Рекомендации по организационному развитию предприятия

Нами было сформулировано несколько рекомендаций, касающихся формирования эффективной системы управления организацией ООО «Евросеть».

В настоящее время крайне важно правильно выстраивать работу по управлению системой внутренних коммуникаций в организации. Необходимо создавать единое информационное поле, устранять коммуникативные разрывы, постоянно получать обратную связь от персонала с целью вовлечения сотрудников в процессы управления организацией, повышения мотивации к достижению целей компании, улучшения качества процедур принятия управленческих решений.

Система внутренних коммуникаций — это комплекс мероприятий. Она будет полноценно работать, если использовать ряд инструментов, так как именно комплекс мер позволяет сделать систему коммуникаций прозрачной, открытой, регулярной.

Все инструменты построения и повышения эффективности системы внутренних коммуникаций можно разделить на четыре вида.

Так, например, внедрение «Корпоративных правил» в организации поспособствует созданию единого информационного пространства и облегчит процесс адаптации новых сотрудников. В «Корпоративных правилах» должна быть отражена вся информация, необходимая сотрудникам для работы в части организационной и психо-физиологической адаптации. В простой и доступной форме отражены стандарты деловой переписки и ведения телефонных переговоров, безопасности, требований к внешнему виду, социальные гарантии работникам, структура организации, правила пользования библиотекой организации, приема пищи, организации командировок, использования автотранспорта организации и курьерских служб, порядок начисления и выплаты заработной платы.

стратегический реструктуризация организационный коммуникация Таблица 2.1. Инструменты внутренних коммуникаций.

Внедрение «Корпоративных правил» позволит, во-первых, сократить период адаптации новых сотрудников, во-вторых, сэкономить время наставников, так как на все вопросы, возникающие у новичков в первый месяц работы, есть ответы в «Корпоративных правилах».

Одновременно целесообразно использование внутреннего сайта для управления коммуникациями, где могут быть размещены регламенты и стандарты работы, оформления презентационных материалов, информация о новых сотрудниках с краткой информацией об их профессиональном опыте и ключевых компетенциях. Также можно информировать сотрудников о возникающих вакансиях, предстоящих мероприятиях и создать страничку с частными объявлениями и страничку «Проба пера». Часть информации, например, интересные статьи или публикации об организации, интервью с сотрудниками, информацию о днях рождения можно разместить на информационных стендах рядом со столовой и в коридорах офиса.

Также в работе необходимо активное использование корпоративных мероприятий, фотоотчетов, корпоративных журналов. В результате, сотрудники организации будут всегда в курсе событий и лучше узнают друг друга. Мы предлагаем создать на официальном портале рубрики «Откровенное мнение», которая позволит, открыто выразить мнение сотрудников по работе, совершенствованию управления. Также предлагается вести рубрику «Великолепная идея», в которой будут приниматься предложения, новые идеи сотрудников о совершенствование работы предприятия. Данные предложения можно будет оставить онлайн, без регистрации в сети. Несомненно, все перечисленные мероприятия поспособствуют взаимодействию и повышению общей управляемости организации.

Например, работу по поддержке внутреннего сайта, корпоративный журнал и корпоративные мероприятия может проводить PR-отдел и частично отдел IT, работу по адаптации новых сотрудников, поддержанию работоспособности корпоративной культуры и системы внутренних коммуникаций в целом, поддержанию климата в коллективе — служба персонала при активном участии руководства.

Часто между сотрудниками разных подразделений возникают взаимные претензии. Если этим процессом не управлять, претензии приводят к конфликтам и снижению эффективности работы. Полезно организовать регулярную регистрацию и разбор взаимных претензий. Такое решение переводит вопрос в конструктивное русло и претензии становятся инструментом отладки системы управления. Можно также проводить ежемесячную аттестацию сотрудников на основе результатов разбора претензий, результаты которой включать в систему премирования.

В общем случае, используя только данные из отчетов и контактов с клиентами, руководитель может получать недостоверную информацию. Например, менеджеры среднего звена, надеясь исправить в будущем недостатки в работе, могут их скрыть. Основанные на неверной информации решения руководства могут не только не исправить, но и усугубить негативные последствия. Поэтому количество контактов с персоналом в целях получения объективной и полной информации должно быть максимально расширенно. Контакты могут осуществляться в виде бесед с сотрудниками, занимающими различные должности, и проходить как в формальной, так и неформальной обстановке (например, проведение еженедельных встреч в кафе, когда люди в непринужденной обстановке высказывают свое мнение по тем или иным вопросам, касающимся состояния дел в организации). Такие беседы можно проводить также и на рабочих местах.

