Работа с деловой графикой в PowerPoint 2007

Программа PowerPoint является лидером среди систем для создания презентаций. С ее помощью текстовая и числовая информация легко превращается в профессионально выполненные слайды и диаграммы, пригодные для демонстрации перед аудиторией. [2; c.12].

Презентация — это набор слайдов, объединенных возможностью перехода от одного слайда к другому и хранящихся в общем файле.

Термин «слайд» используется для обозначения единицы визуальных материалов презентации вне зависимости от того, будет ли эта страница демонстрироваться на экране дисплея, распечатываться на принтере или выводиться на 35-миллиметровую фотопленку.

Слайд — это логически автономная информационная структура, содержащая различные объекты, которые представляются на общем экране монитора, листе бумаги или на листе цветной пленки в виде единой композиции.

В составе слайда могут присутствовать следующие объекты: заголовок и подзаголовок, графические изображения (рисунки), таблицы, диаграммы, организационные диаграммы, тексты, звуки, маркированные списки, фон, колонтитул, номер слайда, дата, различные внешние объекты.

Ничто так не оживляет презентацию, как добавление в слайд — фильм объектов мультимедиа — видеофрагментов, звука и музыки. Добавление в презентацию объектов мультимедиа осуществляется очень просто и производит поистине потрясающий эффект.

В любой слайд можно внедрить один или несколько объектов мультимедиа. Возможно, это будет короткий музыкальный клип, который воспроизводится в то время, когда слайд появляется перед зрителями. Может быть, за музыкальным клипом последует видеоролик, записанный кем-нибудь из участников проекта. Эти клипы могут запускаться автоматически во время появления слайда или по истечении некоторого интервала времени. Кроме того, чтобы начать воспроизведение, докладчик может дважды щелкнуть на расположенном на слайде значка видеоролика, звукового или музыкального фрагмента.

Перечислим десять основных преимуществ Office PowerPoint 2007, способствующих повышению производительности труда пользователей и улучшению взаимодействия между ними. [4; c.25].

• 1. Пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent позволяет быстрее получать лучшие результаты.
• 2. Переработанный пользовательский интерфейс Office Fluent облегчает и делает более интуитивным создание, проведение и совместное использование презентаций. Оптимизированное, комфортное рабочее пространство со множеством функций и возможностей позволяет сосредоточиться на выполняемой работе и быстрее достигать нужных результатов.
• 3. Мощные, динамические диаграммы SmartArt. В Office PowerPoint 2007 можно легко создавать эффектные, динамические диаграммы структурных связей, рабочих процессов и иерархий. Можно преобразовывать маркированные списки в диаграммы SmartArt, а также изменять и обновлять существующие диаграммы. С помощью новых контекстных меню построения диаграмм пользователи получают удобный доступ к богатым возможностям форматирования.
• 4. Повторное использование материалов с помощью библиотек слайдов Office PowerPoint 2007.

Библиотеки слайдов PowerPoint позволяют хранить презентации в виде отдельных слайдов на узле, поддерживаемом сервером Microsoft Office SharePoint Server 2007, а затем легко адаптировать эти материалы средствами Office PowerPoint 2007. Это не только сокращает время создания презентации, но и позволяет синхронизировать вставленные слайды с версией на сервере, что гарантирует актуальность содержимого.

5. Взаимодействие с пользователями на разных платформах и устройствах.

Преобразование файлов в форматы XPS и PDF гарантирует возможность обмена презентациями Office PowerPoint 2007 для использования на любой платформе.¹

6. Использование собственных макетов для ускорения процедуры сборки презентаций.

В Office PowerPoint 2007 можно создавать и сохранять собственные макеты слайдов, что избавляет от необходимости тратить время на вставку макетов в новые слайды через буфер обмена или удаление содержимого слайда с нужной разметкой. Библиотеки слайдов PowerPoint упрощают обмен такими слайдами с другими пользователями, помогая выдерживать единый профессиональный стиль презентаций.

7. Ускорение процессов рецензирования с использованием Office PowerPoint 2007 и Office SharePoint Server 2007.

С помощью встроенных в Office SharePoint Server 2007 рабочих процессов можно инициировать и контролировать процедуры рецензирования и утверждения прямо в Office PowerPoint 2007, что способствует сокращению сроков рассмотрения документов в организации, не требуя от сотрудников осваивать новые средства.

8. Согласованное форматирование презентаций с помощью тем документов.

Темы документов позволяют одним щелчком изменить внешнее оформление всей презентации. При изменении темы презентации изменяется не только цвет фона, но и цвета, стили, шрифты схем, таблиц, диаграмм, фигур и текста в презентации. Применяя тему, можно быть уверенным, что вся презентация приобретет более профессиональный и согласованный вид.

9. Широкие возможности изменения фигур, текста и графики с помощью новых средств и эффектов рисунков SmartArt.

Набор способов работы с текстом, таблицами, диаграммами и другими элементами презентации стал намного богаче, чем прежде. Оптимизированный пользовательский интерфейс и контекстные меню Office PowerPoint 2007 делают эти средства легко доступными, позволяя добиться нужного эффекта всего за несколько щелчков мыши.

10. Более безопасный доступ к презентациям PowerPoint.

В презентации PowerPoint можно добавлять цифровую подпись, которая гарантирует, что с момента отправки вами презентации ее содержимое не менялось; можно также пометить презентацию как окончательный вариант, чтобы предотвратить случайное внесение изменений. С помощью элементов управления содержимым можно создавать и развертывать структурированные шаблоны PowerPoint, которые предписывают пользователям вводить нужную информацию, одновременно защищая данные в презентации, не подлежащие изменению.

Любой монотонный отчет при использование этой программы и ее возможностей превратиться в живой динамичный, и может быть дополнен презентацией с музыкой и другими спецэффектами, а создание на его основе конференции позволит его усвоить лучше для остальных сотрудников.