Как правильно организовать учет в ресторане

Для организации надлежащего учета за поступлением продуктов необходимо:

• 1. Своевременное предоставление экспедитором накладных, чеков и других первичных документов, подтверждающих расходование денежных средств на закуп продуктов.
• 2. Наличие в учетной программе точного справочника продуктов, подразумевающего лишь одну позицию для определенного продукта, а не две, три и т. д. Например: есть продукт «Балык масляной рыбы», который входит в рецепт рыбного ассорти. При оприходовании данного продукта оператор видит, что в накладной написано не «Балык масляной рыбы», а «Масляная» и заводит новую позицию «Масляная», а через неделю при оприходовании в накладной читает «Балык х/к» и заводит третью позицию «Балык х/к». В результате при производстве рыбного ассорти, согласно рецепту, списывается «Балык масляной рыбы», а «Балык х/к» и «Масляная» так и числятся на остатках.
• 3. Своевременное составление приходных накладных в учетной программе.

Документооборот: Материально ответственное лицо (МОЛ) составляет заявку на приобретение продуктов и передает экспедитору, экспедитор на основании данной заявки приобретает необходимые продукты и передает чеки вместе с заявкой в бухгалтерию, бухгалтер составляет приходную накладную, которую подписывают МОЛ и экспедитор. С этого момента продукты находятся в подотчете повара — МОЛ, который отвечает за их расходование и хранение.

Для организации учета — контроля за производством готовых блюд необходимо:

• 1. Наличие утвержденных зав. производством и руководителем калькуляционных карт на все блюда, производимые в ресторане и приготовление блюд по данным картам со строгим соблюдением норм расхода продуктов.
• 2. Соответствие справочника «готовые продукты» справочнику «прейскурант» в «Тиллипаде». Если в программе составлены калькуляции на все блюда, но не привязаны к соответствующему прейскуранту получится, что выручка за проданные блюда учтена, а списание продуктов, входящих в блюдо не произошло.

Документооборот: Заведующий производством составляет калькуляцию блюд, бухгалтер вносит ее в программу, руководитель утверждает калькуляционные карты и прейскурант. Зав. Производством на основании калькуляционных карт составляет технологические карты и обеспечивает доступ к ним всем поварам (можно прикрепить к стене на кухне или подшить в папки и хранить на кухне, чтобы любой повар, даже вновь поступивший на работу, знал как приготовить блюдо).

Для организации контроля за списанием продуктов, не переданных в производство необходимо:

1. Своевременное фиксирование всех фактов расходования продуктов, в т. ч. порчи, перерасхода, подарков и т. д.

Документооборот: На кухне и в баре находятся бланки ведомости списания продуктов. Сразу после расходования продукта МОЛ вносит в ведомость количество и причину списания. Далее бухгалтер составляет акт списания и заверяет у руководителя. Подписанный акт регистрируется в программе, после чего списанные продукты выбывают из подотчета МОЛ.

Для организации контроля за фактическими остатками продуктов на складе необходимо проведение ревизий, как плановых, так и внезапных, частичных (по нескольким позициям) и сплошных (полный пересчет остатков).

Только сплошные инвентаризации помогут выявить все недостатки системы складского учета на различных стадиях движения продукта: появление продуктов-двойников при оприходовании, отсутствие привязки рецепта к прейскуранту или неверная калькуляция при производстве, отсутствие актов списания или неверное их составление.

Вывод: основой системы складского учета является ревизия (инвентаризация). При регулярном проведении ревизий учетные остатки (в программе) максимально приближены к фактическим, что позволяет знать точное количество продуктов на складе и планировать их поступление.