Расширенный фильтр. 
Информационное и технологическое обеспечение профессиональной деятельности

Автофильтр всем хорош, и он позволяет решать самые сложные задачи фильтрации, однако есть существенное, но — условия фильтрации необходимо задавать всякий раз заново, что чревато ошибками. Мы все ошибаемся — это абсолютная истина. Прелесть расширенного фильтра в том, что правильно созданный фильтр может использоваться многократно. База данных пополняется, а вопросы к базе данных (будем привыкать к понятию запроса) повторяются. Или во всяком случае на основе имеющегося запроса много легче создать другой запрос. Итак, опробуем инструмент Расширенного фильтра.

У нас есть база данных Excel КиигиФильтрация. База данных размещена на листе Книги. Для работы с Расширенным фильтром необходимо подготовить фильтр. Для этого просто скопируем заголовки столбцов на новый лист, который назовем Фильтр. Мы не будем определять в нем никаких условий фильтрации, а будем его использовать как шаблон для создаваемых фильтров. Так вот, создадим копию листа Фильтр с именем Годы. Имеются в виду последние годы. А что именно за последние годы — будем определять в самом фильтре. Чтобы создать копию листа Фильтр, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку листа Фильтр и в контекстном меню выбрать опцию Переместить или скопировать (рис. 3.44). В этом окне необходимо поставить флаг Создать копию.

Рис. 3.44. Окно Переместить или скопировать.

Полученную копию листа мы переименуем, снова используя контекстное меню. Предположим, нас интересуют все книги начиная с 2010 г.

(за последние пять лет). В этом случае необходимо создать следующий фильтр (рис. 3.45).

Рис. 3.45. Фильтр по годам издания

Чтобы обратиться к Расширенному фильтру, необходимо поместить курсор в тело таблицы и выполнить команду Данные / Дополнительно. В результате на экране появится окно Расширенный фильтр (рис. 3.46).

Рис. 3.46. Окно Расширенный фильтр

Исходный диапазон будет заполнен автоматически. Чтобы заполнить Диапазон условий, необходимо поместить курсор в соответствующее иоле окна Расширенный фильтр, после чего перейти на лист условий фильтрации и выделить условия фильтрации.

Чтобы вернуться к исходному списку, отменить фильтрацию, необходимо выполнить команду Данные / Очистить (в группе Сортировка и фильтр).

Достаточно часто возникает задача фильтрации уникальных записей. Предположим, вы ведете список заказов. В этом списке имена клиентов повторяются многократно, а вам же нужен список клиентов. В этом случае достаточно выставить флаг Только уникальные записи. Просто? Очень просто. Excel очень эффективный инструмент.

Теперь предположим, что ту же задачу придется решать в следующем году. Снова создать список книг за последние пять лет. Что нужно сделать? Только изменить условия фильтрации на листе фильтра — вместо 2010 ввести 2011.

Теперь посмотрим, как выбрать книги за какой-то интервал времени: допустим, с 2005 по 2010 г. В этом случае фильтр будет выглядеть следующим образом (рис. 3.47).

Рис. 3.47. Фильтр для диапазона лет

Теперь отберем в базе данных книги Андрея Гарнаева (рис. 3.48).

Рис. ЗА8. Фильтрация книг по автору.

Обратите внимание: задавая условия фильтрации, был выбран диапазон, включающий еще два столбца. В окне Расширенный фильтр (рис. 3.49) этот диапазон отображен. Но после выполнения процедуры фильтрации отображается диапазон, связанный именно с автором, т. е. одна ячейка.

Рис. 3.49. Окно Расширенный фильтр

А как вы считаете, имеет ли значение порядок следования столбцов в базе данных (лист Книги) и в условиях фильтрации (один из листов Фильтр)?

Во многих случаях работа носит повторяющийся характер. Очень часто мы из года в год повторяем одни и те же вопросы либо несколько корректируем вопросы, которые уже задавали раньше. Именно в таких случаях очень хороню применять Расширенный фильтр. Важна не просто сложная логика, но именно часто повторяющиеся запросы к базе данных.