Методические положения исследования систем управления

Основные положения методики исследования систем управления

Все работы по исследованию СУ целесообразно сгруппировать в стадии, стадии в этапы, а этапы — в конкретные работы. При этом в общем случае все они во многом являются типовыми и идентичными. Однако их конкретный перечень в большей части зависит от цели и вида проводимого исследования, характера, содержания и специфики его исследуемого объекта.

Организационное проектирование

При подходе к прикладным исследованиям как к работам, завершающимся не формулировкой результатов, а их внедрением (реализацией), все стадии и этапы исследования СУ можно рассматривать в рамках организационного проектирования (оргпроектирования) социально-экономических систем.

Свое развитие оргпроектирование получило от технического проектирования. Как у того, так и другого вида проектирования, наряду со многими общими чертами (особенно в процедурном отношении), имеются свои особенности, а в содержательной части они существенно отличаются друг от друга. Важнейшим различием является то, что оргпроектированием охвачены не детали, узлы и комплексы технических устройств, а такие элементы, как управленческие и производственные функции, производственные и оргструктуры, технология управления, трудовые процессы, методы, информация и т. п., т. е. главное их различие в объектах проектирования.

Проектирование позволяет охватить практически все стороны работы и отношений в организации, что дает возможность реализовать системный подход при организации и совершенствовании любого элемента, подсистемы или системы в целом. Результатом проектирования является разработка проекта системы и комплекса мероприятий по его внедрению.

Таким образом, оргпроектирование представляет собой специальный вид деятельности, заключающийся в исследовании, разработке и внедрении оргпроектов создания и совершенствования элементов, подсистем и СУ в целом на основе новых результатов с целью повышения эффективности их функционирования.

Для того, чтобы исследовать, разработать и внедрить новую или усовершенствованную СУ в конкретной организации, необходимо осуществить довольно сложные работы по их оргпроектированию. Это является одной из важнейших задач менеджмента организаций.

Организации, имеющие относительно эффективно действующие СУ, имеют более основательную базу для их исследования и дальнейшего совершенствования. Вместе с тем, организация исследований этих систем требует от менеджеров организации как исключительно творческого и вдумчивого подхода, так и обязательно глубоких знаний и опыта оргпроектирования. СУ, внедренные по рационально разработанным проектам исследовательского характера, являются, как правило, эффективно действующим инструментом системного менеджмента.

Оргпроектирование как инструмент исследования СУ в последние десятилетия зарекомендовало себя с положительной стороны. Была подтверждена возможность использования системного подхода в оргпроектировании как объективной необходимости, определяемой рыночными отношениями, усилением конкуренции, возрастанием объемов производства, сложности продукции, технологии производства и других элементов систем.

В процессе исследования (с учетом работ по проектированию и реализации) СУ можно выделить следующие укрупненные последовательные стадии работ: подготовительную, исследовательскопроектную, реализации (внедрения) и совершенствования, включающие ряд соответствующих этапов (рис. 149).

Рис. 149. Укрупненный состав стадий и этапов прикладного исследования систем: ТП — технический проект; РП — рабочий проект.

Следует отметить, что при использовании системного вида прикладного исследования СУ содержание и последовательность проведения работ заслуживает особого внимания (рис. 150).

Конкретный состав этапов работ на каждой стадии исследования систем во многом зависит от тех условий, в которых они осуществляются. Вместе с тем для общего случая исследования СУ целесообразно предусмотреть выполнение примерно следующих работ (табл. 47).

Рис. 150. Принципиальная схема проведения системного прикладного исследования подсистемы управления (системы управления) социальной организационно-экономической системы предприятия

Таблица 47. Стадии, этапы и примерный состав работ прикладного исследовании систем управления

Продолжение табл. 47

Окончание табл. 47

Опыт проведения исследований позволил определить следующие основные направления совершенствования и развития СУ:

• ? дальнейшее совершенствование всех элементов системы. При этом важнейшим средством улучшения их функционирования является, как это уже указывалось несколько выше, автоматизация процессов управления;
• ? расширение круга задач по управлению и создание на основе системного управления многоцелевых СУ производством, основанных на принципах рыночной экономики.

Совершенствование и развитие системы требует соответствующей переработки, изменения и улучшения проекта СУ. По своему содержанию и форме улучшение проекта может быть различным — в зависимости от причин, его вызвавших, и объемов возможных при этом работ.

При совершенствовании проекта целесообразно увязывать выполняемые работы с работами по реализации взаимоотношений и взаимосвязей с системами других уровней.

