Исправление ошибок. 
Бюджетный учет и отчетность

Если в тексте или цифровых данных первичного документа допущена ошибка или не заполнены все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством, возникает необходимость исправления неверных данных.

В соответствии со ст. 9 Закона о бухгалтерском учете в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Внести исправления в кассовые и банковские документы нельзя. Подчистки, помарки или исправления в приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также в расходных кассовых ордерах и заменяющих их документах не допускаются. Эти документы, созданные организацией, придется оформить заново.

В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105, в первичных документах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

В первичные учетные документы (за исключением кассовых и банковских) исправления вносятся «корректурном способом»: неправильный текст (сумма) аккуратно зачеркивается одной тонкой чертой так, чтобы зачеркнутое можно было прочитать. Сверху надписывается правильный текст (сумма). Нужно зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена в одной цифре. Например, если вместо суммы 79 руб. 58 коп. было записано 79 руб. 48 коп., при исправлении нужно зачеркнуть все цифры и написать сверху правильную сумму.

Затем здесь же на полях против соответствующей строки внесенные изменения специально оговариваются и подтверждаются подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. Исправления в первичные документы могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, подписавшими первоначальный документ. При необходимости подписи заверяются печатью организации. Исправления сопровождаются фразой: " Написанному в исправление верить" , в которой также пишется новый текст или сумма, а потом ставится подпись.

Таким способом чаще всего исправляются внутренние рукописные первичные документы. Если в организации применяется компьютерный учет и есть возможность заменить документ, его выводят на печать вновь в исправленном виде и подписывают повторно.

Чтобы избежать расхождений при возможной встречной проверке, необходимо помнить, что исправленные документы должны быть получены и контрагентом.

ПРИМЕР 3.1

Учреждением в рамках приносящей доход деятельности приобретено 12 столов общей стоимостью 155 760 руб. (в том числе НДС — 23 760 руб.). По договору с транспортной организацией транспортные расходы по доставке столов составили 1770 руб. (в том числе НДС — 270 руб.). Расходы по сборке столов составили 3540 руб. (в том числе НДС — 540 руб.). Операции, совершаемые учреждением в рамках приносящей доход деятельности, освобождены от обложения НДС.

В бухгалтерском учете учреждения операции по формированию стоимости столов были отражены следующим образом:

Транспортные расходы и затраты по сборке столов были ошибочно отнесены бухгалтером на общехозяйственные расходы, в результате первоначальная стоимость столов искажена на сумму 5240 руб. (1700 + 3540). Исправление этой ошибки производится бухгалтером на основании бухгалтерской справки следующими бухгалтерскими записями:

Исправление ошибок, обнаруженных в регистрах бухгалтерского учета, производится в следующем порядке:

• — ошибка за отчетный период, обнаруженная до момента представления бюджетной отчетности и не требующая внесения изменения данных в регистрах бухгалтерского учета (журналах операций), исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и написания над зачеркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно в регистре бухгалтерского учета, в котором производится исправление ошибки, на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается надпись «Исправлено» ;
• — ошибка, обнаруженная до момента представления бюджетной отчетности и требующая внесения изменений в регистр бухгалтерского учета (Журнал операций), в зависимости от ее характера, отражается последним днем отчетного периода дополнительной бухгалтерской записью либо бухгалтерской записью, оформленной по способу «красное сторно», и дополнительной бухгалтерской записью;
• — ошибка, обнаруженная в регистрах бухгалтерского учета за отчетный период, за который бюджетная отчетность в установленном порядке уже представлена, в зависимости от ее характера, отражается датой обнаружения ошибки дополнительной бухгалтерской записью либо бухгалтерской записью, оформленной методом «красное сторно», и дополнительной бухгалтерской записью;
• — дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления методом «красное сторно» оформляются первичным учетным документом, составленным учреждением, — Справкой (форма 504 833), содержащей информацию по обоснованию внесения исправлений, наименование исправляемого регистра бухгалтерского учета (журнала операций), его номер (при наличии), а также период, за который он составлен.