Основные цели информационной системы

• — Сбор, обработка, хранение и представление данных в виде, удобном для анализа и использования при принятии управленческих решений.
• — Автоматизация процессов, обеспечивающих выполнение основной деятельности.

Задачи формирований требований к информационной системе заключаются в следующем:

• — Управление закупками, запасами,. Это автоматизация процессов планирования и учета для задач снабжения (материально-технического обеспечения) организации управления складскими запасами;
• — Управление финансами. Это ведение бухгалтерии, учет основных средств. управление наличными средствами и планирование финансовой деятельности.
• — Управление персоналом. Рассмотрение персонала, как отдельного вида ресурса позволяет связать воедино кадровый потенциал организации и производственные планы.
• — Управление затратами. Здесь относится учет всех затрат организации и услуг.

В соответствии с поставленной в дипломной работе задачей организации электронных запросов и документооборота отдела АХР рассмотрим задачи и структуру данного отдела.

Основными задачами отдела АХР являются:

• — Закупка товара;
• — Хранение на складе;
• — Ведение отчётности;
• — Техническое обслуживание зданий, помещений, оборудования, систем отопления, водоснабжения, вентиляции, электросетей, планирование, организация и контроль проведения их текущих и капитальных ремонтов, снабжение мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, организация транспортного обеспечения и охраны;
• — Организационно-методическое руководство и контроль деятельности структурных подразделений организации по вопросам хозяйственного обслуживания, рационального использования материальных и финансовых ресурсов, сохранности собственности организации;
• — Подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития хозяйственного обеспечения деятельности организации, разработка предложений по совершенствованию отдела служб АХР;
• — Совершенствование и внедрение новых методов организации работы, в том числе на основе использования современных информационных технологий;
• — Участие в подготовке и исполнении управленческих решений руководства по вопросам административно-хозяйственного обеспечения деятельности организации;
• — Контроль в пределах своей компетенции за соблюдением санитарно-противоэпидемического режима, правил противопожарной безопасности, норм техники безопасности, своевременное принятие необходимых мер при выявлении фактов их нарушения;
• — Ведение предусмотренной действующими нормативно-правовыми актами соответствующей документации, предоставление в установленные сроки статистической и иной информации о деятельности АХР;

Основными функциями отдела АХР являются:

• — Потребность организации в обеспечении средств для хозяйственного обслуживания и ремонта помещений;
• — Планирование, организация и контроль административно-хозяйственного обеспечения деятельности института;
• — Хозяйственное обслуживание и обеспечение надлежащего состояния в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены подразделения института, контроль за исправностью оборудования освещения, систем отопления, вентиляции;
• — Участие в инвентаризации зданий, помещений, оборудования в целях контроля их сохранности и технического состояния.
• — Планирование текущих и капитальных ремонтов основных фондов зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений, составление смет хозяйственных расходов;
• — Ремонт помещений, контроль качества выполнения ремонтных работ;
• — Обеспечение подразделений организации мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, контроль за их рациональным использованием, сохранностью, проведением своевременного ремонта;
• — Оформление необходимых документов для заключения договоров на проведение работ и оказание услуг сторонними организациями;
• — Получение и хранение канцелярских принадлежностей, хозяйственных материалов, оборудования, инвентаря, обеспечение ими структурных подразделений организации, учет их расходования и составление установленной отчетности;
• — Контроль рационального расходования материалов и финансовых средств, выделяемых для хозяйственных целей;
• — Хозяйственное обслуживание проводимых совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий;
• — Организация транспортного обеспечения деятельности института;
• — В соответствии с действующими правилами и нормативами организация эксплуатации и своевременного ремонта технического оборудования электрических сетей, систем отопления, вентиляции, бесперебойное обеспечение зданий и помещений организации электроэнергией, теплом, газом, водой, контроль за их рациональным расходованием;
• — Организация и контроль деятельности складов административно-хозяйственной службы;
• — Проведение информационно-разъяснительной работы среди работников института, направленной на обеспечение сохранности и содержания в исправном состоянии зданий, помещений и имущества, бережное отношение к оборудованию и экономное использование материальных и энергетических ресурсов электроэнергии, тепла, воды, канцелярских принадлежностей, расходных материалов.
• — Проведение противопожарных и противоэпидемических мероприятий.

