Защита системы электронных сообщений

Система электронных сообщений

Система электронных сообщений или. иными словами, система электронной почты — один из наиболее широко используемых видов сервиса, как в системах ВЭД и МЭД, так и в сети Интернет. Система электронных сообщений (СЭС) является не просто способом доставки сообщений, а важнейшим средством коммуникации, распределения информации и управления различными процессами в организации, государственных и негосударственных структур. Роль СЭС становится очевидной, если рассмотреть функции, которые выполняет система:

• · обеспечивает внутренний и внешний информационный обмен:
• · является компонентом систем электронного документооборота;
• · формирует транспортный протокол приложений:
• · является средством образования инфраструктуры электронного документооборота.

Выполняя эти функции, СЭС решает одну из важнейших задач — формирует единое информационное пространство. В первую очередь это касается создания обшей коммуникационной инфраструктуры, которая упрощает обмен информацией между отдельными людьми, подразделениями одной организации и различными организациями.

Переход к обмену документами в электронном виде повышает эффективность труда и экономию средств и времени.

Система электронных сообщений обладает рядом преимуществ ио сравнению с обычными способами передачи сообщений (традиционная почта или факсимильная связь). К ним относятся следующие.

Оперативность и легкость использования. СЭС — это глобальная система, позволяющая передавать сообщения в любую точку мира за считанные секунды, независимо от времени суток. Отправка и прием электронных сообщений не требуют глубоких знаний информационных технологий, благодаря чему этот сервис широко применяется не только в любых организациях, но также и для личного общения. Современные условия требуют оперативного реагирования на процессы, происходящие в организации. СЭС позволяет собирать информацию, принимать решения и доводить их до различных подразделений организации, других организаций, участников межведомственного (межсетевого) электронного документооборота.

Доступность практически в любом месте. Главное преимущество СЭС — ее доступность. Развитие электронных коммуникаций и средств связи (мобильной связи) привело к тому, что электронное сообщение можно отправить и получить с любой точки земного шара.

Универсальность форматов сообщений и вложений. Удобство использования СЭС состоит в том, что она способна «переносить» большие объемы информации различных форматов данных. В одном сообщении могут быть одновременно переданы графическая, видео, текстовая информация, файлы баз данных, приложений и др.

Дешевизна. Отправить электронное сообщение дешевле, чем обычное, или сделать междугородный, или тем более международный телефонный звонок. СЭС позволяет рассылать сообщения сразу' нескольким адресатам без дополнительных затрат.

Надежность и скорость инфраструктуры доставки. Электронные сообщения пересылаются непосредственно с сервера отправителя на сервер получателя по каналам Интернет. Этот процесс протекает быстро, даже если эти серверы расположены на противоположных районах России. Фактически на передачу текстового сообщения, например, из России в Америку требуется не более одной минуты.

Использование для обработки электронных сообщений специального программного обеспечения. Электронный характер сообщения позволяет проводить его обработку при помощи дополнительного программного обеспечения. При этом виды обработки зависят от характера деятельности организации. Эго может быть со здание базы данных СЭС, формирование различных отчетов, проведение анализа деятельности организации и т. д. Все это позволяет создать санную систему управления документооборотом, полностью интегрированную с остальными информационными технологиями организации.