Учет денежных средств в кассе организации

Организации необходимы наличные денежные средства для расчетов с другими юридическими и физическими лицами, для осуществления расчётов с работниками по оплате труда, для выдачи наличных денег в подотчёт на командировочные и хозяйственные расходы. Для осуществления данных расчётов организация может оставлять в кассе часть выручки в размере предполагаемых расходов в этот день.

В соответствии с законодательством Республики Беларусь наличными денежными средствами можно осуществлять расчеты между юридическими лицами в пределах 50 базовых величин в месяц.

В процессе осуществления деятельности наличные денежные средства используются в основном для расчетов с покупателями за оказанные услуги, для выплаты заработной платы, командировочных и хозяйственных расходов, разовых выплат.

Для хранения наличных денежных средств в организации создаётся касса. Под кассовыми операциями понимается прием и оприходование в кассу наличных денег, выдача наличных денег из кассы и оформление кассовых документов. Все наличные деньги и другие ценности должны храниться в металлических шкафах или сейфах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются. Ключи от сейфов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в установленных местах, передавать посторонним лицам или изготавливать неучтенные дубликаты.

Кассовые операции осуществляет кассир, являющийся материально-ответственным лицом, который несет ответственность за сохранность денежных средств, денежных документов и других ценностей, находящихся на хранении в кассе. При приеме кассира на работу в обязательном порядке под подпись ознакамливают его с Правилами ведения кассовых операций, после чего с кассиром заключается письменных договор о полной индивидуальной материальной ответственности. В случае необходимости временной замены кассира исполнение его обязанностей возлагается на другого работника, с которым на время исполнения им обязанностей кассира заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Бухгалтерам, имеющим право подписи кассовых документов, запрещается исполнять обязанности кассиров.

В кассе можно хранить суммы в пределах установленного лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других платежей. Для установления лимита остатка кассы в банк подается заявка. На основании заявки банк выдает решение, в котором указывает утвержденную величину лимита остатка кассы и дает разрешение на расходование наличных денежных средств из выручки.

Наличные средства полученные из банка расходуются на те цели, на которые они получены. Для получения наличных денежных средств из банка оформляется чек. Поступление денежных средств в кассу оформляется Приходным кассовым ордером.

Приходные кассовые ордера регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Прием наличных денег производится по приходным ордерам, подписанным главным бухгалтером. В подтверждение факта приема денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира. В кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Прием денежных средств по кассовым ордерам может производиться только в день их составления, причем после получения денег они должны быть немедленно подписаны кассиром. Кассир обязан правильно заполнить все реквизиты приходного кассового ордера, исправления, хотя бы и оговоренные, в бланке ордера не допускаются.

Расход денежных средств из кассы оформляется Расходным кассовым ордером. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру отдельному лицу кассир требует документ, удостоверяющий личность получателя. Расписка делается получателем собственноручно шариковой ручкой с указанием полученной суммы прописью. Если денежные средства выдаются сразу нескольким работникам, то оформляется Платежная ведомость. При выплате денежных средств по платежной ведомости к ней прилагается расходный кассовый ордер на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На общую сумму выданных наличных денег по нескольким платежным ведомостям допускается составление одного расходного кассового ордера, дата и номер которого проставляются на каждой платежной ведомости. При выдаче наличных денег по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие или подтверждающие их личность, и расписываются за получение денег в соответствующей графе платежной ведомости. Платежная ведомость выписывается либо оформляется с помощью технических средств с указанием по итогу суммы наличных денег цифрами и прописью. В графе напротив фамилии, собственного имени, отчества получателя средств цифрами проставляется сумма причитающихся к получению наличных денег. На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера. Выдачу наличных денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или платежной ведомости. Разовые выдачи наличных денег отдельным лицам производятся по расходным кассовым ордерам.

По истечении установленных сроков выдачи наличных денег на оплату труда, выплаты стипендий, пенсий, пособий кассир должен:

• — в платежной ведомости напротив фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать запись: «Депонировано»;
• — составить реестр депонированных сумм;
• — в платежной ведомости сделать запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах наличных денег, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и подтвердить запись своей подписью. Если наличные деньги выдавались не кассиром, а раздатчиком, то на ведомости дополнительно делается запись: «Деньги по ведомости выдавал» и ставится подпись раздатчика. Выдача наличных денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
• — проставить на платежной ведомости реквизиты расходного кассового ордера или заполнить расходный кассовый ордер на отдельном бланке на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости;
• — записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму наличных денег.

Депонированные суммы сдаются в обслуживающий банк. На сумму сдаваемых наличных денег составляется один общий расходный кассовый ордер.

По окончании каждого рабочего дня кассиром оформляется Кассовая книга, в которой отражаются все операции по поступлению и выбытию денежных средств за день и определяется остаток наличных денежных средств в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей. Неотрывная часть листа (с горизонтальной линовкой) как первый экземпляр остается в кассовой книге. Отрывная часть листа (без горизонтальной линовки) является вторым экземпляром и заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и незаверенные исправления в кассовой книге запрещаются. Исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего. На каждом листе кассовой книги проставляются дата и остаток наличных денег в кассе за предыдущий день. Записи в кассовой книге начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи наличных денег отдельно по каждому ордеру.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на конец дня и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной экземпляр листа кассовой книги с приложенными приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Бланк отчета кассира до конца операций за день не отрывается. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой до полного использования листов кассовой книги.

В период выдачи наличных денег на заработную плату, стипендии, пенсии, пособия остаток кассы выводится по учтенным в кассовой книге приходным и расходным кассовым ордерам. При этом сумма выданных за день наличных денег по платежной ведомости на оплату труда расходным кассовым ордером не оформляется и не отражается по колонке «Расход» в кассовой книге. Платежная ведомость на оплату труда в обязательном порядке хранится в кассе вместе с остатком наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег в кассе.

Кроме операций с белорусскими рублями могут осуществляться операции с наличной иностранной валютой. Прием наличной иностранной валюты в кассу производится по приходному кассовому ордеру формы КО-1 В, выписываемому в валюте и рублевом эквиваленте по курсу Национального Банка Республики Беларусь. Выдача наличной иностранной валюты производится на основании расходного кассового ордера формы КО-2 В, в котором также указывается сумму в валюте и рублевый эквивалент по курсу НБ РБ. Для учета движения наличной иностранной валюты в разрезе каждого вида валют ведется кассовая книга формы КО-4 В.

Раз в квартал проводится внезапная инвентаризация кассы с целью обеспечения сохранности денежных средств. По ее результатам составляется Акт инвентаризации наличных денежных средств в кассе.

Синтетический учет наличных денежных средств ведется на счете 50 «Касса». По дебету счёта отражается поступление денежных средств в кассу, а по кредиты — выдача денежных средств.

Рассмотрим основные бухгалтерские записи по счету: