Обзор существующих программных решений для автоматизации деятельности нотариальной конторы

Главной задачей организации в нотариальной конторе является качественное выполнение предоставляемых услуг. Выполнить эту задачу помогает та или иная комплексная программа для нотариусов, обладающая широким спектром возможностей, а именно: учет оказанных нотариальных услуг и нотариальных консультаций по каждому клиенту, учет документов по каждой из консультации и многие другие. Пользуясь программой, которая предполагает систематизированный правовой учет и нотариальный контроль, руководство нотариальной конторы значительно облегчается. Владея значительным потенциалом, программа для нотариусов легко адаптируется под учет в нотариальной фирме. Такая программа по систематизации для нотариусов может осуществлять комплексный учет в нотариальной конторе. Система учета для нотариусов позволяет осуществлять нотариальный контроль и нотариальный учет.

Рассмотрим на примере несколько программных продуктов для автоматизации нотариальной конторы.

Программный продукт Нотариат, создан специально для автоматизации нотариального делопроизводства и документооборота, так любой специалист конторы легко и просто сможет создать документ любой сложности, соответствующий всем требованиям законодательства РФ [15].

Программный продукт полностью ориентирован на весь цикл нотариального документооборота, начиная с создания и удостоверения документа и заканчивая подачей отчетности в ИФНС по соответствующим формам.

Нотариат является одним из признанных лидеров на рынке программного обеспечения для автоматизации нотариального делопроизводства уже в течение 10 лет.

В продукт заложены опыт и знания постоянно практикующих нотариусов, а также самые передовые технологии, которые позволили разработать Нотариат — это программный комплекс для нотариусов для подготовки и электронного хранения документов, автоматизации нотариального делопроизводства [15].

Создание, хранение нотариальных и ненотариальных документов на основе шаблонов нотариуса и обновляемой, встроенной библиотеки шаблонов. Автоматическое формирование текста документа и удостоверительной надписи. Накопление всей необходимой справочной информации. Автоматизация делопроизводства (в том числе формирование описей дел), формирование статистических отчетов и т. п.

Три главных логических элемента: Создать новый документ, Продолжить формирование, Архив нотариальных документов (рис 2).

Рис. 2 Три главных логических элемента

В режиме создание нового документа, открывается дерево шаблонов, которые рассортированы по папкам. Пользователь самостоятельно может добавлять новые, удалять и изменять уже созданные шаблоны документов. Библиотека шаблонов может быть дополнена и изменена [15].

Внешний вид встроенного редактора привычен, приближен к Microsot Word, но ориентирован на нотариальную деятельность. Например, для ускоренного перемещения применяются специальные символы полей и $, которые при печати автоматически удаляются (рис. 3).

Рис. 3 Внешний вид встроенного редактора

В Нотариат предусмотрено несколько систем заполнения шаблонов: упрошенные (диалоговые окна и переключение при помощи мыши) и работа с горячими клавишами, которая значительно увеличивает скорость подготовки документа. Выбрав двух доверителей, добавляется информация для второго Нотариат работает со справочниками, например, клиентов. Справочники заполняются автоматически, данные берутся из документов. Согласует род, падеж, число, пол. Формирует удостоверительную надпись Проверка паспорта на просроченность Если документ готовится заранее, его можно отложить, задав название и расположение. Создание папок в отложенных Переходим к следующей главной иконке Продолжить формирование. Перед нами открываются все документы, которые были отложены. Они отсортированы по дате. Можно воспользоваться поиском.

Открывая документ, подтверждаем дату. В документе подставляется актуальный на данный момент реестровый номер. Вносим изменения в текст, затем распечатываем.

Печать возможна на бланках единого образца, на обычной бумаге или на бумаге с нанесением номера бланка — Нотариат сам делает отметку на документе об используемых бланках.

После того, как документ распечатан, его можно сохранить в электронный реестр (Архив нотариальных документов).

Все сохраненные нотариальные документы хранятся в Архиве нотариальных документов. Поиск можно осуществить по любому атрибуту документа, в том числе и по его тексту. Например, ФИО участника, марка автомобиля или название организации [15].

Найденные документы. Можно внести изменения в существующие документы или создать на основе новый. При печати измененного документа ранее использованные бланки будут отмечены как испорченные. К документу можно прикрепить сканированные копии различных документов или видеозапись действия, посредством модуля видеосопровождения.

В архиве нотариальных документов Вы можете работать со статистикой и формировать различные отчеты. В том числе производить анализ архива на пропуски и повторения.

Выбираем требуемый шаблон, вводим количество сделанных копий, открываем документ, сохраняем. Программа сама проставит реестровые номера и учтет тариф.

В Нотариат нумерация реестров ведется автоматически, в каждый нотариальный документ вставляется реестровый номер. Формат и количество реестров настраивается один раз.

При внесении в Нотариат номенклатуры дел документы автоматически распределяются по томам и делам.

На основе данных электронного архива и номенклатуры дел Нотариат самостоятельно формирует описи.

В Нотариат можно учитывать доходы и расходы нотариуса и его нотариальной конторы. Автоматически формировать статистический отчет в части расходов. Программа может рассчитывать заработную плату сотрудников.

В Нотариат можно управлять действиями сотрудников. Например, определенным сотрудникам можно запретить просмотр финансовой информации и статистических данных.

Нотариат может работать в локальной сети нотариальной конторы. В сети все документы, шаблоны и данные едины.

Сканирование паспортов позволяет быстро и корректно внести данные паспорта гражданина в документ через сканер. Экономия времени ввода данных 4−5 раз.

