Организация бухгалтерского учета в секторе государственного управления

Бухгалтерский учет в учреждении может вести бухгалтерия как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером. Если организация небольшая, то бывает достаточно одного штатного бухгалтера. Учреждение может и не иметь в своем штатном расписании ставки бухгалтеров. В этом случае оплата услуг по ведению бухгалтерского учета производится на основе договора гражданско-правового характера. Пунктом 5 Инструкции № 157н предусмотрено, что руководитель учреждения вправе ведение бухгалтерского учета и составление на его основе отчетности передать в соответствии с законодательством РФ по договору (соглашению) другому учреждению, организации (централизованной бухгалтерии).

Особенность передачи (полностью или частично) функций по ведению бухгалтерского учета в государственных учреждениях заключается в том, что происходит это, как правило, на основании решения собственника имущества — соответствующего главного распорядителя или распорядителя бюджетных средств.

Для осуществления учета и контроля хозяйственных операций руководитель крупного учреждения может предусмотреть в штатном расписании структурное подразделение во главе с главным бухгалтером, а руководитель среднего и малого -должность главного бухгалтера или передать ведение учета в централизованную бухгалтерию.

Главная цель создания централизованной бухгалтерии — экономия бюджетных средств и повышение качества учета в рамках реализации государственной политики по переводу непрофильных функций различных служб и ведомств в аутсорсинг. По мнению специалистов, исходя из российской практики создания общих центров обслуживания (централизованных бухгалтерий), это позволяет снизить издержки на ведение бухгалтерского учета в среднем более чем на 15%. Также значительно экономятся расходы на IТ-поддержку. Кроме того, исключаются дублирующие учетные функции, повышается прозрачность хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений.

Централизация учета (функционирование централизованных бухгалтерий) может осуществляться на основании конкретного нормативного распорядительного документа, принятого соответствующим органом государственной власти (министерством, ведомством, органом государственной власти субъекта РФ или органом местного самоуправления), если это не противоречит текущему законодательству.

Следует отметить, что возможности организации и ведения учета учреждений централизованно поддерживаются и применяемыми в настоящее время в практической деятельности прикладными бухгалтерскими программами. В частности, в программе «1C: Бухгалтерия бюджетного учреждения» предусмотрено ведение учета как одного учреждения, так и группы учреждений или их структурных подразделений, выделенных на самостоятельный баланс, в единой информационной базе. При этом каждая операция оформляется от имени конкретного учреждения.

Следует иметь в виду, что организация (реорганизация) централизованных бухгалтерий требует немало времени.

Статьей 7 Закона о бухгалтерском учете предусмотрено, что ведение бухгалтерского учета организуется руководителем экономического субъекта. Руководитель экономического субъекта, за исключением кредитной организации, обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета. В органах управления государственных внебюджетных фондов, органах управления государственных территориальных внебюджетных фондов главный бухгалтер или иное должностное лицо, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета, должны отвечать следующим требованиям:

• 1) иметь высшее профессиональное образование;
• 2) иметь стаж работы, связанной с ведением бухгалтерского учета, составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности либо с аудиторской деятельностью, не менее трех лет из последних пяти календарных лет, а при отсутствии высшего профессионального образования по специальностям бухгалтерского учета и аудита — не менее пяти лет из последних семи календарных лет;
• 3) не иметь неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики.

Главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики учреждения, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Руководитель учреждения возлагает на главного бухгалтера следующие обязанности:

• — осуществлять организацию бухгалтерского учета хозяйственнофинансовой деятельности организации и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью имущества учреждения;
• — руководить разработкой и осуществлением мероприятий, направленных на соблюдение государственной и финансовой дисциплины;
• — организовывать учет поступающих денежных средств, товарноматериальных ценностей и основных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением;
• — организовывать учет исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (оказания услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности организации, а также финансовых, расчетных и кредитных операций;
• — присутствовать при нанесении инвентарных номеров на объекты основных средств;
• — присутствовать при маркировке специальными штампами предметов мягкого инвентаря.

