Создание структур таблицы

Дано задание создать информационную систему справочник «Аэропорт».

Таблицы являются основными элементами баз данных. Это обусловлено в первую очередь тем, что в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе данных.

В Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных, с помощью Конструктора таблиц и с помощью Мастера создания таблиц для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблицы. Если мы создали новый файл базы данных, то, кроме этих ярлыков, в списке таблиц больше ничего нет.

Если вы не отображаете ярлыки новых объектов в окне базы данных, то для создания новой таблицы нужно раскрыть список таблиц, щелкнув по ярлыку Таблицы на панели объектов окна базы данных, и затем нажать кнопку Создать. Тогда появится диалоговое окно Новая таблица, в котором вы и должны выбрать способ создания таблицы.

На панели инструментов Access расположена кнопка Новый объект. Если щелкнуть мышью по стрелке, которая находится на ней справа, и выбрать из меню объект Таблица, то откроется то же диалоговое окно Новая таблица. Для создания новой таблицы можно воспользоваться любым из описанных способов. Обычно создание таблиц путем ввода данных используют тогда, когда структура таблицы очень проста, например справочник. Тогда Access сама догадывается о том, как установить свойства полей. Потом можно переключить таблицу в режим Конструктора и посмотреть, как эти свойства будут установлены. Использование Мастера таблиц оправдано, если нужно создать какую-то типовую таблицу, пользуясь шаблонами, которые он предложит. Режим Конструктора наиболее часто применяется пользователями и может вам тоже потребоваться для просмотра структуры таблицы или для изменения данной структуры. Поэтому знать его небесполезно.

Для выполнения курсовой работы я использовала режим «таблицы», он наиболее удобный.

Ключевым полем было выбрано поле-Номер рейса, оно индивидуально для каждой группы и повторяться не может (на рисунке представлен вид в режиме конструктора).

Рис. 1.2 Таблица «Рейсы»

Ключевым полем таблицы было выбрано поле-Номер рейса, оно индивидуально для каждой группы и повторяться не может (на рисунке представлен вид таблицы в режиме конструктора).

Рис. 1.3 Таблица «Пассажиры»

Ключевым полем является поле-Номер пассажира, оно индивидуально для каждой группы и повторяться не может (на рисунке представлен вид в режиме конструктора).

Рис 1.4 Таблица Билеты

В реляционной базе данных в рамках одной таблицы описать структуру сложно, поэтому применяется связывание таблиц. Связью называется логическое отношение между сущностями, выражающее некоторые ограничения. Связи между таблицами определяются в зависимости от определения полей связи.

Исходя из этого выделяют 4 типа связи:

• 1. Если конкретная строка одной таблицы связана в каждый момент времени с нулем или одной строкой второй таблицы и наоборот, то между ними устанавливается отношение «один-к-одному». При этом поля связи основной и дополнительной таблицы являются ключевыми.
• 2. Если конкретная строка одной таблицы связана в каждый момент времени с нулем, одной или несколькими строками второй таблицы, но при этом строка второй таблицы связана с единственной строкой первой таблицы, то между ними устанавливается отношение «один-ко-многим». И в этом случае ключом будет являться только поле основной таблицы.
• 3. Если одной или нескольким строкам первой таблицы соответствует одна запись второй таблицы, то между ними устанавливается отношение «много-к-одному». При данном типе отношений ключом будут являться поля связи дополнительной таблицы.
• 4. Если каждой строке первой таблицы соответствует ноль, одна или несколько строк во второй таблице и наоборот, то между ними устанавливается отношение «много-ко-многим». При этом Поля связи ни из одной таблицы не являются ключевыми.

В разрабатываемой базе данных используется тип связи «один-ко-многим». Для определения связей таблиц в СУБД Access создается Схема данных. Порядок создания схемы данных:

• 1) Выполнить команду «Схема данных» на панели инструментов.
• 2) В открывшемся окне «Добавление таблицы» выделить имена таблиц, добавляемых в схему данных и нажать кнопку «Добавить».
• 3) Выделить ключевое поле ключевой таблицы, нажать кнопку мыши, перетащить ее курсор на аналогичное поле в связываемой таблице. Появится окно связи.
• 4) Чтобы в связанных таблицах не нарушалась целостность данных, щелкнуть по флажку «Обеспечение целостности данных».
• 5) После установления целостности данных Access включает две дополнительные опции: Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.
• 6) Для завершения процесса создания связей нажать кнопку «Создать».

