Цели системы ЭТРАН

С внедрением мощных информационных систем и корпоративной сети форма заполнения практически всех документов, функционирующих на полигоне ОАО «РЖД», изменилась — появился электронный документооборот.

Электронный документ — это документ, подготовленный с использованием информационных систем или электронного документооборота, зафиксированный на материальном носителе в виде электронного объекта и снабженный реквизитами, с помощью которых можно идентифицировать место, время создания и автора данного документа.

Первые шаги к внедрению электронного документооборота на железнодорожном транспорте были сделаны в 2001 году. Тогда в системе фирменного транспортного обслуживания была разработана одна из первых автоматизированных систем — АРМ агента СФТО.

В процессе общения с грузоотправителем агент выполняет следующие основные функции: прием заявок на перевозку грузов, оформление контрактов (договоров) на перевозку грузов и оказание дополнительных видов услуг от имени железной дороги, объявление утвержденной (согласованной) заявки, оформление перевозочных документов. Он также информирует клиентов о месте нахождения груза и выполнении сопутствующих перевозке услуг, о необходимости изменения условий перевозки по обстоятельствам, независящим от перевозчика и принятия согласованных решений, предоставляет рекомендации по выбору железнодорожных экспедиторских и страховых организаций. Кроме этого, агент информирует клиентов о правилах и условиях перевозок груза, оформлении контрактов и перевозочных документов, о порядке оплаты перевозок и дополнительных услуг, о правилах расчетов с перевозчиком и санкциях при несоблюдении условий договора, консультирует по всем вопросам, связанными с перевозками грузов и тарифами.

Из перечня функций видно, что без автоматизированных рабочих мест, объединенных в единую сеть и замкнутых на центральную базу, выполнить их качественно и в полном объеме весьма затруднительно. Автоматизация формирования банка заказов в рамках единой сети СФТО очень важна.

Благодаря возможности через АРМ агента уже на первом этапе взыскание провозных платежей осуществлялось точно, потому что «зашитые» в систему правила расчетов минимизировали риски ошибок.

Началось создание информационной базы. Объективная информация сразу же стала использоваться на всех последующих этапах для бухгалтерских проводок и оформления документов налоговой отчетности (в комплексах ЕК ИОДВ, АИС ЭДВ, АСОУП и др.), что позволило не только сократить долю ручного труда по формированию документов и отчетности, но и по организации и реализации перевозочного процесса.

Новые взаимоотношения с грузоотправителями, когда клиент сам может принимать решение о времени подачи заявки на перевозку, вынуждают перевозчика искать новые подходы к грузоотправителям о получении информации в максимально полном объеме. Железным дорогам выгодно заблаговременно знать максимальную информацию о перевозке (не только об объеме, виде груза, станциях отправления и назначения, но и о требованиях к режиму перевозки и дополнительных услугах), чтобы запланировать оптимальную технологию ее выполнения.

Однако сертифицированные средства защиты информации не имели широкого применения, подключение предприятий к системе передачи данных железнодорожного транспорта обходилось очень дорого. Раньше все программно-технические решения развертывались на уровне региональных (дорожных) вычислительных центров. У каждого вычислительного центра была возможность внести в программное обеспечение свои изменения, и возникала опасность нарушения целостности правил.

Необходимо было сделать так, чтобы только Главный вычислительный центр РЖД имел возможность устанавливать новую версию, и никто нигде не мог вмешиваться в этот процесс. Это привело к тому, что была разработана принципиально новая автоматизированная система — ЭТРАН, предоставляющая грузоотправителям возможность оформлять документы на перевозку грузов в электронном виде.

Разработка системы ЭТРАН не была основана на «пустом» месте. Данные и основания для создания такой системы были получены при анализе действующих отраслевых систем оформления и расчетов за перевозки.

Система ЭТРАН является результатом реинжениринга таких систем, как АРМ товарного кассира, АСУ ТЕХПД, ЕК ИОДВ, ЕК АСУФР. Система ЭТРАН разработана для автоматизации подготовки документов в изменившихся условиях работы железнодорожного транспорта с ориентацией на современные технические средства информатизации.

