Понятие и виды бухгалтерских документов

Бухгалтерский документ — письменное свидетельство законности и реальности совершенной хозяйственной операции, являющееся средством ее юридического оформления.

Документ (лат. documentum — доказательство) — основа построения всей системы бухгалтерского учета. Он является объектом анализа при документальной ревизии, аудиторской проверке и судебно-бухгалтерской экспертизе.

Информация, отражаемая на бумажных или электронных носителях, имеет одинаковую юридическую силу.

Бухгалтерский документ: а) отражает факт совершения хозяйственной операции; б) служит основанием для отражения операций на счетах; в) является средством предупреждения хищений товарно-материальных ценностей.

Н иже перечислены виды бухгалтерских документов (по степени обобщения учетной информации).

• 1. Первичные учетные документы (ст. 9 Закона № 402-ФЗ):
  • — накладные (на внутреннее перемещение, отпуск на сторону);
  • — акты (приема, передачи, списания, замены и др.);
  • — требования (на отпуск материалов, платежное требование);
  • — ордера (приходный, расходный кассовый);
  • — поручения (платежное, сводно-платежное);
  • — счета (счет-фактура, лицевой счет и др.);
  • — отчеты (авансовый и др.).

Первичные учетные документы фиксируют факты совершения хозяйственных операций в той последовательности, в которой они проводятся на различных участках, цехах, складах и т. п. Это обеспечивает экономическому субъекту сплошной учет всех объектов на основе записей в документах, а также контроль за сохранностью собственности.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), соответственно весь бухгалтерский учет ведется на основании первичных документов. Под хозяйственной жизнью понимается сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и движение денежных средств. Соответственно, документальной основой бухгалтерского учета являются первичные учетные документы.

В соответствии с ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ первичные учетные документы составляются на бумажном носителе и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Под электронным документом понимается документ, информация в котором представлена в электронной цифровой форме (ст. 3 Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»).

В случае если законодательством РФ или договором предусмотрено предоставление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по их требованию за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). В качестве лиц могут выступать: клиенты, партнеры организации, налоговые агенты и др. Кроме того, контролирующие и правоохранительные органы наиболее часто в процессе осуществления различных видов проверок вправе требовать документы, изготовленные на бумажном носителе.

Основные требования, предъявляемые к первичным учетным документам:

• — должны содержать все обязательные реквизиты;
• — должны быть составлены в момент совершения хозяйственной операции, в исключительных случаях — непосредственно после ее окончания;
• — исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты внесения исправлений;
• — заполнение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Внесение в первичные документы поправок, не подтвержденных участниками хозяйственных операций, не допускается. В денежных (банковских и кассовых) документах не должно быть никаких исправлений.

При создании унифицированной формы документа разрабатывается формуляр-образец — общая модель построения всех документов системы (ГОСТ Р.6.30−2003).

Реквизитами (от лат. requisitum — требуемое, необходимое) являются сведения о хозяйственно-финансовой операции, указанные в бухгалтерском документе. К числу основных и обязательных реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, относятся:

• — наименование документа (накладная, акт, счет-фактура, расходный кассовый ордер и т. п.);
• — дата составления документа;
• — наименование экономического субъекта, составившего документ;
• — содержание факта хозяйственной жизни;
• — величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• — наименование должностных лиц (или лица), совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ес оформления, либо наименование должностных лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события;
• — подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

По мере необходимости в содержание документа могут быть включены дополнительные реквизиты: адрес предприятия, учреждения, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, печать, эмблема организации, визы, отметка о контроле и другие реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

Первичные документы по учету денежных средств могут подписываться только руководителем организации и главным бухгалтером, а также лицами, которым приказом предоставлены такие полномочия.

Исправление в первичном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (ч. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Исправления допускаются по согласованию с участниками хозяйственных операций. Исправления не допускаются:

• а) в кассовых документах (приходный, расходный кассовый ордер, журнал регистрации кассовых документов, кассовая книга);
• б) в банковских документах (платежное поручение, платежное требование, аккредитив, инкассовое поручение, денежный чек, объявление на взнос наличными).
• 2. Регистры бухгалтерского учета (ст. 10 Закона № 402-ФЗ) предназначены для регистрации, систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), ведомостях, на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных с помощью вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Не допускаются пропуски и изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 10 Закона № 402-ФЗ).

Порядок сочетания учетных регистров, их внешний вид, последовательность записей в них, использование счетной техники, построение документов и схема документооборота характеризуют форму счетоводства или форму бухгалтерского учета. В соответствии с ч. 6 ст. 10 Закона № 402-ФЗ формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по предоставлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров для организаций государственного сектора устанавливаются бюджетным законодательством РФ.

3. Документы бухгалтерской (финансовой) отчетности (ст. 13 Закона № 402-ФЗ) — это единая система документальной отчетности на основе данных бухгалтере кого учета по установленным формам (на базе документов двух указанных видов). Бухгалтерская отчетность содержит информацию о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, систематизированную в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете.

Бухгалтерская отчетность как система показателей группируется в определенные составы отчетности для различных организаций (организаций государственного сектора, некоммерческих организаций, ЦБ РФ^[1]) и характеризует финансово-хозяйственную деятельность экономического субъекта за отчетный период.

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 208-ФЗ " О консолидированной финансовой отчетности" наряду с бухгалтерской отчетностью организацией составляется консолидированная отчетность.

Бухгалтерская отчетность считается составленной после подписания ее экземпляра на бумажном носителе руководителем экономического субъекта. Сроки ее предоставления — не позднее трех месяцев после окончания отчетного года.

В отношении бухгалтерской (финансовой) отчетности не может быть установлен режим коммерческой тайны (ч. 11 ст. 13 Закона № 402-ФЗ), поскольку она не имеет коммерческой ценности, может быть известна третьим лицам после ее опубликования и в соответствии с указанными положениями законодательства о бухгалтерском учете экономический субъект не принимает меры к охране ее конфиденциальности.

• [1] Состав бухгалтерской (финансовой) отчетности Центрального банка РФ устанавливается Федеральным законом от 10 июля 2002 г. № 86-ФЗ «О Центральном банке РФ (Банке России)» .