На наш взгляд, в практику ООО «Евросеть» необходимо ввести проведение тренингов и организацию обучения. Тренинги, организационное консультирование и обучение являются эффективными инструментами повышения производительности труда персонала.

Практика организации обучения показывает, что менеджеры и руководители лучше воспринимают материал и новые идеи в процессе дискуссии — собрания, круглого стола, свободного обмена мнениями, работы групп и так далее. Вместе с коллективом сотрудник будет активнее работать над задачами тренинга или семинара, охотнее возьмется за изучением языков.

Предлагается обучать сотрудников ООО «Евросеть» иностранным языкам. Если количество желающих участвовать в корпоративном обучении будет велико (более 30 человек), имеет смысл разделить их на несколько групп.

В ООО «Евросеть» можно ввести организацию психологических тренингов. Индивидуальное психологическое консультирование будет построено по определенным методикам, когда подготовленные консультанты выступают в роли модераторов в беседах с подопечными руководителями, помогают им самим находить свои управленческие и психологические проблемы и пути их решения.

Также необходимо проводить командообразующие тренинги. Командообразующие тренинги представляют собой программы, предназначенные для сплочения коллектива, выработки навыков эффективной командной работы, взаимодействия и коммуникации. Командообразующие программы не только позволяют высвободить творческий потенциал команды и научиться более глубокому взаимодействию, но и наполнят досуг увлекательным времяпровождением. Мы предлагаем проведение в ООО «Евросеть» спортивных мероприятий, организацию спортивных праздников, олимпиады, турниры по футболу, теннису, бильярду, волейболу, «Что? Где? Когда?», автомобильному ориентированию, спартакиады и другие спортивные мероприятия.

Предлагается ввести в практику проведение деловых и интеллектуальных игр между сотрудниками. Интеллектуальные игры позволят проявить эрудицию и смекалку, а также, что немаловажно, — умение слушать друг друга в командной работе.

Например, деловая игра «Магистраль», направленная на развитие креативных и командных навыков работы коллектива. В процессе игры участникам предлагается построить «магистраль» для «локомотива» (баскетбольного мяча). Магистраль содержит инженерные конструкции (тоннели, мосты, станции, повороты) и возводится из стройматериалов, которые предстоит купить, предварительно заработав «игровые деньги». Таким образом, игра состоит из двух частей — на первом этапе команды состязаются друг с другом в формате «Брейн-ринг», зарабатывая очки, которые после будут конвертированы в «игровые деньги». Далее команды получают «техническое задание» и начинается увлекательный процесс строительства: кипит инженерная мысль, экономисты решают финансовые задачи, команды согласовывают проекты друг с другом.

Необходимо организовать следующие мероприятия по совершенствованию управления организацией:

• — организация конкурсов профессионального мастерства среди работников организации, установление особого ритуала поощрения лучших по профессии, возможно определение «человека года». Главное здесь — система публичного поощрения, лучше с приглашением членов семьи;
• — установление льгот и поощрений для сотрудников, проработавших в организации определённое число лет;
• — расширение ассортимента услуг, оказываемых службами организации (юридической, информационной, технической, транспортной и др.) своим сотрудникам;
• — расширение выпуска рекламных материалов и сувенирных изделий для сотрудников организации (часы, галстуки, записные книжки и пр.);
• — установление Дня рождения организации со статусом выходного дня для сотрудников (по возможности);
• — поддержка сотрудников в формировании их страховых и пенсионных фондов;
• — создание системы сбора и реализации предложений и просьб сотрудников предприятия (порядок, сроки, соответствующие распоряжения).

Понятно, что это условное перечисление, поскольку возможны и другие мероприятия. Главное, чтобы все они были направлены на формирование уважения к организации, с которой связана жизнь каждого сотрудника, искреннего желания работать в ней долго и плодотворно.

Таким образом, можно сделать вывод, что создание эффективной системы коммуникаций в организации даст возможность повысить общую управляемость ООО «Евросеть», повысить эффективность работы, мотивацию персонала и оперативную деятельность.