Заключение. 
Совершенствование документационного обеспечения управления ветеринарии Тюменской области на основе автоматизации

При подведении итогов проделанной работы у автора сложилось мнение об информационно — документационной составляющей деятельности Управления ветеринарии Тюменской области. Если рассматривать процесс документирования в узком смысле, то под ним понимается «запись информации на различных носителях по установленным правилам». ГОСТ Р 51 141−98 Делопроизводство и архивное дело термины и определения. М.: Госстандарт, Изд-во стандартов, 1998.

В случае рассмотрения документирования в широком смысле, с позиции менеджмента и юриспруденции, то оно выполняет функцию обеспечения принятых управленческих решений юридической силой.

Выявленная на основе анализа нормативно-правовых и методических актов, исследований по теме совокупность правил документирования деятельности Управления ветеринарии как раз и выполняет функцию придания юридической силы решений стратегического и оперативного управления.

В работе были рассмотрены и охарактеризованы особенности подготовки документов и оформления, описаны основные этапы подготовки документов. Рассмотрены нормативно-правовые акты, регулирующие данную проблему, где законодательно закреплены не только те этапы подготовки и создания, которые проходят документы, но и основы работы с документами, закрепленные в Инструкции по делопроизводству Управлении ветеринарии.

Рассмотрев вопросы документационного обеспечения деятельности Управления ветеринарии Тюменской области, можно сделать несколько выводов.

Во-первых, конкретизация и законодательно оформленные правила ведения дел в значительно «облегчили» жизнь руководителям. Соблюдение требований законодательства и юридических норм при оформлении и создании документов, а также наличие предусмотренных законом и грамотно составленных документов позволяет избежать возникновения многих конфликтных ситуаций в деятельности Управления.

Во-вторых, нормативно-методическая и организационно-правовая база документирования деятельности Управления значительно расширилась и дает возможность Управлению регламентировать практически все аспекты своей деятельности.

В-третьих, анализ организационно-правовой документации показал, что наличие в организации этих документов и их оформление в соответствии с законодательством и стандартами является важным фактором организационно — правовой и экономической стабильности. Организационно-правовое регулирование документационного обеспечения деятельности в настоящее время отражает все значимые аспекты создания и оформления необходимой документации.

Однако, несмотря на все плюсы, продолжает существовать опасность дублирования отдельных видов документов на различных уровнях управления, что влечет за собой нецелесообразность создания некоторых документов, точнее сказать даже целых массивов. Бороться с этим излишеством можно только с помощью уменьшения масштабов бюрократизации и «переписывания» документов.

В-четвертых, следует отметить, что все требования и правила по ведению документации, образующейся в деятельности Управления, соблюдены, все процедуры по обработке документов (входящая, исходящая и внутренняя документация), основаны на положениях соответствующих нормативно-методических документов, организация документооборота в обществе поставлена надлежащим образом.

В целом документирование деятельности Управления ветеринарии Тюменской области полностью соответствует, требованиям предъявляемым законодательными и нормативно-методическими документами к данной организационно-правовой форме, что полностью соответствует положениям закрепленным в организационных документах.

Для оптимизации процессов создания и движения документов, автор исследования предложил несколько вариантов решения.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрении автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.