Оценка документального оформления операций по учету денежных средств ОАО «Магаданэлектросетьремонт»

К кассовым относятся операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы предприятия. Эти действия предприятия регламентированы документом «Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетами банка России на территории Российской Федерации № 373-П от 12.10.2011 г., в соответствии с которым наличные деньги предприятия хранятся в его кассе в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями предприятий. Всю денежную наличность сверх установленных лимитов предприятия обязаны сдавать в банк в порядке и сроки, согласованные с обслуживающим банком. Сверх установленного лимита допускается хранение наличных денег, полученных на оплату труда в течение трех дней, включая день получения их в банке.

Для ведения кассовых операций в штате ОАО «Магаданэлектросетьремонт» предусмотрена должность кассира. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. После издания приказа о назначении кассира руководитель предприятия обязан ознакомить его с правилами ведения кассовых операций. С кассиром заключен договор о материальной ответственности.

ОАО «Магаданэлектросетьремонт» должно поддерживать условия, необходимые для обеспечения сохранности денежных средств в кассе, при доставке их из учреждения банка и при сдаче в банк. Министерством внутренних дел Российской Федерации утверждены Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке и Единые требования по технической укрепленности и оборудованию. Для кассы выделено особое помещение и сейфы, которые по окончании работы кассир закрывает ключом. Ключи от сейфов хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах — у руководителя предприятия. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем, результаты которой фиксируются в акте. При утрате ключей руководитель информирует о происшествии органы внутренних дел. Не разрешается хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие предприятию, и входить в помещение лицам, не имеющим отношения к ее работе.

Наличные деньги поступают в кассу с расчетного счета в банке, от покупателей, заказчиков и др. Поступление денег в кассу оформляется по приходным кассовым ордерам (форма КО-1), которые выписывает работник бухгалтерии, подписывает главный бухгалтер или лицо, на это уполномоченное приказом руководителя предприятия. К приходному ордеру выписывается квитанция, которая вручается лицу, внесшему деньги, или прикладывается к выписке банка (при поступлении из банка). До передачи в кассу приходный ордер обязательно регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных документов (форма КО-3).

Действующим правилом запрещено выдавать приходные кассовые ордера на руки лицам, вносящим деньги. Приходный кассовый ордер передают для исполнения непосредственно в кассу, где кассир проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает приходный кассовый ордер и квитанцию. Деньги по кассовым ордерам принимают только в день их составления.

Наличные деньги выдают из кассы предприятия на основании расходных кассовых ордеров (форма КО-2) или платежных ведомостей. Все документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем предприятия и главным бухгалтером или уполномоченными ими лицами. Если на документах, прилагаемых к расходному кассовому ордеру, имеется разрешительная надпись руководителя, то его подпись на ордере необязательна. Расходный кассовый ордер составляют в бухгалтерии, регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и передают кассиру для исполнения. Выдача расходных кассовых ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается [45].

При выдаче денег отдельному лицу кассир должен требовать предъявление паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; записывать в расходный кассовый ордер наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и отбирать расписку получателя. Предъявление документов, удостоверяющих личность, обязательно и при получении денег по одному платежному документу, выписанному на несколько лиц. Лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, деньги выдают только по расходным кассовым ордерам, выписываемым на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров [19, с.389].

Деньги из кассы могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе (ведомости и др.). При выдаче денег по доверенности в ордере указывают фамилию, имя и отчество получателя и лица, которому доверено получение денег, а в ведомости перед распиской получателя кассир делает надпись: «По доверенности». Соответствующим образом оформленная доверенность остается у кассира, он прилагает ее к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Кассовые ордера должны быть четко заполнены по всем реквизитам. В них указывается основание для их составления, и перечисляются документы, которые к ним прилагаются. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи денег подписывает кассир. Действующими правилами какие-либо исправления, хотя бы и оговоренные, в кассовых ордерах запрещены. Если при заполнении кассового ордера допустили ошибку, то его оформляют заново.

Заработную плату, пособия по временной нетрудоспособности и премии кассир выплачивает по платежным ведомостям. На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег за подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи денег и их суммы (прописью). Так же оформляют разовые выдачи заработной платы или депонированных сумм нескольким лицам.

Разовые выплаты заработной платы отдельным лицам оформляют, как правило, расходными кассовыми ордерами. По истечении трех рабочих дней после получения денег из учреждения банка для оплаты труда, пособий по временной нетрудоспособности, премий кассир предприятия в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги, делает пометку «Депонировано», затем составляет реестр депонированных сумм. В ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных и неполученных суммах, которую заверяет своей подписью. На выданную по платежной ведомости сумму выписывают расходный кассовый ордер.

Наличные деньги, полученные в банке для оплаты труда, не использованные в трехдневный срок, а также всю денежную наличность, превышающую установленный лимит хранения наличных денег, ОАО «Магаданэлектросетьремонт» обязано сдать в обслуживающее учреждение банка. Кассир предприятия выписывает объявление на взнос наличных денег, в котором указывает источник образования вносимых средств. Учреждение банка выдает кассиру квитанцию на принятые суммы, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера.

Получение или выдача денег по каждому ордеру или заменяющему его документу фиксируется в кассовой книге (форма КО-4), которая предназначена для учета движения наличных денег. ОАО «Магаданэлектросетьремонт» ведет только одну кассовую книгу. Она пронумерована, прошнурована и опечатана. На последней странице кассовой книги указано количество пронумерованных страниц, заверяемое подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Кассовая книга в ОАО «Магаданэлектросетьремонт» формируется автоматически, т.к. в организации автоматизированная форма учета [34, c.102].

Бухгалтерская обработка отчета кассира производится бухгалтерией предприятия и заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов. Также сверяют суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка по расчетному счету.

