Аудит расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными суммами называются денежные средства, выдаваемые сотрудникам организации на расходы по командировкам, хозяйственные и представительские расходы. Под отчет денежные средства могут выдаваться наличными из кассы организации или путем безналичного перечисления на банковскую карту сотрудника.

Целью аудита расчетов с подотчетными лицами является установление соответствия данных балансового счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» записям в Главной книге и бухгалтерском балансе и оценка обоснованности принятия к учету затрат, произведенных подотчетными лицами.

При планировании проверки аудитор, в первую очередь, устанавливает перечень лиц, которым предоставлено право получать денежные средства под отчет в соответствии с приказом руководителя аудируемого лица. Во внутрифирменных положениях должны быть раскрыты вопросы порядка выдачи денежных средств под отчет, сроки, на которые они выдаются, размер суточных при командировках на территории РФ и загранкомандировках, порядок документального оформления расходов, произведенных подотчетными лицами.

Основными источниками информации для аудитора являются авансовые отчеты; журнал регистрации авансовых отчетов; приказы о направлении сотрудников в командировку; командировочные удостоверения; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные документы по произведенным подотчетными лицами расходам.

В связи со значительными рисками нарушений по данному участку аудиторы, как правило, стремятся выполнить сплошную проверку документов. Но, если это невозможно, в силу значительного объема операций, применяются методы статистического отбора.

Проверяя отобранные авансовые отчеты, аудитор устанавливает правильность заполнения всех обязательных реквизитов, правильность регистрации. Важным моментом является контроль наличия отметки руководителя аудируемого лица о целесообразности произведенных расходов, поскольку именно это подтверждает обоснованность отнесения соответствующих сумм в состав расходов. Контролируется целевое использование полученных средств, а также полнота и достоверность приложенных к авансовым отчетам документов.

При проверке командировочных расходов аудитор должен убедиться в соблюдении требований, установленных Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Для этого выполняются следующие процедуры: проверяется правильность документального оформления командировки: наличие приказа о направлении в командировку, служебного задания, командировочного удостоверения с отметками в месте пребывания в командировке, отчета о командировке;

• — устанавливается правильность расчета суточных, исходя из требований нормативных актов и внутрифирменных положений;
• — оценивается правильность документального оформления и учета расходов, произведенных сотрудником в период нахождения в командировке (проезд, проживание, питание и т. д.);
• — проверяется правильность расчета НДФЛ при выплате сотруднику суточных сверх значений, установленных ст. 217 НК РФ.

При проверке авансовых отчетов, связанных с расходами на хозяйственные нужды, аудитор проверяет наличие чеков ККТ, товарных чеков, счетов-фактур, накладных.

Особое внимание при проверке должно быть уделено представительским расходам. Согласно НК РФ к представительским расходам относятся затраты на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским относятся также расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, их транспортным обеспечением (доставкой этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно), буфетным обслуживанием во время переговоров, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате.

При проверке представительских расходов аудитор контролирует наличие и правильность оформления сметы на каждое мероприятие, комплект оправдательных документов, в которых четко указываются дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных лиц — участников. Решающее значение для определения величины представительских расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль, имеет их экономическая целесообразность, т. е. положительный эффект для бизнеса аудируемого лица. Например, по итогам проведенного мероприятия может быть заключен договор с подрядчиком или подписано соглашения о намерениях осуществить инвестиции.

В ходе документальной проверки аудитор определяет, своевременно ли подотчетные лица представляют авансовые отчеты в бухгалтерию и возвращают в кассу неизрасходованные остатки денежных средств. При контроле сроков представления отчетов аудитор должен опираться на нормы, установленные внутрифирменными положениями. Кроме того, необходимо выяснить, не было ли случаев получения средств под отчет лицами, которые не отчитались по ранее полученным авансам (нарушение п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации»).

Проверку документального оформления авансовых отчетов аудитор осуществляет одновременно с проверкой правильности записей по балансовому счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Организация аналитического учета должна обеспечивать информацией о движении средств и произведенных расходах по каждому подотчетному лицу. При этом следует учесть, что счет 71 не сальдируется, т. е. может иметь одновременно дебетовое и кредитовое сальдо. Так, выданные под отчет суммы одному сотруднику будут отражаться по дебету счета 71, а задолженность организации перед работником, который допустил подтвержденный документами перерасход подотчетной суммы, будет отражаться по кредиту счета 71 (при условии признания руководителем произведенного перерасхода целесообразным).