Пути совершенствования учета расчетов с покупателями и заказчиками

Управление дебиторской задолженностью охватывает весь процесс получения своевременной оплаты за продукцию от покупателей. На мой взгляд, отправки счета-фактуры и писем-напоминаний тем клиентам, которые не платят в срок, недостаточно. Для более рационального управления дебиторской задолженностью возможно предложить следующие меры улучшения учета расчетов с покупателями и заказчиками.

1) Оформление дебиторской задолженности векселем.

Вексель, являясь одним из видов безналичных расчетов, в последние годы приобретает все большую популярность среди предприятий при расчетах за поставленную продукцию или оказанные услуги и благодаря своим свойствам выступает одним из наиболее привлекательных способов инкассации дебиторской задолженности. Особенность векселя в качестве долгового обязательства состоит в том, что он является безусловным, бесспорным, не зависящим от причин, вызвавших его выдачу, обязательством. Разумеется, получение векселя не уменьшает объем дебиторской задолженности в составе оборотных активов предприятия. Однако обеспечение дебиторской задолженности векселем предоставляет векселедержателю больше вариантов для управления и оптимизации дебиторской задолженностью. Наличие векселя гарантирует получение указанной суммы по истечении определенного срока. Вексельный кредит — это кредит векселедержателю путем покупки векселя до наступления срока платежа. Владелец векселя получает от банка сумму, указанную в векселе, за минусом учетного процента, комиссионных платежей и других расходов. Стороны могут продлить срок оплаты. Закрытие вексельного кредита производится на основании извещений банка об оплате векселя. Также оплачивается учетный процент.

Номинальная стоимость векселя — это денежная сумма, указанная на векселе, не включающая проценты, подлежащие выплате в конце срока обращения векселя при отсутствии условия выплаты основной суммы в соответствии с определенным графиком выплаты в рассрочку. В бухгалтерском учете векселя учитываются по общей сумме. Общая сумма — это сумма, подлежащая начислению процента. Любая сумма, выплаченная сверх общей, является процентом. Общая сумма измеряется справедливой рыночной стоимостью или суммой денежной стоимости товаров или услуг, проданных или оказанных в обмен на вексель по рыночной ставке.

Векселя можно разделить на процентные и дисконтные.

Процентный вексель — ценная бумага, содержащая безусловное обязательство банка выплатить предъявителю сумму векселя и доход по нему на условиях, указанных в векселе.

Дисконтный вексель - это ценная бумага, которая приобретается по цене ниже номинальной, а погашается в конце срока по номиналу. То есть выпуск векселя осуществляется с дисконтом (скидкой) от номинала, а разница между ценой продажи векселя и его номиналом и составляет доход держателя.

2) Внесение депозита вместе с заказом.

При поставках товаров или услуг, производимых по специальному заказу клиентов, уместно вспомнить о требовании внесения задатка. Если нет веских оснований считать, что это повредит бизнесу, подобную политику, несомненно, следует проводить. Многие компании и профессиональные партнерства обнаружили удивительную готовность покупателей вносить предоплату, особенно когда им объяснят объем предстоящей работы.

3) Кредитные лимиты.

Многим компаниям имеет смысл установить кредитные лимиты на каждого корпоративного клиента, определяющие максимальный размер разрешенного кредита. Если в результате выполнения очередного заказа этот лимит будет превышен, следует предупредить соответствующего менеджера. Возможно, простого телефонного звонка с просьбой оплатить часть накопившегося долга, прежде чем будет выполнен следующий заказ, будет достаточно, чтобы тут же получить чек.

4) Система скидок и штрафов.

Одним из наиболее действенных инструментов, позволяющих максимизировать поток денежных средств и снизить риск возникновения просроченной дебиторской задолженности, является система скидок и штрафов. Система начисления пеней и штрафов за нарушение сроков оплаты, установленных графиком погашения задолженности, должна быть предусмотрена в договоре. Скидки предоставляются в зависимости от срока оплаты товара. К примеру, при полной предоплате предоставляется скидка в размере 3% от стоимости товара, при частичной предоплате (более 50% от стоимости отгруженной партии) — скидка 2%, при оплате по факту отгрузки — скидка 1%. При предоставлении рассрочки платежа на 7 дней скидки не предусмотрены.

5) Внедрение программы 1С: Бухгалтерия.