На основе созданных таблиц и связей между ними были созданы необходимые запросы. Запрос — это обращение пользователя к базе данных для поиска, добавления, удаления или изменения в ней необходимой ему информации. Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным.

Были созданы следующие запросы: поиск пассажира по фамилии, список пассажиров конкретного рейса, наличие билета на конкретный рейс и дату вылета.

Проектирование форм ввода входной информации.

Для ввода данных и для отображения их на экране в работе были созданы формы. Первоначально создание форм происходило в режиме Мастера форм, а затем созданные формы редактировались в режиме конструктора. Для того, чтобы создать форму в режиме Мастера, необходимо в окне базы данных во вкладке Формы выполнить команду Создание формы с помощью мастера. После этого запустится Мастер форм, который позволит пользователю пошагово создать форму.

В работе были созданы формы: билеты, пассажиры, рейсы, самолеты. В качестве исходных для их создания были выбраны одноименные таблицы. На основе выше названых форм была создана главная форма, она позволяет одним нажатием вызвать необходимую форму на данный момент.

Для создания иерархической формы необходимо:

• 1. Во вкладке Формы нажать кнопку Создать. В качестве инструмента для создания выбрать Мастер форм.
• 2. Выбрать источник записей.
• 3. Определить главную и подчиненную таблицы. Опция Связанные формы предназначена для предоставления данных без использования подчиненной формы.
• 4. Выбрать внешний вид будущей формы.
• 5. Выбрать стиль, задать имена форм, указать режим, в котором будет открыта форма после ее завершения.

Созданные формы в основном служат для ввода данных в базу данных, а именно в дополнение данными таблиц, которые лежали в основе создания форм.

Рис. 1.5 Форма «Билеты»

С помощью этой формы можно быстро посмотреть все данные о билете, поиск можно использовать по любым данным: номер пассажира, номер рейса, мето №.

Рис. 1.6 Форма «Рейсы»

Ключевым полем было выбрано поле-Номер рейса, оно индивидуально для каждой группы и повторяться не может (на рисунке представлен вид в режиме конструктора).

Рис. 1.7 Форма «Пассажиры»

С помощью этой формы можно быстро узнать всю информацию о пассажирах, и вести поиск по номеру, паспортным данным, фамилии.

Так же как и с предыдущих форм в этой форме все данные о рейсе, можно вести поиск по номеру рейса, пункту отправки, пункту назначения, дате вылета.

Рис. 1.8 Форма «Самолеты»

С помощью данной формы видны все данные о самолетах, а именно, кто управляет самолетом, его грузоподъемность, количество мест, марка, назначение, и имеется поиск.

Проектирование запросов.

Рис. 1.9 Запрос «Наличие билета на конкретный рейс и дату вылета»

Рис. 1.10 Запрос «Поиск пассажира по фамилии»

Рис. 1.11 Запрос «Список пассажиров конкретного рейса»

После этого в бланке запроса появится строка Удаление, в которую вводится условие для удаления записей. Следует быть осторожным при работе с таким запросами, так как посредством них происходит безвозвратное удаление данных из таблицы. Поэтому, прежде всего необходимо проверить правильность отобранных для удаления записей на стадии создания обычного запроса на выборку.

Для того чтобы создать таблицу для постоянного хранения результатов определенного запроса необходимо после создания обычного запроса на выборку в режиме конструктора выполнить команду Запрос/Создание таблицы. После этого Access выведет на экран диалоговое окно «Создание таблицы», где нужно ввести имя таблицы, в которой будут сохранены результаты выборки.

Создание отчетов

Для более наглядного отображения данных в работе создавались отчеты. Отчеты, как и формы, создавались с помощью Мастера и редактировались в конструкторе. Для решения задач, поставленных перед разрабатываемой информационной системой, были созданы следующие отчеты: проездной документ. Для того чтобы создать отчет необходимо в окне базы данных во вкладке Отчеты выполнить команду Создание отчета с помощью мастера, после чего следовать инструкции мастера отчетов.

Рис. 1.12 Отчет «Проездной билет»

Проектирование кнопочной формы

Кнопочная форма — это панель позволяющая управлять всей информационной системой.

Рис. 1.13. Кнопочная форма в режиме конструктора

Рис. 1.14 Кнопочная форма в рабочем режиме