих соответствующие функции, — учетно-операционным аппаратом банка.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении банковских операций несет руководитель банка. Ответственность за формирование учетной политики, ведение учета, своевременное представление полной и достоверной отчетности возлагается на главного бухгалтера банка. Обычно главный бухгалтер имеет заместителей, отвечающих за разные участки работы: учет внутрихозяйственных операций банка, операционный учет, учет валютных операций, учет ценных бумаг, учет доходов, расходов и финансовых результатов, а также составление финансовой и налоговой отчетности.

Основные задачи главного бухгалтера — методическое обеспечение учета совершаемых банком операций, аналитические и контрольные функции, обеспечение обязательств банка. Главный бухгалтер организует учетно-операционную работу, занимается организационными вопросами, обеспечивает:

• · отражение на счетах бухгалтерского учета операций, совершаемых банком;
• · оформление открытия счетов клиентов;
• · контроль исправлений в лицевых счетах;
• · контроль начисления процентов по счетам;
• · контроль за использованием бланков строгого учета;
• · распределение счетов бухгалтерского учета и обязанностей между ответственными исполнителями;
• · представление руководству банка оперативной информации;
• · составление отчетности;
• · экономический анализ финансовой деятельности банка.

Главный бухгалтер ежедневно проверяет заключение кассовых операций, полноту оприходования денег, сводку оборотов и баланс за день, правильность формирования и хранения денежно-расчетных документов. Однако на него не могут быть возложены обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за деньги и материальные ценности.

Главный бухгалтер, его заместители и начальники отделов разрабатывают должностные инструкции для бухгалтерских работников, а также порядок ведения и регистрации операций в книгах, журналах или передачи обработанных сведений в вычислительный центр либо в информационную систему, другие внутренние документы, регламентирующие различные стороны работы бухгалтерии, ведения учета и отчетности.

Организация учетно-операционной работы во многом зависит от установленного в банке документооборота, т. е. порядка прохождения документов по всем стадиям их обработки с момента поступления в банк или создания до сдачи в архив (документы дня). Документооборот разрабатывает главный бухгалтер. В целях рационализации этого порядка в банке составляется график документооборота, который утверждает руководитель.

Требования главного бухгалтера относительно документального оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех сотрудников банка. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченных им должностных лиц денежные и расчетные документы, финансовые обязательства, оформленные документами, считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Право подписания расчетно-кассовых документов оформляется руководителем банка. Образцы подписей передаются в кассу операционным и контролирующим работникам и прочим службам, где используются документы. Право первой подписи на указанных документах имеют обычно руководители и главные бухгалтера банков, их заместители и начальники учетно-операционных отделов.

Учетно-операционный аппарат состоит, как правило, из ответственных исполнителей, а в необходимых случаях — из операционных бригад. Ответственными исполнителями назначаются наиболее подготовленные работники, имеющие достаточный опыт работы в банке. Они проверяют и оформляют для отражения в учете документы, поступающие в банк от клиентов, филиалов и других банков. Все счета бухгалтерского учета распределяются между ответственными исполнителями так, чтобы обеспечить систематический контроль, предотвратить задержки в обработке и оформлении документов и обеспечить равномерную нагрузку на каждого работника.

Операционные группы создаются в крупных банках; это позволяет повысить производительность труда, ускорить документооборот, усилить внутренний контроль и обеспечить взаимозаменяемость работников. Общее руководство в группе возлагается на более опытного работника, который организует работу и контролирует своевременность оформления операций. Руководитель группы несет ответственность за работу всей группы.

Распределение счетов и обязанностей между ответственными исполнителями и операционными бригадами — прерогатива главного бухгалтера.

Ответственные исполнители ведут расчетное и кассовое обслуживание клиентов, имеют право оформлять и подписывать расчетные документы, лицевые счета. В течение дня они перечисляют деньги в установленной очередности и в пределах остатков средств на расчетных и текущих счетах клиентов. С этой целью ведется оперативный учет состояния соответствующих счетов.

В обязанности операциониста входит:

• 1. прием от клиентов (их представителей) расчетно-денежных документов;
• 2. оформление приходных кассовых операций;
• 3. прием чеков, выдача клиенту контрольной марки принятого чека, проверка в установленном порядке личности получателя денег;
• 4. разъяснение правил оформления расчетно-денежных документов, а также других вопросов;
• 5. выдача под расписку платежных поручений, акцептованных банком, документов по аккредитивам, а также выписок из лицевых счетов, приложений к ним и других документов клиентам.

В обязанности оператора подразделения автоматизации учета входит:

• 1. сверка документов аналитического и синтетического учета;
• 2. формирование и подсчет мемориальных документов;
• 3. подсчет процентных чисел по лицевым счетам и начисление процентов;
• 4. выполнение разного рода подсчетов и составление сводных ордеров и описей бухгалтерского оформления операций.

В этом подразделении составляется отчетность банка, поэтому в обязанности оператора входит также:

• 5. распечатка лицевых счетов и проверочных ведомостей остатков средств на лицевых счетах по состоянию на 1-е число месяца;
• 6. составление ежедневного баланса остатков средств на счетах;
• 7. составление сводных ордеров и ведомостей;
• 8. заполнение ведомостей отчетности.

