Под систематизацией понимается приведение в систему, т. е. к определенному порядку в расположении.
Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера — сохранены, так как информация, содержащаяся в исполненных документах необходима для дальнейшей работы организации. Именно поэтому систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации — одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления. документ архивный номенклатура каталогизация Систематизация документов должна обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам, а также оградить их от несанкционированной утечки информации.
Цель работы — проследить и рассмотреть путь документа от момента определения его в дело до размещения этого дела в архивном хранилище и, в случае потери ценности, уничтожения.
Тема актуальна в настоящее время в связи с тем, что без систематизированного хранения документов будет затруднена дальнейшая работа организации. Кроме того, качественно проведенная систематизация позволяет ускорить процесс поиска необходимой информации, что не мало важно на сегодняшний день, а правильно организованный процесс хранения позволит сохранить документы, имеющие историческое, научное, политическое, социальное, экономическое и культурное значение для Российской Федерации.