Рассмотрим функции каждого сотрудника в отделе АХР отдельно, что бы выявить принцип реализации информационной системы и определить какие конкретно сотрудники будут работать в разрабатываемой ИС.

В обязанности Директора по АХР входит:

• 1. Непосредственное руководство работой хозяйственных служб, обеспечение необходимого санитарно-гигиенического состояния цехов, лабораторий, кабинетов, столовой, буфетов.
• 2. Руководство капитальным строительством, капитальным и текущим ремонтом.
• 3. Обеспечение структурных подразделений цехов оборудованием, инвентарем и материалами.
• 4. Непосредственное руководство хозяйственной деятельностью и эксплуатацией кабинетов.
• 5. Проведение мероприятий по улучшению материально-бытовых условий рабочих.
• 6. Организация мероприятий, обеспечивающих нормальные условия труда и быта: турбазы, медпункта, столовой, буфетов.
• 7. Руководство проведением санитарных и профилактических оздоровительных мероприятий, медосмотров, прививок, дезинфекций и др.
• 8. Организация нормирования и правильного расходования всех материальных ценностей, проходящих через склады, правильная организация всего складского хозяйства, оформление документации по приходованию и расходованию материальных ценностей цехов, подписание требований, списание материалов и имущества.
• 9. Организация дежурств во всем цеху.
• 10. Организация охраны объектов.
• 11. Участие в разработке мероприятий по благоустройству территории завода.
• 12. Обеспечение контроля за трудовой дисциплиной работников подчиненных служб.
• 13. Разработка и своевременная корректировка планов противопожарной безопасности.
• 14. Организация и контроль за мероприятиями по охране труда, технике безопасности и противопожарной безопасности в корпусах, мастерских и гаража завода, на ее территории и других помещениях.
• 15. Разработка мероприятий по повышению противопожарных мероприятий, противопожарной устойчивости и осуществления контроля по их выполнению.
• 16. Взаимодействие с противопожарными силами, прибывающими при тушении пожара.
• 17. Регулярное проведение тренировок с пожарными расчетами завода.
• 18. Осуществление руководства по тушению пожаров.

В обязанности главного инженера по АХР входит:

• 1. Бесперебойное обеспечение объектов потребления необходимыми ресурсами: холодной и горячей водой, электроэнергией, теплом.
• 2. Организация и содержание оборудования, инженерных сетей общего пользования: водоснабжения и водоотведения, электроснабжения, теплоснабжения, средств телефонной связи, вентиляционных систем в работоспособном и технически исправном состоянии.
• 3. Изготовление офисной мебели, дверей, оконных рам, стендов и других изделий из дерева в столярном цехе по заявкам подразделений для нужд завода.
• 4. Изготовление металлических дверей, оконных и дверных решеток, поручней и других изделий из металла в слесарно-механическом участке по заявкам подразделений для нужд завода.
• 4. Разработка планов проведения планово-профилактических осмотров и плановопредупредительных ремонтов систем, оборудования, сетей и коммуникаций.
• 5. Разработка перспективных планов обновления изношенного и морально устаревшего оборудования, механизмов, средств автоматики и связи.
• 6. Внедрение новых прогрессивных технологий, современного оборудования, методов автоматизированного контроля и учета потребляемых энергоресурсов, автоматизированных энергосберегающих и ресурсосберегающих систем.
• 7. Расширение перечня выполняемых ремонтных и восстановительных работ своими силами для нужд завода.
• 8. Оформление договоров и необходимых документов для выполнения ремонтных, эксплуатационных и восстановительных работ сторонними организациями в соответствии с установленными требованиями.
• 9. Оформление договоров с энергоснабжающими организациями на поставку энергоносителей и контроль за их выполнением.
• 10. Подготовка, проверка и предъявление органам, осуществляющим технический надзор и контроль, поднадзорных объектов.
• 11. Участие в разработке и внедрение мероприятий по созданию безопасных и благоприятных условий при эксплуатации и ремонте оборудования.
• 12. Составление годовых и текущих заявок на приобретение оборудования, материалов, запасных частей.
• 13. Составление и оформление технической и отчетной документации в соответствии с требованиями нормативных документов по подразделениям СГИ.
• 14. Организация и обеспечение в структурных подразделениях выполнения требований охраны труда, санитарно-гигиенических условий труда, пожарной безопасности, экологии, трудовой и производственной дисциплины.
• 15. Оказание методической и консультационной технической помощи в решении вопросов эксплуатации, реконструкции и модернизации лабораторий, стендов, оборудования, влияющих на функционирование общеинженерных сетей и коммуникаций завода.
• 16. Участие в разработке технических заданий и согласование проектной документации при строительстве, модернизации и реконструкции зданий, сооружений, лабораторий, цехов, участков и других объектов завода.
• 17. Создание необходимых условий работникам службы для выполнения своих профессиональных обязанностей в соответствии с действующим законодательством.

