Внутренние базы данных автоматизированных библиотечно-информационных систем

Прежде чем перейти к обсуждению внутренних и внешних данных, следует понять, что базой данных (databases) называется коллекция данных, описывающих определенные свойства объектов. Единица информации в базе данных называется записью (record). Запись может содержать данные о клиенте, поставщике, конкуренте, товаре, инвентарной единице и т. п. Записи состоят из полей (fields). Например, в базе данных о клиентах каждая запись соответствует одному клиенту. Как правило, поля записей содержат фамилию, адрес, номер телефона, адрес электронной почты, вид купленного товара, дату покупки, место покупки, сведения о гарантиях и другую информацию, которую компания сочтет важной. Большинство баз данных хранятся в компьютерах, позволяющих редактировать, сортировать и анализировать большие объемы информации, хотя до сих пор встречаются компании, ведущие базы данных по-старому.

Базой данных называется коллекция данных, описывающих определенные свойства объектов. Базы данных состоят из записей, а записи — из полей.

Внутренние базы данных, наполненные информацией, собранной в ходе обычной деловой деятельности, имеют неоценимое значение для менеджеров.

Информация, содержащаяся во внутренних базах данных, может порождать этические проблемы. Имеет ли право ли компания, обслуживающая кредитную карточку клиента, сообщать потенциальным покупателям, какие товары он оплатил в прошлом? Имеет ли право Internet-провайдер наблюдать, какие Web-сайты посещает его клиент? С течением времени клиенты стали все больше заботиться о сохранении неприкосновенности своей частной жизни. В ответ компании стали принимать правила, гарантирующие тайну клиента.

В настоящее время многие библиотеки переводят свои книги в электронный формат. Это позволяет исследователям быстро находить необходимую информацию. Большинство электронных библиотек хранит информацию в виде каталогов и указателей. Каталог представляет собой список книг, хранящихся в библиотеке. (Иногда в каталоге указываются периодические издания, которые выписывает библиотека.) Таким образом, каталоги полезны при поиске книг по теме, названию, фамилии автора, дате издания или названию издательства. Указатель — это запись, составленная на основе периодических изданий и содержащая в своих полях фамилию автора, название публикации, ключевые слова, дату опубликования, название издания и т. п. Иногда указатели включают полное содержание журналов (такие указатели называются полнотекстовыми). Подобные указатели, как правило, создаются не библиотеками, а специализированными компаниями. Мы будем обсуждать их, когда перейдем к изучению оперативных баз данных.

Каталог представляет собой список книг, хранящихся в библиотеке.

Указатель — это запись, составленная на основе периодических изданий и содержащая в своих полях фамилию автора, название публикации, ключевые слова, дату опубликования, название издания и т. п.

Не только для бухучета, но и для многих других функциональных областей создаются внутренние базы данных, чтобы получить преимущество в конкурентной борьбе. Обследование 1997 года в США показало, что 60% производителей и предприятий розничной торговли сейчас формируют маркетинговую базу данных, 10% планируют это делать и 90% полагают, что им нужна маркетинговая база данных, чтобы оставаться конкурентоспособными.

Сегодня на предприятиях существует тенденция перехода от баз данных, специализированных для выполнения определенных функций, к складам данных, которые в сущности являются едиными базами данных, обслуживающими потребности всех пользователей. В результате традиционно отдельные базы данных будут интегрироваться. Вместо того, чтобы иметь маркетинговую, бухгалтерскую и производственную базы данных, предприятия стремятся их объединять.

Служебные справочно-информационные базы и массивы данных подразделений входной обработки документов и обслуживания:

рабочие базы адресных данных и банковских реквизитов организаций;

рабочие БД персоналий партнеров АБИС (реальных и потенциальных);

рабочие БД или массивы данных заказов и договоров;

рабочие БД или массивы наименований изданий и издательств;

рабочие БД или массивы планов издательств;

рабочие БД поступлений библиографических массивов и данных в АБИС;

БД постоянно действующих запросов;

БД абонентов АБИС;

БД заказов по МБА;

БД выполненных заказов и услуг.

Электронный каталог как внутренняя база данных автоматизированной библиотечно-информационной системы ЭК — библиотечный каталог в машиночитаемой форме, работающий в реальном режиме времени, предоставленный в распоряжение читателей библиотеки.

ЭК обеспечивает одновременный многоаспектный оперативный поиск и является элементом справочного аппарата библиотеки. Он дает широкие возможности поиска информации по различным поисковым признакам (ключевым словам, авторам, наименованиям книг, имеется возможность ограничивать поиск по годам и многое другое).

ЭК — «Библиотечный каталог, реализованный в машиночитаемой форме»: такое определение может быть дано на основании ст. 8 ГОСТ 7.26−80. В существующей информационной и библиотечной практике под ЭК понимают как библиографические базы данных, так и подсистемы АБИС.

В 2000 г. ГОСТ 7.0−99 отменил действие ГОСТ 7.26−80. В новом ГОСТе данное определение отсутствует, однако мы его сохраняем, поскольку оно широко используется в современной библиотечной практике.