Подпись главного бухгалтера должна обязательно присутствовать:

• — в денежных и расчетных документах, финансовых и кредитных обязательствах;
• — в содержательной части авансового отчета;
• — в оформляющей части следующих документов: книга учета животных, книга регистрации боя посуды, книга учета бланков строгой отчетности, реестр ценных бумаг, книга учета материальных ценностей, оплаченных в централизованном порядке.

Главный бухгалтер вправе:

• — требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей;
• — вносить на рассмотрение руководства организации предложения по улучшению ее деятельности;
• — запрашивать информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей;
• — привлекать к решению возложенных на него задач специалистов других отделов с согласия соответствующих руководителей.

Законом о бухгалтерском учете предусмотрено, что в случае возникновения разногласий в отношении ведения бухгалтерского учета между руководителем экономического субъекта и главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета:

• 1) данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию;
• 2) объект бухгалтерского учета отражается (не отражается) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в бухгалтерской (финансовой) отчетности на основании письменного распоряжения руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчетный период.

Одним из обязательных требований к организации и ведению бухгалтерского учета является определение ответственности за исполнение и содержание документа:

• — ответственность за исполнение документа и своевременное представление его в бухгалтерию учреждения для отражения в учете несет должностное лицо, непосредственно разработавшее данный документ;
• — ответственность за содержание документа и его соответствие отражаемым в нем хозяйственным операциям несет должностное лицо, подписавшее документ. При этом подпись на документе является обязательной.

Для организации контроля за использованием финансовых средств руководителю учреждения целесообразно применять следующую схему действий: перед подписанием финансовых документов, по которым у учреждения могут возникнуть денежные обязательства (перед поставщиками и подрядчиками, сотрудниками учреждения), все эти документы должны проходить предварительный контроль в бухгалтерии (финансовой службе). Руководитель может подписать финансовый документ только после визирования его главным бухгалтером либо иным должностным лицом.

Бухгалтерия учреждения несет ответственность за своевременное отражение в бухгалтерском учете данных, отраженных в представленном в бухгалтерию документе. В соответствии с п. 3 Инструкции № 157н в бухгалтерском учете подлежит отражению информация, не содержащая существенных ошибок и искажений, позволяющая ее пользователям положиться на нее как на правдивую.

В организации бухгалтерского учета и деятельности учреждения в целом значительная роль отводится разным комиссиям учреждения, на основании решения которых бухгалтер отражает соответствующие бухгалтерские записи в учете. Так, согласно п. 25 Инструкции № 157н в учреждениях должна быть создана на постоянной основе комиссия по поступлению и выбытию активов. Комиссия наделена достаточно обширными полномочиями по принятию решения об использовании активов в хозяйственной деятельности учреждения. Следовательно, в учреждении должен быть разработан и утвержден четкий регламент работы комиссии по поступлению и выбытию активов, который следует описать в положении о работе постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов (имущества) и положении о работе комиссии по определению срока полезного использования основных средств. Причем, в состав комиссии целесообразно включать не только работников бухгалтерии, но и специалистов в данной предметной области.

Кроме комиссии по поступлению и выбытию активов, могут быть созданы следующие комиссии:

• — по расследованию причин порчи, пропажи и уничтожения документов;
• — по списанию бланков строгой отчетности;
• — по инвентаризации активов.

Руководители и лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленном законодательством РФ и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, искажения бухгалтерской отчетности и несоблюдения сроков ее представления и публикации привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством РФ. На этих должностных лиц налагается административный штраф за грубое нарушение правил бухгалтерского учета в соответствии со ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) в размере от 2000 до 3000 руб. (под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%).

Обеспечивать целостность системы бухгалтерского учета, т. е. охватывать все вопросы, связанные с учетным процессом, должна учетная политика учреждения. Учреждения формируют учетную политику в целях организации бухгалтерского учета исходя из специфики своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности и выполняемых полномочий, руководствуясь при этом законодательством о бухгалтерском учете и иными нормативными правовыми актами.