Следующим популярным программным решением для автоматизации является программный продукт «Экспресс». Он является практическим единственной программой, по серьезному автоматизирующей подготовку текстов нотариальных документов и нотариальное делопроизводство [16].

В программе имеется обширная библиотека форм нотариальных документов и удобный механизм заполнения этих форм, позволяющий после окончания заполнения получить синтаксически и юридически правильный документ.

Программа формирует электронный реестр нотариальных действий, что очень удобно для поиска ранее удостоверенных документов и формирования статистической и финансовой отчетности.

Значительная часть рабочего времени нотариуса уходит на подготовку текстов нотариальных документов. Это достаточно трудоемкий процесс. Даже если в распоряжении нотариуса находится большое количество заранее подготовленных шаблонов, такая работа требует концентрации внимания и серьезных затрат времени.

Именно по этой причине подобная рутинная и далеко не всегда творческая работа в первую очередь нуждается в автоматизации.

Уникальная методика работы с документами, реализованная в «Экспресс», эффективно автоматизирует не только подготовку и печать текстов документов, но и многие другие аспекты нотариального делопроизводства.

Большинство документов, ежедневно создаваемых в нотариальной конторе, являются типовыми, и раз за разом нотариусу или его сотруднику приходится выполнять одни и те же постоянно повторяющиеся действия — взять подходящий шаблон документа, внести в него фамилии, адреса и паспортные данные действующих лиц, вставить в определенные места шаблона другую необходимую информацию, например, данные о правоустанавливающих документах, и так далее [16].

При этом обязательно требуется выполнить ряд мелких правок по тексту самого шаблона: согласовать падежи, заполнить удостоверительную надпись, расшифровать прописью суммы и даты, и многое, многое другое. Как показывает опыт, именно здесь тратится больше всего времени и наиболее вероятны ошибки.

АРМ «Экспресс» выполняет все эти правки автоматически и незаметно для пользователя, законченный документ формируется сразу же после внесения всех основных данных. Более того, пользователю даже не требуется помнить, какие именно данные и куда нужно вносить в тот или иной документ — система сама запрашивает всю необходимую информацию, и сама расставляет введенные данные в нужные места документа, полностью согласуя при этом его различные части.

Тщательное вычитывание текста документа, так необходимое при ручной подготовке его текста, здесь абсолютно не требуется, а это дополнительная и существенная экономия времени.

И, конечно же, у пользователя всегда остается и возможность внесения в текст любых изменений, не предусмотренных логикой работы программы. Встроенный в АРМ «Экспресс» редактор текста напоминает по своему внешнему виду и использованию распространенный редактор Microsot Word и не требует дополнительного обучения [16].

Итак, для формирования законченного документа пользователю АРМ «Экспресс» достаточно просто ответить на все задаваемые системой вопросы. Естественно, все данные вводятся однократно, в максимально простой и удобной форме, а программа автоматически расставляет их в документе в таком виде, как это требуется по его тексту (рис.4).

Рис. 4. Расстановка данных в тексте

При этом вводимая информация без каких-либо дополнительных усилий со стороны пользователя подвергается различным проверкам. Например, сопоставляя дату рождения гражданина и дату выдачи его паспорта, АРМ «Экспресс» может сразу же выдать предупреждение о паспорте с просроченным сроком действия.

Более сложные проверки используют информацию, размещенную во встроенных базах данных. Например, система способна автоматически выдать предупреждение об отмененной доверенности, недействительном номерном бланке, наличии арестов и запрещений и т. д.

Проведение этих проверок обеспечивает существенное снижение рисков нотариуса при предоставлении ему недостоверной или поддельной информации недобросовестными гражданами [16].

Все подготовленные с помощью АРМ «Экспресс» документы автоматически сохраняются в электронном реестре. Это очень удобно, так как впоследствии любой документ может быть за считанные секунды найден, исправлен, повторно распечатан и т. д. На основе найденного документа всегда может быть подготовлен новый, для этого достаточно запустить механизм заполнения и ввести новые ответы на все или часть вопросов (рис. 5).

Рис. 5. Механизм заполнения данных

В зависимости от вида документа информация автоматически заносится и в другие базы данных, например, в электронную книгу учета завещаний, книгу учета наследственных дел и т. д. Работать с этими электронными книгами намного удобнее, чем с бумажными, так как информация в них ищется гораздо быстрее.

Опасения, что сохранение такого большого количества информации на компьютере приведет к его переполнению, совершенно лишены основания — емкость накопителей современных компьютеров достаточна для размещения архива более чем за 100 лет.

Возможности АРМ «Экспресс» не ограничиваются заполнением документов, их печатью и хранением, но ограниченный объем данной статьи не позволяет описать их все. Остановимся лишь на некоторых дополнительных удобствах системы.

Сканирование и распознавание паспорта гражданина РФ. Эта функция существенно упрощает ввод паспортных данных. Используя любой планшетный сканер, АРМ «Экспресс» автоматически получает и вставляет в документ все данные, указанные на развороте паспорта.

Все знают, сколько времени и сил отнимает подготовка ежегодного статистического отчета. За счет того, что в АРМ «Экспресс» ведется электронный реестр, годовой статистический отчет может быть сформирован за считанные минуты [16].

Подсистема видеорегистрации. Не секрет, что иногда нотариусу приходится сталкиваться с особыми категориями граждан, которые впоследствии могут не только отказаться от своей подписи на документе, но и сказать, что они вообще не были в нотариальной конторе и ничего не подписывали. В этом случае нотариус должен обеспечить себя дополнительными материалами, подтверждающими обратное. Любая веб-камера, подключенная к компьютеру, способна превратить АРМ «Экспресс» в фотои видеокамеру, фиксирующую все, что происходит в помещении нотариальной конторы.