Понятие и классификация служебных писем

Служебное письмо — обобщенное название документов, служащих средством общения физических и юридических лиц по поводу осуществляемой ими деятельности.

Для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов: 03 — эмблема организации; 04 — код организации; 05 — ОГРН юридического лица; 06 — ИНН/ КПП; 08 — наименование организации; 09 — справочные данные об организации; 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа; 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; 15 — адресат; 17 — резолюция; 18 — заголовок к тексту; 19 — отметка о контроле; 20 — текст документа; 21 — отметка о наличии приложения; 22 — подпись; 27 — отметка об исполнителе; 30 — идентификатор электронной копии документа. Следует подчеркнуть, что письма могут оформляться на специально заготовленных в организации бланках писем (см. п. 2.3).

Заголовок к тексту письма должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Помещается перед текстом письма. Содержание выражается в предложном падеже, начинается с предлога «О» или «Об» (Об организации выездной торговли, О качестве поставляемого товара). Заголовок кавычками не выделяется, пишется с заглавной буквы.

Текст письма излагается в повествовательной манере, как правило, при прямом порядке слов в предложениях, допускается включение сложносокращенных слов и аббревиатур (госкомитет, ОАО «Саратовгаз», ГОСТ Р, ПК и т. д.).

Стиль письма отличается употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии, в силу, в целях и др.), сложных союзов (вследствие того, что; ввиду; в связи с тем, что).

Если в деловом письме автор — юридическое лицо, то изложение ведется от третьего лица единственного числа (предприятие гарантирует, предлагает, является и т. д.), от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, подтверждаем). Если автор — лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа (прошу, довожу до Вашего сведения).

В тексте служебных писем широко применяются устойчивые языковые обороты (клише). Например, в качестве мотивировки написания письма могут выступать выражения «в связи со сложившейся ситуацией», «в ответ на ваше письмо», «в подтверждение нашей договоренности» и т. д.

По функциональному признаку служебные письма подразделяются па следующие виды.

• 1. Циркулярные письма — высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения и установки, которые носят распорядительный характер.
• 2. Письма-запросы содержат просьбу о предоставлении подробной информации о каком-либо объекте. Используются для подготовки и заключения сделок. Как правило, начинаются с фраз: «прошу предоставить…», «просим разъяснить…», «ООО „Фирма“ обращается к Вам с просьбой о…».
• 3. Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Языковые обороты, применяемые в гарантийных письмах, служат в качестве юридически значимых компонентов текста: «гарантируем возврат кредита в сумме… в срок до…», «оплату гарантируем» и т. д.
• 4. Оферта — письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить договор. Оферта, как правило, имеет определенный, указанный в ней срок действия.
• 5. Рекламация (претензия) — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Предполагает письмо-ответ на нес.

Претензия (рекламация) должна содержать следующие сведения:

• • полное наименование организации, которой направлена претензия, ее адрес;
• • основание для предъявления претензии (ссылка па договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства);
• • предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);
• • доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной);
• • конкретные требования составителя претензии (требование замены некачественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и другое).

Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон. Документыприложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др. Организация, направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма.

При составлении текста претензии используются следующие фразы:

• — «К нашему сожалению, мы вынуждены сообщить, что качество поставляемого Вами товара не удовлетворяет требованиям…»
• — «Направляем Вам претензию на…»
• — «Предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с…»
• — «Заявляем Вам претензию в отношении…»
• — «Высылаем Вам акт экспертизы от_№__, из которого следует, что…»
• — «Наш заказчик предъявляет Вам претензию (рекламацию) в отношении качества…»
• — «В партии товара, отгруженной…, обнаружена недостача…»
• — «При приемке товара, поступившего (дата) по накладной №. была установлена недостача…» и т. п.

В конце текста используются выражения: «в соответствии с изложенным просим Вас заменить дефектный товар новым (отправить нам новую партию товара; поставить недостающий товар; возместить стоимость поврежденного товара; возместить убытки; предоставить скидку с цены в_%; перечислить на наш расчетный счет сумму_; компенсировать расходы в сумме_и т.п.)».

Претензия должна иметь заголовок к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена, например: «О претензии по договору купли-продажи от_№_».

• 6. Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Типичные речевые обороты, используемые при написании сопроводительных писем: «направляем вам…», «согласно прилагаемому списку высылаем отдельным пакетом…», «с удовольствием направляем в Ваш адрес…».
• 7. Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов и материальных ценностей.
• 8. Письма-извещения обычно являются ответом на запрос, сообщают или утверждают что-либо. Начинаются со слов: «на Ваш запрос сообщаем», «извещаем Вас», «доводим до Вашего сведения».
• 9. Письма-напоминания направляются в случаях, когда не удается добиться результата с помощью телефонных переговоров или личного контакта. В них может говориться о возможных мерах, которые будут приняты при неисполнении достигнугых ранее договоренностей.
• 10. Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении. Стандартные клише: «убедительно просим Вас», «обращаемся к Вам с просьбой», «настоятельно требуем выполнения принятых вами обязательств».
• 11. Информационные письма — разновидность извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте.
• 12. Письма-приглашения могут направляться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты, в которых свободные места заполняются от руки.