Улучшение проекта может быть выражено:

• ? внесением изменений в НТД и НМД и разработкой и внедрением новой документации;
• ? разработкой и выполнением заложенных в усовершенствованный проект планов мероприятий по повышению и обеспечению качества выпускаемой продукции;
• ? системным совершенствованием.

В случае внесения изменений в действующие на предприятии документы (СТП, инструкции, положения, руководства и т. п.) порядок совершенствования системы может быть принят следующим: составляются планы пересмотра документации системы и определяются необходимые изменения в них; организуется выполнение этих планов; вносятся изменения в действующие документы и корректируется РП системы; выполняются мероприятия по внедрению новых положений, вносимых в документацию системы.

При разработке, например, новых СТО основными операциями совершенствования системы являются: разработка ТЗ на пересмотр основного СТО (или Руководства) и составление плана по разработке новых СТО; разработка новых СТО и пересмотр основного СТО; корректировка РП системы; внедрение новых СТО, других НТД и НМД.

При системном развитии и совершенствовании проекта СУ работы следует проводить по следующим стадиям:

• ? подготовка к совершенствованию системы;
• ? совершенствование проекта системы;
• ? внедрение усовершенствованного проекта.

Содержание работ на стадии подготовки к совершенствованию систем аналогично подготовительной стадии при первоначальной разработке системы. Однако анализ состояния дел по управлению должен быть направлен в первую очередь на выявление резервов повышения и обеспечения эффективного управления, а также на повышение результатов функционирования всей системы организации (предприятия).

При выполнении аналитических работ следует обращать внимание на увязку в рамках СУ всех проводимых на предприятии мероприятий — организационных, технических, экономических, социальных и др. Кроме того, следует обращать внимание на уровень автоматизации функций управления. Данные исследований должны стать основой для пересмотра, уточнения функций и задач управления, определения тех элементов системы, которые следует дополнить, переработать или разработать вновь. По результатам анализа составляется отчет и разрабатывается ТЗ на совершенствование системы, которое должно включать следующие разделы:

• ? основание для совершенствования; характеристику действующей системы;
• ? цель и задачи совершенствования системы; уточнение состава и содержания функций системы при ее совершенствовании;
• ? сроки формирования проекта усовершенствованной системы;
• ? основные нормативные и методические источники;
• ? перспективу продолжения работ;
• ? дополнительные указания;
• ? приложения (перечни подразделений и лиц, с которыми должны согласовываться СТП и другие НТД системы).

Стадия внедрения включает также разработку плана внедрения усовершенствованного проекта и его выполнение. План должен предусматривать подготовку и издание приказа о продлении действия пересмотренных и отмены не вошедших в проект документации (СТП и другой НТД), введении новых документов системы. На этой стадии выполняются все мероприятия по внедрению усовершенствованного проекта системы, осуществляется контроль за его реализацией и соблюдением требований НТД. Наряду с этим должна проводиться оценка результатов функционирования системы, основными критериями которой в общем случае должно быть достижение целей СУ и организации в целом.

Очевидно, что прикладные исследования СУ требуют определенных затрат. Однако мировая практика показывает, что все ресурсные вложения в СУ следует рассматривать не как затраты, а как инвестиции. Это связано с тем, что деятельность по управлению, в том числе по обеспечению качества и конкурентоспособности продукции, в рамках СУ носит предпринимательский и инновационный характер. Поэтому необходимо более глубоко обосновывать целесообразность подобного рода инвестиций и их эффективность. Методическим инструментом, которым можно конструктивно воспользоваться для решения данной задачи, является бизнес-планирование. Поэтому на подготовительной стадии проведения исследований вместо ТЭО в ряде случаев следует разрабатывать бизнес-план исследования СУ.

Общее руководство всеми работами, связанными с исследованиями и созданием СУ, целесообразно осуществлять менеджерам высшего звена. Более того, для наших условий будет более эффективно, если этими работами будет руководить непосредственно первый руководитель (генеральный директор) организации. Безусловно, роль менеджеров высшего звена в создании СУ очень значима. От них во многом зависит, насколько и в каком соответствии будут заложены в систему, выполняться в реальности процедуры, разработанные в соответствии с принципами системного управления, международных стандартов, других НТД и НМД.

В разработке СУ следует предусмотреть участие подавляющего большинства подразделений и служб предприятия. Особая роль при этом принадлежит специализированным подразделениям, непосредственно осуществляющим в организации работу по совершенствованию СУ. Наряду со штатными подразделениями к созданию этих систем следует привлекать консультационные, научно-исследовательские и другие специализированные внешние организации, а также отдельных профессиональных работников по системному анализу и оргпроектированию СУ.