Контролер руководит работой операционной группы (бригады), а именно:

• 1. проверяет правильность надписей на чеках и расходных ордерах;
• 2. подписывает документы и выписки из лицевых счетов (контрольная подпись);
• 3. ведет кассовые расходные журналы, сверяет их итоги с кассой;
• 4. проверяет правильность сверки данных аналитического и синтетического учета;
• 5. проверяет отчетность бригады.

Важное место в каждодневной деятельности банка отводится внутреннему контролю, который подразделяется на предварительный (до составления баланса) и последующий (после составления баланса).

Предварительный контроль ведется посредством контрольных подписей. Главный бухгалтер обязательно подписывает документы, содержащие информацию о движении по счетам фондов банка, иностранной валюты (или начальник валютного отдела), драгоценных металлов, а также информацию о подкреплении и излишках кассы, о прибылях и убытках. Он также подписывает документы по внебалансовым долгам, списываемых в убыток, ордера на закрытие клиентских счетов, на исправление ошибок в учете, кассовые документы и некоторые другие.

Контрольные подписи ответственных исполнителей ставятся на расчетно-кассовых документах, при списании средств со счетов клиентов, при выдаче чековых книжек и акцептованных поручений, на документах по операциям без акцепта и документах кредитного отдела, по операциям на счетах для учета вкладов граждан. Перечень операций банков, подлежащих дополнительному контролю, указан в Правилах учета (приложение 5).

Обязательной частью внутреннего контроля является постоянный последующий контроль. Главный бухгалтер, его заместители, начальники отделов и работники последующего контроля обязаны систематически проводить последующие проверки бухгалтерской и кассовой работы. В ходе таких проверок должны вскрываться причины выявленных нарушений правил совершения операций и ведения учета и приниматься меры к устранению недостатков.

В штат учетно-операционного аппарата обычно входят работники, задача которых — последующий контроль сделанных бухгалтерских проводок, включая кассовые. Так, все бухгалтерские операции, проведенные в предыдущий день, должны быть проверены в течение следующего рабочего дня на основании первичных документов, записей в лицевых счетах и других регистрах бухгалтерского учета. Проверяется наличие подписи уполномоченного работника банка на соответствующих документах, правильность перенесения в лицевые счета соответствующих реквизитов и сумм документов, входящих остатков и выведения исходящих остатков, правильность оформления документов, совершения исправительных записей, если они делались, и др. О проведенной проверке делается запись в бухгалтерском журнале.

Результаты последующих проверок оформляются справками. Руководящие работники банка обязаны в 5-дневный срок после получения такой справки лично рассмотреть ее в присутствии сотрудников бухгалтерии и принять адекватные меры.

Банки обязаны хранить свою бухгалтерскую документацию (первичные учетные документы, регистры учета и отчетность) в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения документов возлагается на руководителя и главного бухгалтера банка.

Практическая часть

Учет финансовых результатов Задание 1. ООО «Сервис» организовано в октябре 2006 г., оборотов по счетам не имело. В ноябре ООО «Луч» реализовало на 120 000 руб. товаров себестоимостью 50 000 руб.; в декабре было реализовано товаров на 60 000 руб. себестоимостью 30 000 руб. Расходы на продажи ежемесячно составляли по 10 000 руб. Определите финансовый результат и завершающими оборотами по окончании 2006 г. произведите закрытие субсчетов счета 90 «Продажи».

Задание 2. ООО «Луч» в ноябре 2006 г. реализовано основное средство за 24 000 руб. остаточной стоимостью 15 000 руб. В ноябре и декабре учтены расходы на оплату процентов за кредит по 10 000 руб. ежемесячно.

Задание 3. На основании двух предыдущих примеров в бухгалтерском учете ООО «Луч» по состоянию на 31.12.2006 г. по счету 99 «Прибыли и убытки» образовалось кредитовое сальдо в размере 35 000 руб. Предположим, что «бухгалтерская» и «налоговая» прибыль совпадают. Ставка налога на прибыль 24%. Определите чистую прибыль и отразите следующие операции.

Задание 4. В отчетном периоде организация реализовала готовую продукцию на сумму 271 400 руб. (в том числе НДС). Право собственности на отгруженную продукцию переходит к покупателям в момент отгрузки. Себестоимость отгруженной продукции — 160 000 руб. Расходы на продажу составили 25 000 руб. В конце отчетного периода на расчетный счет организации поступила выручка в оплату отгруженной продукции в размере 200 000 руб.

Составьте бухгалтерские проводки и определите финансовый результат от реализации продукции:

Задание 5. В отчетном периоде организацией были получены следующие доходы, не являющимися доходами от обычных видов деятельности:

• — поступления от продажи объекта основных средств — 11 800 руб. (в том числе НДС);
• — доход по принадлежащим организации акциям акционерного общества — 30 000 руб.;
• — проценты по предоставленному работнику займу — 400 руб.

Первоначальная стоимость реализованного объекта основных средств — 10 000 руб., сумма начисленной амортизации — 4 000 руб.

Организацией осуществлены расходы:

• — признан к уплате штраф за нарушение условий договора аренды — 3 700 руб.;
• — списана дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности — 15 000 руб.

Составьте бухгалтерские проводки и определите сальдо прочих доходов и расходов: