Описание работы отдела бухгалтерии

Бухгалтерский учет реализации товаров в торговле осуществляется по мере отгрузки товаров и предъявления покупателям расчетных документов.

Отпуск товаров покупателям осуществляется на основе следующих документов: накладных; актов приема-передачи; счетов-фактур; товарно-транспортных накладных; железнодорожных и авианакладных.

При учете продаж товаров, важно определиться с вопросом, какой момент считать продажей:

• — факт отгрузки товаров и предъявление покупателю расчетных документов;
• — факт поступления оплаты от покупателей на счета в учреждения банков.

Момент продажи товаров обусловливает метод определения выручки от продажи: метод начисления («по отгрузке») или кассовый метод («по оплате»).

Фактически в OOO «Торговый дом «Коралл» при продаже применяется кассовый метод «по оплате», но иногда бывают исключения, и используется метод начисления «по отгрузке» .

Каждая отгрузка товаров сопровождается оформлением счета-фактуры типовой формы. Счет-фактура составляется в двух экземплярах, один из которых предоставляется покупателю не позднее 10 дней с даты отгрузки товаров.

Выходными документами, содержащими основные результатные экономические показатели, получаемые в процессе учета продаж являются документы, приведенные в Таблице 2. Данные документы формируются на основе информации из первичных документов, таких как:

• — счет;
• — накладная;
• — счет-фактура.

В качестве учетной цены товаров на предприятиях торговли может использоваться покупная или продажная цена. В OOO «Торговый дом «Коралл» учетной ценой являются покупные цены с НДС 18%.

Важным элементом учета реализации товаров является определение стоимости, по которой они списываются с баланса торговой организации.

OOO «Торговый дом «Коралл» продажную цену определяет путем прибавления 18% к себестоимости (цене, по которой привезли товар), а списание происходит по себестоимости.

Таблица 2. Перечень выходных документов, получаемых в результате решения задачи учета продаж товаров.

Задача учета продажи товара тесно связана с другими задачами, решаемыми на предприятии (Рис. 2).

Рис. 2. Схема взаимосвязи задачи учета продаж товаров с задачами учета закупок и запасов товаров

Поскольку учет продажи товаров ведется бухгалтерами в бухгалтерии, а оперативный и количественно-суммовой — в отделе закупок и сбыта, то взаимосвязь этих подсистем представлена на рис. 3.

Оперативный учет ведется при складском учете (оприходование, отпуск, внутреннее перемещение). При этом в бухгалтерию передаются приходные складские ордера, расходные складские ордера и накладные на внутреннее перемещение товаров. Исходя из этого происходит привязка к типовым хозяйственным операциям и формирование проводок. Затем это фиксируется в Книге бухгалтерских проводок, Главной книге, формируется бухгалтерская отчетность и баланс.

Оперативный учет ведется также при продажах и закупках. На основании произведенных операций в бухгалтерию переходят накладные на отпуск и возврат, основания на продажу (договора, счета-фактуры), основания на закупку (договора, счета-фактуры), накладные на прием, накладные на возврат. На основании этих первичных документов в бухгалтерии формируются платежные документы, которые затем отражаются в Книге бухгалтерских проводок, Главной книге, бухгалтерской отчетности и Балансе.

Рис. 3. Схема связи подсистемы бухгалтерского учета и оперативного учета

При помощи ЭВМ на предприятии OOO «Торговый дом «Коралл» автоматизирован учет поступления и продажи товаров, учет расчетов с поставщиками и покупателями, учет заработной платы, операций по расчетному счету, количественно-суммовой учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес. Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления и продажи конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными машинного учета.

Исходной информацией для учета являются первичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации каждое подразделение оптового предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) для выполнения возложенных на них функций вводит в ЭВМ по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Создание в каждом подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и стоимости ее обработки.

Недостатком существующей технологии является то, что бухгалтерия имеет свою базу данных, а отдел менеджеров, основной склад — свою. Это приводит к частичному дублированию информации.

Избежать данного недостатка позволил бы обмен данными между бухгалтерией, отделом менеджеров и складом. Создание такой интегрированной системы обработки учетных данных почти полностью исключает дублирование информации. Такая система предполагает однократный ввод в ЭВМ первичных данных и комплексное использование для автоматизации бухгалтерского, оперативного, статистического учета и решения других задач АСУ оптовым предприятием. Так, хранимые в памяти ЭВМ данные расходных счетов-фактур служат как для автоматизации печатания платежных требований, количественно-суммового учета, так и для автоматизации оперативного учета, контроля, поставок товаров покупателям, составления статотчетности о продаже товаров, решения прогнозных задач.

На предприятии функционирует локальная вычислительная сеть.