В рамках системы решены вопросы подготовки и оформления перевозочных документов в системе электронного документооборота в режиме реального времени. Внедрение в сферу информатизации железнодорожного транспорта современных банковских технологий и программных средств ERP-систем потребовало замены ранее разработанных и эксплуатируемых до настоящего времени автоматизированных систем в сфере станционных, дорожных и сетевых «бумажных» информационных технологий.

Целью создания системы ЭТРАН является переход на использование электронного документооборота при взаимодействии с пользователями железнодорожного транспорта при организации перевозок грузов.

Автоматизированная система централизованной подготовки и оформления перевозочных документов ЭТРАН разработана в строгом соответствии с утвержденными нормативными документами и обеспечивает качественно новый подход к оформлению грузовых перевозок, ведению лицевых счетов, составлению отчетов по погрузке и выгрузке грузов.

Система ЭТРАН включила клиента (грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика) в технологический цикл приема заявок и оформления перевозок, обеспечив ему возможность оформления электронных заявок на перевозку грузов, подготовки электронной накладной — договора на перевозку груза, получения итоговых документов, просмотра результатов расчетов провозной платы по перевозкам, отслеживания хода перевозок его грузов со своего рабочего места. Также клиенту представилась возможность получения информации обо всех грузах, отправленных в его адрес.

Внедрение системы ЭТРАН позволило решить вопросы повышения качества, полноты подготовки перевозочных документов и расчетов за перевозки во всех видах сообщений за счет единства требований. Структура и технология данной системы позволяет исключить массу ошибок, возникающих при съеме информации с бумажных документов, так как использует принцип первичности электронного документа перед бумажным, и раз и навсегда исключает проблему стыковки результатов отправления и прибытия.

Одновременно исключаются:

• — затраты на подготовку и пересылку документов на бумажных носителях за счет электронизации документооборота, однократности ввода информации и многократности ее использования;
• — затраты на ручной труд работников массовых профессий (товарные кассиры, агенты ЛАФТО, работники станций — перехода вагонов, работники

ТЦФТО) по проверке и внесению изменений в расчеты;

— затраты на устранение ошибок и на взаимодействие с плательщиками (экспедиторами), грузоотправителями и грузополучателями.

Система ЭТРАН использует информацию из заявки на перевозку при оформлении перевозочных документов, что позволяет уменьшить объем ручной работы при заполнении электронной накладной. Связь перевозочных документов с заявкой на перевозку грузов дает возможность автоматизировать ведение учетной карточки по этой заявке, а также осуществлять контроль исполнения заявок.

Еще один принцип работы ЭТРАН — расчет провозной платы и тарификация одной программой в одном месте. Данный принцип позволяет не проводить повторный контроль расчетов отправления и прибытия.

Информация, введенная по прибытии (при раскредитовании перевозочных документов), является дополнением к той информации, которая была введена при отправлении груза и получена в пути следования. Единственность базы данных позволяет всем пользователям системы получать одинаковую информацию (на станции, у клиента, в ТЦФТО, в финансовой службе, в ОАО «РЖД»).

Система ЭТРАН реализована на принципах централизации базы данных перевозочных документов, создания сквозной комплексной информационно-технологической «вертикали»? от линейного уровня до уровня ОАО «РЖД», что позволяет автоматизировать документооборот, производить взаиморасчеты с экспедиторскими организациями и обеспечивает:

• — ведение грузовой модели перевозочного процесса (МПП АСО УП) в части данных о заявках, отправках грузов, их раскредитовании и событиях в пути следования;
• — ведение лицевого счета плательщика совместно с ЕК АСУФР, а доступ к его состоянию осуществляется через процессинговый центр (ПЦ) посредством авторизации запросов, в том числе на блокирование и списание сумм, формируемых системой ЭТРАН;
• — переход на подготовку перевозочных документов в системе электронного технологического документооборота, а именно: перевозочные документы на всех этапах грузовых перевозок оформляются на единой информационной базе (электронная накладная, единая нормативно-справочная система (ЕНСИ) и т. д.). Обработку информации по прибытии/сдачи груза необходимо осуществлять как сверку и дополнение информацией электронного документа, сформированного при отправлении и дополненного в пути следования;
• — расчет провозной платы производится центральным модулем расчета провозной платы (ЦРПП) в реальном режиме времени, при этом используется база исключительных тарифов.

Главным вычислительным центром ОАО «РЖД» ведется распределение доходов и формирование аналитической информации по перевозкам.