Классификация информационных систем по функциональному признаку и уровням управления

Что означает функциональный признак

Функциональный признак определяет назначение подсистемы, а также ее основные цели, задачи и функции. Структура ИС может быть представлена как совокупность ее функциональных подсистем, а функциональный признак может быть использован при классификации ИС.

В хозяйственной практике производственных и коммерческих объектов типовыми видами деятельности, которые определяет функциональный признак классификации ИС, являются: производственная, маркетинговая, финансовая, кадровая.

Производственная деятельность связана с непосредственным выпуском продукции и направлена на создание и внедрение в производство научно-технических новшеств.

Маркетинговая деятельность включает в себя:

• • анализ рынка производителей и потребителей выпускаемой продукции, анализ продаж;
• • организацию рекламной компании по продвижению продукции;
• • рациональную организацию материально-технического снабжения.

Финансовая деятельность связана с организацией контроля и анализа финансовых ресурсов фирмы на основе бухгалтерской, статистической, оперативной информации.

Кадровая деятельность направлена на подбор и расстановку необходимых фирме специалистов, а также ведение служебной документации по различным аспектам.

Указанные направления деятельности определили типовой набор ИС:

• • производственные системы;
• • системы маркетинга;
• • финансовые и учетные системы;
• • системы кадров (человеческих ресурсов);
• • прочие типы, выполняющие вспомогательные функции в зависимости от специфики деятельности фирмы.

В крупных фирмах основная информационная система функционального назначения может состоять из нескольких подсистем для выполнения подфункций. Например, производственная ИС имеет следующие подсистемы: управление запасами, управление производственным процессом, компьютерного инжиниринга и т. д.

Для лучшего понимания функционального назначения ИС в табл. 3.2 приведены по каждому рассмотренному выше виду решаемые в них типовые задачи.

Таблица 3.2 Функции информационных систем.

Типы информационных систем

Тип ИС зависит от того, чьи интересы она обслуживает и на каком уровне управления.

На рис. 3.6 показан один из возможных вариантов классификации ИС по функциональному признаку с учетом уровней управления и уровней квалификации персонала (см. подразд. 3.1и рис. 3.2 и 3.3).

Из рис. 3.6 видно, что чем выше по значимости уровень управления, тем меньше объем работ, выполняемых специалистов и менеджеров с помощью ИС. Однако при этом возрастают сложность и интеллектуальные возможности ИС и ее роль в принятии менеджером решений Любой уровень управления нуждается в информации из всех функциональных систем, но в разных объемах и с разной степенью обобщения.

Основные пирамиды составляют ИС, с помощью которых сотрудники-исполнители занимаются операционной обработкой данных, а менеджеры низшего звена оперативным управлением. Наверху пирамиды на уровне стратегического управления ИС изменяют свою и становятся стратегическими, поддерживающими деятельность менеджеров высшего звена по принятию решений в условиях плохой структурированности поставленных задач.

Рис 3.6 Типы информационных систем в зависимости от функционального признака с учетом уровней управления и квалификации персонала

Информационные системы оперативного (операционного) уровня.

ИС оперативного уровня поддерживает специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Назначение ИС на этом уровне — отвечать на запросы о текущем состоянии и отслеживать поток сделок в фирме, что соответствует оперативному управлению. Чтобы с этим справляться ИС должна быть легкодоступной, непрерывно действующей и предоставлять точную информацию.

Задачи, цели и источники информации на операционном уровне заранее определены и в высокой степени структурированы. Решение запрограммировано в соответствии с заданным алгоритмом.

ИС оперативного уровня является связующим звеном между фирмой и внешней средой. Если система работает плохо, то организация либо не получает информации извне, либо не выдает информацию. Кроме того, система — это основной поставщик информации для остальных типов ИС организации, так как содержит и оперативную, и архивную информацию.

Отключение этой ИС привело бы к необратимым негативным последствиям.