В ОАО «Магаданэлектросетьремонт» кассовые операции осуществляются с использованием одной кассы, которая ведет прием денежной выручки, сдает ее в банк, осуществляет выдачу и получение денежных средств на оплату труда, хозяйственные нужды и т. п. цели, а также осуществляет расчеты с юридическими лицами.

На кассовую машину заведен журнал кассира-операциониста установленной формы, который пронумерован, прошнурован, подписана руководителем и главным бухгалтером организации и заверена печатью. Все записи в книге производятся в хронологическом порядке чернилами, без помарок. При внесении в книгу исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера организации.

При осуществлении денежных расчетов с применением ККМ покупателю в обязательном порядке выдается чек, подтверждающий прием от него наличных денег.

Кассир в конце рабочего дня составляет отчет по установленной форме и передает его в бухгалтерию вместе с кассовыми ордерами. Срок хранения отчета в архиве организации пять лет.

При применении ККМ предприятие обязано использовать типовые формы документов, предусмотренные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г № 132.

Порядком ведения кассовых операций предусмотрены внезапные ревизии кассы с полным пересчетом денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе, в сроки, установленные руководителем предприятия.

Ревизию кассы проводит инвентаризационная комиссия предприятия, назначенная приказом по предприятию. Члены комиссии в присутствии кассира проверяют наличие полистным пересчетом всех денег, находящихся в кассе, квитанции на сданные для хранения ценности, ценные бумаги, чековые книжки и бланки строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег.

Результаты инвентаризации оформляют актом (форма инв. — 15). В акте фактические остатки кассовой наличности сопоставляют с данными учета, что дает возможность определить недостачу или излишек денежных средств. Акт оформляют в день ревизии кассы и подписывают все члены инвентаризационной комиссии.

Если будет установлена недостача или излишек денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение.

Свои денежные расчеты со сторонними предприятиями и учреждениями организации, как правило, осуществляют в виде безналичных платежей. Безналичные расчеты осуществляются через кредитные организации или ЦБ РФ по счетам, открытым на основании договора банковского счета или договора корреспондентского счета (субсчета), если иное не установлено законодательством.

Банки открывают организациям расчетные, текущие, валютные и другие счета.

Расчетный счет — это счет, открытый в банке и предназначенный для хранения рублевых средств организации и проведения безналичных расчетов с другими юридическими и физическими лицами. Расчетный счет является основным счетом организации, через который без ограничений осуществляются все денежные расчеты. Законодательно количество расчетных счетов не ограничено. Расчетные счета могут быть открыты любому юридическому лицу независимо от формы собственности.

При открытии расчетного счета с организацией заключается договор банковского счета, в котором отражается перечень банковских услуг по расчетному и кассовому обслуживанию, условия размещения средств на счете организации, права и обязанности сторон, и др. До подписания договора организация должна ознакомиться с тарифом комиссионных вознаграждений за оказываемые банком услуги.

Информация об открытии счетов в банках должна быть в обязательном порядке доведена до сведения налоговых органов. Это требование является обязательным как для вновь зарегистрированных организаций, так и действующих организаций [26, c.391].

Операции по расчетному счету отражаются в бухгалтерском учете на основании выписок кредитной организации по расчетному счету и приложенных к ним денежно-расчетных документов. Выписка представляет собой второй экземпляр лицевого счета организации, открытого ей кредитной организацией.

Денежные средства могут зачисляться на расчетный счет организации от покупателей продукции, работ, услуг; от дебиторов в погашение задолженности; в виде банковского кредита; в виде денежного займа и т. п., а также при сдаче денежной наличности из кассы организации.

Кредитная организация осуществляет списание денежных средств по распоряжению владельца или без распоряжения владельца счета в случаях, предусмотренных законодательством. В бесспорном порядке банк может списать денежные средства по решению суда, по требованию налоговой инспекции об уплате налоговых недоимок и пеней, начисленных по результатам проверки. При недостаточности денежных средств для удовлетворения всех предъявленных к нему требований средства списываются по мере их поступления в очередности, установленной законодательством.

Все операции по списанию денежных средств с расчетного счета банк проводит с согласия владельца или на основании его приказов (документов установленной формы) в календарной последовательности возникновения обязательств.

При этом денежные средства списываются со счета на основании расчетных документов, составленных в соответствии с требованиями Положения ЦБ РФ «О безналичных расчетах в Российской Федерации» от 3 октября 2002 г № 2-П (ред. от 22.01.08 г.) [8], в пределах имеющихся на счете денежных средств, если иное не предусмотрено в договорах, заключаемых между ЦБ РФ или кредитными организациями и их клиентами. Расчетный документ представляет собой оформленное в виде документа на бумажном носителе или электронного платежного документа:

• ? распоряжение плательщика (клиента или кредитной организации) о списании денежных средств со своего счета и их перечислении на счет получателя средств;
• ? распоряжение получателя средств (взыскателя) на списание денежных средств со счета плательщика и перечисление на счет, указанный получателем средств (взыскателем).

Платежным поручением является распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчетным документом, перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке. Платежное поручение исполняется банком в срок, предусмотренный законодательством, или в более короткий срок, установленный договором банковского счета либо определяемый применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.

В соответствии с условиями основного договора платежные поручения могут использоваться для предварительной оплаты товаров, работ, услуг или для осуществления периодических платежей.

Платежные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете плательщика. При отсутствии или недостаточности денежных средств на счете плательщика платежные поручения оплачиваются по мере поступления средств в очередности, установленной законодательством.

Банк обязан информировать плательщика по его требованию об исполнении платежного поручения не позже следующего рабочего дня после обращения плательщика в банк, если иной срок не предусмотрен договором банковского счета. Порядок информирования плательщика определяется договором банковского счета.