Правила оформления и отправки электронных писем делового содержания

Особенности работы с электронными документами регулируются положениями разд. VI Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти^[1]. Согласно установленным требованиям, электронный документ должен быть оформлен, но общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российского Федерации».

В федеральном органе исполнительной власти используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и (или) поступившие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел^[2].

Язык при электронной переписке обычно характеризуется конкретностью и краткостью. Рекомендуется избегать длинных фраз и набивших оскомину стандартных при традиционной переписке выражений.

Обращения и приветствия в электронном письме можно опускать и сразу переходить к делу. В то же время, если вы хотите, чтобы ваше электронное письмо носило официальный характер, рекомендуется использовать следующую формулу обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя отчество адресата». И только после этого следует переходить к цели вашего обращения.

При всей неформальности общения необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил составления электронных писем — соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной.

Некоторые правила сетевого этикета (сетикета):

• — размер электронного письма должен быть в два раза короче письма, написанного на бумаге;
• — ответ на электронные письма должен быть отправлен в течение двух суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки;
• — если на электронное письмо нет ответа в течение семи дней, то это рассматривается как нежелание общаться. При стремлении сохранить деловые отношения нужно обязательно через 2—3 дня после отправки электронного письма позвонить или направить повторное письмо адресату для уточнения того, дошла ли до него информация или нет;
• — сеанс электронного диалога закапчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает^[3].

В случае необходимости передачи важной информации большого объема, рекомендуется составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

При ответе на деловое письмо следует оставить весь прежний текст без изменений, а сверху написать свой ответ.

• [1] См.: постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утвержденииПравил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». VI. Особенностиработы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти.
• [2] См.: постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утвержденииПравил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». VI. Особенностиработы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти.
• [3] См.: Кузнецов А. М. Этика государственной и муниципальной службы. С. 172.