Служебное задание. 
Порядок учета расчетов с подотчетными лицами

С точки зрения бухгалтерского и налогового учета не менее важным является правильное определение цели командировки. Такая цель должна быть обязательно указана в распоряжении (приказе) нанимателя, направляющего работника в служебную командировку. Кроме этого, нанимателем выдается задание на достижение цели командировки, которое может быть прописано вместе с целью в распоряжении (приказе), и (или) в командировочном удостоверении, и (или) в документе, утвержденном локальным нормативным актом нанимателя. (Приложение 5).

Задание на служебную командировку является основным документом, подтверждающим, что направление работника в командировку обусловлено производственной необходимостью.

Задание на служебную командировку должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок.

В настоящее время нет жестких требований к наличию каких-либо реквизитов или обязательной информации, которую должно содержать служебное задание. При его оформлении необходимо учесть, что это задание:

• — как правило, подписывает руководитель структурного подразделения, в котором работает командируемый работник;
• — утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо;
• — передается ответственному исполнителю для оформления приказа (распоряжения) о направлении работника в служебную командировку и командировочного удостоверения.

Задание на служебную командировку является своеобразным вопросником при оформлении отчета о ее результатах.

Данные документы подписываются руководителем и командированным работником. И цель, и задание должны быть обоснованы какой-либо производственной необходимостью. Именно этот аспект позволит правильно отразить сумму командировочных расходов на соответствующих счетах бухгалтерского учета, а в необходимых случаях произвести соответствующие корректировки для целей налогового учета. В зависимости от цели служебной командировки, намеченной служебным заданием, для отражения расходов на нее могут быть использованы следующие счета бухгалтерского учета. (Приложение 6).

Отнесение расходов по служебной командировке на стоимость основных средств, нематериальных и других внеоборотных активов, оборудования, требующего монтажа, сырья, материалов и комплектующих и товара базируется на требованиях ст. 11 Закона N 3321-XII: стоимость активов, приобретенных за плату, определяется путем суммирования стоимости активов, указанной в первичных учетных документах, и фактически произведенных затрат, связанных с их приобретением, в том числе осуществляемых другими лицами на основании договоров.

Таким образом, указание цели в приказе и задании на служебную командировку позволяет правильно определить источник покрытия понесенных расходов.

Нанимателем определяются также форма письменного отчета по выполнению задания на командировку и порядок его представления .

К прочим затратам, учитываемым при налогообложении, относятся затраты на командировки в соответствии с нормами, установленными в порядке, определенном ст. 130 НК.

Затраты — это стоимостная оценка ресурсов, потребленных организацией в процессе производства и реализации товаров, продукции, выполнения работ, оказания услуг. Затраты, приводящие к получению в будущем экономических выгод, считаются активами организации и признаются расходами в период получения от них экономической выгоды. Затраты, не приводящие к получению экономических выгод, признаются расходами организации в период осуществления данных затрат.

Следовательно, источником покрытия расходов по командировке, по результатам которой не достигнуто соглашение о заключении договора, будет себестоимость продукции (работ, услуг), учитываемая при налогообложении, при условии произведения этих расходов в порядке, установленном законодательством и связанном с производственной деятельностью организации.