ЭК позволяет внести в информационный поиск интерактивность. Появляется возможность уточнения и корректировки запроса пользователя. Создание сводных ЭК дает возможность поиска информации в других библиотеках. Повышается оперативность и качество определения необходимой документальной информации. Возможность производить на принтере распечатку правильно оформленного требования на нужную литературу из фонда библиотеки. ЭК сочетает в себе все традиционные каталоги, то есть в нем можно разыскать информацию по автору или заглавию, как в алфавитном каталоге, по индексу систематизации, как в систематическом.

Достоинства ЭК:

высокий уровень оперативности доступа к электронным записям;

возможность оперативного тиражирования электронного каталога;

возможность теледоступа (доступа к информации на расстоянии) к ЭК;

ЭК обеспечивает нахождение нужной информации и ее полноту;

ЭК дает возможность за короткий срок пересмотреть огромный объем информации и получить необходимую литературу.

Подсистема любой АИС, предназначенная для поиска определенных объектов, описание которых содержится в одной или нескольких однотипных БД, например документов библиотечного фонда, содержимого архива, склада какой-либо продукции и т. п.

Справочник файлов со ссылками на их расположение используется операционной системой ЭВМ для определения местоположения файла. Система каталогов может включать главный (корневой) каталог и подкаталоги (соответственно — директорию и поддиректории разных уровней или в другой терминологии — «папок»).

Для обеспечения полноты и точности поиска в библиотечных ЭК используются различные ИПЯ, соответствующие нормам, действующим в тех или иных библиотечных системах. Указанной цели служат также нормативные записи — Authority Records, предназначенные для формирования ЭК и поиска в них. В частности, в виде Authority files (файлов авторитетных/нормативных записей) должны быть представлены данные об индивидуальных и коллективных авторах книгоиздательских организациях и фирмах и т. п.

В современных программных продуктах, поддерживающих работу ЭК, предусматриваются возможности настройки параметров системы самими пользователями (т.е. библиотечными работниками) без участия программистов. Интерфейсы должны обеспечивать процессы формирование баз данных и поиска в ЭК, понятные для неподготовленного пользователя, включая использование терминологии, знакомой библиографам-каталогизаторам и читателям.

Основные функциональные задачи библиотек, которые решаются с использованием ЭК:

заказ, контроль и входная обработка текущих поступлений отечественных изданий, приобретаемых или получаемых библиотеками из разных источников;

заказ, контроль и входная обработка поступлений периодики;

аналитическая обработка текущих поступлений литературы;

библиотечное обслуживание читателей всеми видами литературы;

справочно-библиографическое обслуживание читателей и абонентов;

подготовка различного рода библиографических изданий (например, указателей новых поступлений литературы);

ведение учета и списания литературы, состояния библиотечных фондов;

обеспечение контроля циркуляции документов в библиотеке в процессе обслуживания;

обеспечение внутрибиблиотечных технологических процессов (например, автоматизация процессов формирования читательского требования, передачи заказа в хранилище);

ведение учета и статистики, контроль за состоянием и движением фондов, а также технологическими процессами обработки документов и обслуживания.

Полномасштабные ЭК включают следующие функциональные блоки:

собственно ЭК, в котором происходит хранение и поиск БЗ по различным сочетаниям формальных и смысловых поисковых признаков;

блок классификаций, тезаурусов и т. п. («база знаний»), в котором осуществляется поиск индексов, дескрипторов и т. п. (часто их называют «внешними словарями системы»), соответствующих тематическим запросам пользователей и содержанию ЭК;

справочный блок, в котором хранятся массивы справочной информации (нормативные записи для индивидуальных авторов и организаций, вспомогательные данные), обеспечивающие процессы формирования и поиска БЗ или выполняющие самостоятельную справочную функцию;

индексированные файлы терминов, используемых в записях массивов данных ЭК (часто их называют «внутренними словарями системы»);

блок обслуживания, в котором хранятся и постоянно актуализируются при осуществлении процессов обслуживания сведения о читателях и экземплярах (единицах хранения): свободных (доступных), занятых читателями, отправленных по МБА, переданных на реставрацию или отсутствующих по какой-либо другой причине;

блок «Управление периодическими изданиями», в котором хранятся записи о периодических изданиях и организуется регистрация поступления периодики, а также поиск информации о ней;

блок конвертирования файлов БЗ из внутреннего формата конкретной АБИС в коммуникативные форматы — Российский национальный библиографический формат RUSMARC, UNIMARC, MARC21 (USMARC), а также из коммуникативных форматов — во внутрисистемный для обмена данными с другими библиотеками и библиотечными системами.

В ряде блоков ЭК могут реализовываться функции учета и статистики. Ввод записей и вспомогательной информации в ЭК осуществляется в режиме диалога по макетам ввода («рабочим листам») или в пакетном режиме с внешних машинных носителей, получаемых из других центров обработки литературы. Библиографическое обслуживание на базе ЭК ориентировано преимущественно на самостоятельную работу читателя в режиме диалога с системой. Читатель самостоятельно формирует стратегию поиска, выбирая из меню на экране монитора один из предлагаемых системой вариантов операций или действий.

OPAC (Online Public Access Catalogue) — «Каталог публичного доступа в режиме онлайн»: автоматизированная информационно-поисковая система, ориентированная на предоставление услуг доступа конечным пользователям к удаленным библиотечным (преимущественно библиографическим) базам данных в диалоговом (онлайновом) режиме.