Укоренить на предприятии программный продукт 1С: Бухгалтерия. Это позволит значительно сэкономить время выполнения некоторых типовых операций и расширить функциональные возможности автоматизированного учета. Посещение бухгалтером по расчетам семинаров или курсов по повышению квалификации позволит сократить до минимума ошибки и неточности в учете. Нелишним также будет усиление взаимодействия бухгалтерии и юридического отдела.

6) Инвентаризация.

Для проведения инвентаризации должна создаваться специальная комиссия, назначенная руководителем. Проверка состояния дебиторской задолженности должна проводиться по каждому покупателю и заказчику отдельно. Затем организация должна изучить, какой процент неплатежа приходится на одного или нескольких главных должников; будет ли влиять неплатеж одним из главных должников на финансовое положение предприятия; производить оценку по срокам образования задолженностей и срокам их возможного погашения. Руководство должно регулярно информироваться о состоянии задолженности покупателей, чтобы иметь возможность не допустить невыполнения покупателями своих обязательств. Следовательно, выявление просроченной дебиторской задолженности один раз в год недостаточно. Для этого бухгалтерия должна еженедельно представлять руководству отчет о наличии и движении дебиторской задолженности.

7) Создание резерва по сомнительным долгам.

Сомнительным долгом признается дебиторская задолженность организации, которая не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями. Резерв по сомнительным долгам создается на основе проведенной инвентаризации дебиторской задолженности организации. Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично.

8) Аудит.

Цель аудита дебиторской задолженности является проверка законности возникновения дебиторской задолженности и своевременности ее погашения, правильности учета расчетов и мероприятий, проводимых руководством организации для устранения причин, вызывающих возникновение невостребованной задолженности. Для достижения этих целей требуются хорошие знания как правил ведения бухгалтерского учета и налогообложения, так и знания в области гражданского законодательства. Аудиторы обладают всеми этими необходимыми знаниями для качественного проведения необходимой работы.

Задачей аудита является анализ финансового положения и рыночной устойчивости хозяйствующего субъекта, его достоверности и деловой активности. Аудит дебиторской задолженности является одним из самых сложных вопросов аудита на данный момент, потому что именно в данном разделе допускается больше всего умышленных или обычных ошибок.

В ходе аудита дебиторской задолженности проводится следующие операции:

• 1) экспертиза документов, подтверждающих ваши права на отражение операций дебиторской задолженностью;
• 2) определение дат возникновения всей дебиторской задолженности;
• 3) выявление задолженности с истекшим сроком исковой давности;
• 4) анализ учета списанной задолженности;
• 5) определение соответствия условиям договора и платежным документам задолженность по выданным авансам, и т. д.

Достижение уверенности в том, что задолженность контрагентов и задолженность перед контрагентами числятся на счетах учета в реальных значениях — один из важнейших процессов в аудите расчетов с покупателями и заказчиками.

9) Напоминание об оплате.

На следующий день после истечения срока платежа необходимо сделать напоминание. Стандартное письмо, адресованное в бухгалтерию, наверняка не возымеет результата. Скорее всего его примут за почтовую макулатуру и сразу оприходуют в корзину для мусора. При приеме заказа следует выяснить фамилию, должность и адрес лица, ответственного за оплату. Если это международная компания, то, возможно, потребуется направлять счета в региональный или головной офис, расположенный в другой стране. Напоминание об оплате должно быть адресовано соответствующему лицу. В письме следует осведомиться о наличии какой-либо причины неплатежа и попросить немедленно сообщить о ней. При этом лучше воспользоваться не международной авиапочтой, а факсом.

10) Дальнейшие действия.

Если платеж не погашен, необходимо в течение нескольких дней предпринять дальнейшие действия. Промедление, а точнее откладывание, значительно уменьшит шансы на получение какой-либо оплаты вообще. В зависимости от суммы и страны следует обратиться либо в агентство по взысканию долга, либо к юристу.

Таким образом, перегруженность работников бухгалтерии, на которых возлагается ведение различных видов учета, правила по которым не всегда совпадают, нестабильность и неоднозначность правил учета и составления отчетности, регулярные (нередко по нескольку раз в год) изменения, вносимые в руководящие документы, и др., не позволяют своевременно проверить и погасить дебиторскую задолженность. Проблему неплатежей и сокращения объема дебиторской задолженности можно решить, если организовать в составе структуры предприятия отдел по управлению дебиторской задолженностью, состоящей из специалистов из департаментов бухгалтерского учета или финансового анализа. В этом случае повысится уровень согласованности действий между сотрудниками подразделения и, как следствие, скорость в принятии решений по управлению дебиторской задолженностью.