Примерный перечень документации, ведущейся по элементу «4. 4. 1. Ресурсы, обязанности, ответственность и полномочия» на предприятии

Элемент 4.4.1 «Ресурсы, обязанности, ответственность и полномочия» является одним из ключевых на этапе внедрения и дальнейшего функционирования СУОС.

Разберемся с основными понятиями данного элемента.

Ресурсы — это средства, необходимые для разработки, внедрения, поддержания в рабочем состоянии и улучшения системы управления окружающей средой.

Понятие ресурсы включают в себя:

• — человеческие ресурсы со специальными знаниями и опытом;
• — организационную инфраструктуру;
• — материальные ресурсы (технологии и технические ресурсы);
• — финансовые ресурсы.

Обязанность — это документально оформленные обязательства, которые возлагаются на сотрудников с целью выполнения тех или иных требований системы на различных ее этапах.

Даже в случае малой организации каждый работник должен понимать свою роль в СУОС. Обязательствами должны быть наделены не только руководители: распределение обязанностей поможет максимизировать отдачу от СУОС, вовлекая работников на всех стадиях внедрения в процесс понимания и поиска новых возможностей улучшения СУОС.

Ответственность — это документально оформленные положения, при которых лицо, выполняющее какую-нибудь работу в рамках СУОС, обязано дать полный отчет в своих действиях и принять на себя вину за все могущие возникнуть последствия в исходе порученного дела, в выполнении каких-нибудь обязанностей, обязательств.

То есть ответственность рассматривается как возможность возложения вины за невыполнение обязанностей, что дисциплинирует сотрудников и стимулирует к выполнению возложенных на них обязанностей.

Полномочия — это делегированное право использовать ресурсы организации и направлять усилия ее сотрудников на выполнение заданий в рамках СУОС. Полномочия как правило, распределяются высшим руководством.

В упрощенной форме можно сказать, что работники должны знать:

• — что и как они должны делать — «обязанности»;
• — что у них есть право делать это — «полномочия»;
• — что в случае невыполнения своих обязанностей по СУОС к ним может быть применено взыскание — «ответственность».

Только при этих условиях удастся построить эффективную успешную организацию.

Основными документами по данному элементу СУОС являются:

— схема организационной структуры СУОС;

Под организационной структурой СУОС понимается состав (перечень) отделов, служб и подразделений в аппарате управления, системная их организация, характер соподчиненности и подотчетности друг другу и высшему органу управления фирмы, а также набор координационных и информационных связей, порядок распределения функций управления по различным уровням и подразделениям управленческой иерархии в вопросах, касающихся непосредственно СУОС.

Базой для построения организационной структуры СУОС является организационная структура управления предприятием, т.к. сохранение существующей иерархии не будет подрывать основ взаимодействия на предприятии.

Организационная структура должна постоянно проверяться и периодически анализироваться для обеспечения эффективного руководства управлением окружающей средой в организации в зависимости от изменяющихся внутренних и внешних факторов.

Структура СУОС должна демонстрировать взаимосвязь между ее элементами. Как правило, для наглядности делают графическое изображение действующей системы.

— матрица ответственности по элементам СУОС.

Данный документ устанавливает требования к распределению ответственности между работниками всех уровней организации за разработку, внедрение и поддержание эффективного функционирования СУОС. Как правило, оформляется в виде таблицы, в которой указываются все элементы СУОС и ответственные лица по каждому элементу.

Каждый работник должен знать свое место в системе СУОС и четко понимать:

• — линии подчиненности,
• — функциональные обязанности и ответственность в области принятия решений,
• — место функций экологического менеджмента в рамках общей системы управления.

Именно с этой целью создается организационная структура СУОС и матрица распределения ответственности.

Для рассмотрения перечня документации, ведущемуся по данному элементу СУОС возьмем в качестве примера предприятие с внедренной системой ОАО «Бобруйский мясокомбинат».

Предприятием определена структура управления окружающей средой и распределена ответственность за выполнение функциональных обязанностей между работниками всех уровней предприятия за разработку, внедрение и поддержание эффективного управления и функционирования системы.

Схема организационной структуры СУОС предприятия приведена в приложении А, ответственность руководителей предприятия по СУОС — в Матрице ответственности по элементам СУОС в приложении Б.

Распределение обязанностей на предприятии также установлено в Положении о деятельности ОАО «Бобруйский мясокомбинат».

Задачи, функции, ответственность, требования к квалификации специалистов и рабочих, необходимые для выполнения задач в области ООС, определены:

• 1) В должностных инструкциях специалистов и служащих. Должностная инструкция — документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Приказом по предприятию, сотрудникам, задействованным во внедрении и обеспечении функционирования СУОС, данные обязанности были вменены документально путем включения в должностную инструкцию.
• 2) Стандартами предприятия и инструкциями.

В частности данный элемент наиболее подробно отражен в стандарте предприятия «Система управления окружающей средой. Руководство по СУОС ОАО «Бобруйский мясокомбинат» [10].