В обязанности закупщик по АХР входит:

• 1. Ищет и отбирает поставщиков.
• 2. Ищет и отбирает новые товары.
• 3. Рассчитывает заказы.
• 4. Заключает договора.
• 5. Контролирует остатки.
• 6. Контролирует оплату.
• 7. Составляет стандартные отчеты.
• 8. Участвует в совещаниях.
• 9. Контролирует исполнение договоров.

В обязанности курьера по АХР входит:

• 1. Получать задания по доставке или получению инвентаря.
• 2. Своевременно и самостоятельно уточнять местонахождение адресатов, разрабатывать маршруты движения, согласовывать дни и часы приема в организациях-адресатах.
• 3. Своевременно получать доверенности, необходимые для выполнения поручений.
• 4. Выполнять поручения в указанные сроки, докладывать о выполнении либо о причинах, препятствующих выполнению, работнику, давшему поручение, или начальнику отдела.
• 5. Вести журнал поручений и еженедельно представлять непосредственному руководителю отчет о проделанной работе.
• 6. Выполняет отдельные служебные поручения руководства.

В обязанности кладовщика по АХР входит:

• 1. Осуществляет прием на склад, взвешивание, хранение и выдачу со склада различных материальных ценностей.
• 2. Проверяет соответствия принимаемых ценностей сопроводительным документам.
• 3. Перемещает материальные ценности к местам хранения вручную или при помощи механизмов с раскладкой (сортировкой) их по видам, качеству, назначению и другим признакам.
• 4. Руководит работой по погрузке, выгрузке грузов и размещению их внутри склада.
• 5. Комплектует партии материальных ценностей по заявкам потребителей.
• 6. Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей и соблюдение режимов хранения.
• 7. Составляет дефектные ведомости на неисправные инструменты, приборы, актов на их ремонт и списание, а также на недостачу и порчу материалов.
• 8. Обеспечивает соблюдение правил оформления и сдачи приходно-расходных документов, составление установленной отчетности.
• 9. Следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт.
• 10. Участвует в проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей.
• 11. Ведет учет складских операций.
• 12. Контролирует состояние техники безопасности и принимает меры к устранению выявленных недостатков, нарушений правил производственной санитарии, несоблюдения рабочими инструкций по охране труда.
• 13. Выполняет отдельные служебные поручения.

Автоматизация отдела АХР заключается в создание единого информационного пространства для обеспечения административного руководства деятельностью.

Изучив список должностных обязанностей сотрудников отдела АХР, было принято решение автоматизировать процесс документа оборота.

Процесс начинается с запроса на продукцию директором главному инженеру, оформление заказа закупщиком, доставка товара курьером, прием товара на склад, отправка отчета директору.

Рассмотрим современные технологии автоматизации, их принципы и необходимые компоненты для реализации.

Для создание автоматизации процесса нам потребуется программное обеспечение для информационных систем.