Создание электронных копий архивных документов

С появлением техники сканирования архивы во всем мире начали создавать электронные копии документов.

Одним из первых наиболее известных опытов в этом направлении стало сканирование документов Генерального архива Вест-Индии в Севилье. В настоящее время массовое сканирование документов производится в национальных архивах многих стран. В России значительные массивы электронных копий документов имеются, например, в ГАРФ, РГАЛИ, РГИА и других федеральных архивах. В РГИА массовое сканирование документов производится по заказу Президентской библиотеки им. Б. Н. Ельцина. Кроме того, в настоящее время в большинстве федеральных и во многих региональных архивах по заказам исследователей изготавливаются не микрофильмы или ксерокопии, а электронные копии, которые также пополняют фонд электронных копий этих архивов.

В 2012 г. в Российской Федерации разработаны «Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом»^[1].

Стратегия и методика создания электронных копий документов разрабатывается во всем мире. Например, «Стратегический курс на 2008—2018 гг.», разработанный Международным советом архивов, предусматривает необходимость формирования перспективных планов оцифровки архивных документов. План оцифровки архивных материалов, предназначенных для публичного доступа, разработан в Национальном управлении архивов и документации США (National Archives and Records Administration, NARA) и опубликован на сайге NARA для широкого общественного обсуждения^[2].

В настоящее время техника сканирования позволяет осуществлять оцифровку архивных документов в больших масштабах и наименее травматическим для подлинников способом.

Впервые в Российской Федерации объемы перевода архивных документов в электронный вид были определены в государственной программе «Информационное общество 2011—2020 гг.»^[3], а затем повторены в проекте «Концепции развития архивного дела до 2020 г.», широкое обсуждение которой проходило осенью—зимой 2012—2013 гг. В 2014 г. проект концепции поступил на рассмотрение Правительства РФ. Этот проект предусматривает «довести долю переведенных в электронную форму архивных фондов, коллекций, документов по актуальной исторической тематике, а также документальных комплексов, содержащих генеалогическую информацию, к которым существует устойчивый и широкий общественный интерес, до 20%, предоставив к ним онлайн-доступ, в том числе на платной основе, в удобных для пользователей форматах». В абсолютных цифрах это должно составить более 100 млн ед. хр. В 2014 г. работы по оцифровке документов велись в 115 архивах 73 субъектов РФ, а объем оцифрованной в государственных архивах субъектов РФ информации составил более 400 тыс. дел или почти 9 млн листов (22,23 терабайт)^[4].

Оценивая перспективы полной оцифровки документов государственных архивов, необходимо иметь в виду, что речь идет о десятках миллионов единиц хранения и, соответственно, миллиардах листов (считая обороты). Даже если не учитывать материальную и финансовую сторону дела, приходится исходить из того, что завершение этого процесса потребует значительного времени. Но поскольку в первую очередь подвергаются оцифровке наиболее информативные и наиболее востребованные документальные комплексы, масштабы использования уже изготовленных электронных копий архивных документов должны быть гораздо большими, чем их процент от общего числа единиц хранения.

Возникает вопрос, являются ли электронные копии документов полноценным страховым фондом? В настоящее время Международный совет архивов отвечает на этот вопрос отрицательно. Причина этого — не только и не столько в традиционном консерватизме архивной отрасли, сколько в легкости фальсификаций. Поэтому электронные копии документов являются не страховым фондом, а фондом пользования, предназначенным для замены при использовании подлинников копиями. В отличие от других копий фонда пользования электронные копии могут быть доступны в режиме онлайн. Это делает электронные копии особенно привлекательными для исследователей.

В идеале современный архив должен в режиме онлайн предоставлять возможности для автоматизированного поиска всех своих документов с возможностью дальнейшего просмотра электронных копий этих документов. Но этот идеал может быть полностью достигнут, очевидно, лишь в достаточно отдаленной перспективе.

Для его осуществления от архивов требуется усовершенствование всех имеющихся (в формате традиционного НС, А и, соответственно, в электронном формате) описаний документов и описание еще не включенных в описи материалов, в том числе приведение всех описаний в соответствие с современными требованиями, полное упорядочение систематизации, фондирования, учета документов. Такие же функции архивов, как комплектование, учет и обеспечение сохранности подлинников останутся всегда, независимо от перехода на новые технологии.

• [1] URL: http://archives.ru/documents/rekomend_el-copy-archivardocuments.shtml (датаобращения: 07.01.2016).
• [2] Доклад Руководителя Федерального архивного агентства А. Н. Артизова «О стратегических подходах к размещению архивной информации в сети Интернет».. URL: http ://archives.ru/reporting/report-artizov-2014;sovet.shtml (дата обращения: 07.01.2016).
• [3] Распоряжение Правительства РФ от 20.10.2010 № 1815-р «О государственной программе Российской Федерации „Информационное общество (2011—2020 годы)“» (утратилосилу).
• [4] Доклад Руководителя Федерального архивного агентства А. И. Артизова «О стратегических подходах к размещению архивной информации в сети Интернет».. URL: http://archives.ru/reporting/report-artizov-2014;sovet.shtml (дата обращения: 07.01.2016).