Пример 3.14. Информационные системы оперативного уровня:

• • бухгалтерская;
• • банковских депозитов;
• • обработки заказов;
• • регистрации авиабилетов;
• • выплаты зарплаты и т. д.

Информационные системы специалистов

ИС этого уровня помогают специалистам, работающим с данными, повышает продуктивность и производительность работы инженеров и проектировщиков. Задача подобных ИС — интеграция новых сведений в организацию и помощь в обработке бумажных документов.

По мере того как индустриальное общество трансформируется в информационное, производительность экономики все больше будет зависеть от уровня развития этих систем. Такие системы, особенно в виде рабочих станций и офисных систем, наиболее быстро развиваются сегодня в бизнесе.

В этом классе информационных систем можно выделить две группы:

• • знаний ИС офисной автоматизации;
• • ИС обработки.

ИС офисной автоматизации вследствие своей простоты и многопрофильности активно используются работниками любого организационного уровня. Наиболее часто их применяют работники средней квалификации: бухгалтеры, секретари, клерки. Основная цель — обработка данных, повышение эффективности их работы и упрощения канцелярского труда.

ИС офисной автоматизации связывает воедино работников информационной сферы в разных регионах и помогают поддерживать связь с покупателями, заказчиками, и др. организациями. Их деятельность в основном охватывает управление документацией, коммуникации, составление расписаний и т. д. Эти системы выполняют следующие функции:

• • обработка текстов на компьютерах с помощью различных текстовых процессоров;
• • производство высококачественной печатной продукции;
• • архивация документов;
• • электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации;
• • электронная и аудиопочта;
• • видео — и телеконференции.

ИС обработки знаний, в том числе и экспертные системы, вбирают в себя знания, необходимые инженерам, юристам, ученым при разработке или создания нового продукта. Их работа заключается в создании новой информации и нового знания. Так, например, существующие специализированные рабочие станции по инженерному и научному проектированию позволяют обеспечить высокий уровень технических разработок.

Информационные системы для менеджеров среднего звена

ИС уровня менеджмента используются работниками среднего управленческого звена для мониторинга (постоянного слежения), контроля, принятия решений и администрирования. Основные функции этих ИС:

• • сравнение текущих показателей с прошлыми;
• • составление периодических отчетов за определенное время, а не выдача отчетов по текущим событиям, как на оперативном уровне;
• • обеспечение доступа к архивной информации и т. д.

Некоторые ИС обеспечивают принятие нетривиальных решений. В случае, когда требования к информационному обеспечению определены не строго, они способны отвечать на вопрос: «что будет, если.?» .

На этом уровне можно выделить два типа ИС: управленческие (для менеджмента) и системы поддержки принятия решений.

Управленческие ИС имеют крайне небольшие аналитические возможности. Они обслуживают управленцев, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в фирме и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов. Информация поступает из информационной системы операционного уровня.

• • используются для поддержки принятия решений структурированных и частично структурированных задач на уровне контроля за операциями;
• • ориентированный на контроль, отчетность и принятие решений по оперативной обстановке;
• • опираются на существующие данные и их потоки внутри организаций;
• • имеют малые аналитические возможности и негибкую структуру.

Системы поддержки принятия решений обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Они имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Информацию получают из управленческих и операционных ИС. Используют эти системы все, кому необходимо принимать решение: менеджеры, специалисты, аналитики и пр. Например, их рекомендации могут пригодиться при принятии решения покупать или взять оборудование в аренду и пр.

Характеристики систем поддержки принятия решений:

• • обеспечивают решение проблем, развитие которых трудно прогнозировать;
• • оснащены сложными инструментальными средствами моделирования и анализа;
• • позволяют легко менять постановки решаемых задач и входные данные;
• • отличаются гибкостью и легко адаптируются к изменению условий по несколько раз в день;
• • имеют технологию, максимально ориентированную на пользователя.