Организационное проектирование и координация взаимодействия

Понятие организационного проектирования И СУЩНОСТЬ КООРДИНАЦИИ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ

Организация как функция управления нацелена на то, чтобы качественно и эффективно осуществить намеченные планы. Это означает систематическую координацию многих организационных задач и, следовательно, формальных взаимоотношений людей, их выполняющих, что реализуется через процедуру организационного проектирования.

Организационное проектирование — это размещение и использование разнообразных ресурсов для достижения целей организации, выражающееся в разделении труда на уровне подразделений, отделов и видов деятельности, формировании структуры власти и механизмов координации выполнения рабочих задач.

Основные закономерности организационного проектирования:

• 1) функции первичны, организационная структура вторична. Функции организации должны отражать приоритетные стратегические цели собственника и руководства;
• 2) не существует идеальной типовой структуры и системы управления, с одинаковым успехом функционирующей в разных местах и условиях уже в силу того, что в них будут задействованы разные люди;
• 3) организационный проект должен быть перспективным, рассчитанным на будущее развитие, отсюда — необходимость ориентации на данные активного маркетинга и служб долгосрочного прогнозирования;
• 4) необходимо учитывать, что в условиях сильной конкуренции организационная структура и вся система управления должны быть гибкими и адаптивными, обеспечивать быстрый и свободный поток информации снизу вверх и по диагонали. Следовательно, возникает необходимость широкого делегирования полномочий нижестоящим уровням;
• 5) признаком хорошего баланса ответственности, прав и компетенций работника является минимум его обращений к своему руководству — он знает, как и что делать, его прав для этого хватает. Но если работнику для исполнения своих обязанностей нужны неконтролируемые им ресурсы или на пути их выполнения возникают трудноустранимые препятствия, то соответствующими полномочиями должен быть наделен его прямой начальник;
• 6) характерные признаки нарушения пределов управляемости (потребности управления снизу не совпадают с возможностью управления сверху), которые должны быть устранены в ходе организационного проектирования: руководитель не знает положения дел на нижестоящих уровнях организации (предел восприятия информации или ее недостаток), недоступен для подчиненных (лично или по каналам связи), нс все вопросы решает сразу (дефицит прав или квалификации);
• 7) параметром высокого качества системы управления организацией является возможность ее саморегулирования, когда любые отклонения от нормы (по стоимости, качеству, срокам и др.) быстро фиксируются, сразу же разрабатываются и предпринимаются контрмеры, возвращающие организацию в нормальное состояние;
• 8) пределов для совершенствования системы управления и организационной структуры не существует, любая «идеальная» организационная форма постепенно себя изживает, морально стареет.

Выделяют два базовых подхода к организационному проектированию (табл. 15):

• 1. Механистический подход, цель которого — достижение высокого уровня производства и эффективности организации на основе широкого использования правил и процедур, централизованной власти и высокой специализации работ.
• 2. Органический подход направлен на достижение высоких уровней адаптивности и развития организации при ограниченном использовании правил и процедур, децентрализации власти и относительно низкой степени специализации работ, предполагает активное использование человеческого потенциала, менеджеры поощряются за практические достижения, что способствует росту профессионализма персонала и повышению его ответственности.

Современная тенденция в теории и практике управления состоит в проектировании организации, учитывающей требования ситуаций, которые изобилуют случайностями. В этом отношении ни механистическая, ни органическая организации не являются эффективными — все зависит от ситуации.

Таблица 15

Характеристика подходов к организационному проектированию

Методы организационного проектирования:

• 1. Метод аналогий (метод функционального моделирования) состоит в применении организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в организациях со сходными организационными характеристиками (целями, типом технологии, спецификой организационного окружения, размером и т. п.), по отношению к проектируемой организации.
• 2. Экспертно-аналитический (нормативный) метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации, проводимыми квалифицированными сторонними специалистами с привлечением руководителей и других работников организации, чтобы выявить специфические особенности, проблемы, «узкие места» в работе аппарата управления, а также выработать рациональные рекомендации по его формированию или перестройке, исходя из количественных оценок эффективности организационной структуры, рациональных принципов управления, заключений экспертов, обобщения и анализа наиболее передовых тенденций в области организации управления.
• 3. Метод структуризации целей (программно-целевой метод) предусматривает выработку системы целей организации (включая их количественную и качественную формулировки) и последующий анализ организационных структур с точки зрения их соответствия системе целей. При его использовании чаще всего выполняются следующие этапы:
  • • разработка системы («дерева») целей, представляющей собой структурную основу для увязки всех видов организационной деятельности, исходя из конечных результатов (независимо от распределения этих видов деятельности по организационным подразделениям и программно-целевым подсистемам в организации);
  • • экспертный анализ предлагаемых вариантов организационной структуры с точки зрения организационной обеспеченности достижения каждой из целей, соблюдения принципа однородности целей, устанавливаемых каждому подразделению, определения отношений руководства, подчинения, кооперации подразделений, исходя из взаимосвязей их целей, и пр.;
  • • составление карт прав и ответственности за достижение целей как для отдельных подразделений, так и по комплексным межфункциональным видам деятельности, где регламентируются сфера ответственности (продукция, ресурсы, рабочая сила, производственные и управленческие процессы, информация), конкретные результаты, за достижение которых устанавливается ответственность, права, которыми наделяется подразделение для достижения результатов (утверждение и представление на утверждение, согласование, подтверждение, контроль).
• 4. Метод организационного (параметрического) моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных.