Общие понятия в информационных системах управления

Одной из основных целей существования производственных и экономических объектов является удовлетворение потребностей общества. При этом каждый из них взаимодействует с окружающей средой и, как правило, состоит из совокупности элементов, от согласованной работы которых и зависит существование и выполнение его функций.

При взаимодействии объекта со средой в нем происходят различные изменения, которые указывают на необходимость управления. Управление — это такое целенаправленное воздействие на объект, которое обеспечивает достижение поставленных целей. Благодаря управлению объекты стабилизируются, сохраняется их качественная определенность, поддерживается динамическое равновесие со средой, обеспечивается совершенствование организации и достигается нужный эффект.

Информация о состоянии объекта, его входящих и исходящих сигналах в соответствии с поставленной целью является основой функционирования системы управления предприятием. Управление производится посредством выдачи управленческих сигналов с учетом обратной связи и состояния внешней среды, рынка и вышестоящих органов управления. Назначением управляющей системы является формирование таких воздействий на управляемую систему, которые приводили бы ее к состоянию, определяемому целью управления.

Система управления представляет собой совокупность управляющей части (орган управления) и управляемого процесса (объект управления). Для того чтобы управляющая часть могла осуществлять управление, ей необходимо сравнивать текущее состояние управляемого процесса и цель управления. Воздействие обеих составляющих друг на друга осуществляется в виде передачи информации, следовательно, система управления всегда представляет собой замкнутый информационный контур (рис. 1.3).

Рис. 13. Информационный контур системы управления.

Как правило, любая организация состоит из нескольких объектов, каждый из которых имеет собственные управляемые процессы и управляющие части. В связи с этим необходимо вводить дополнительную управляющую часть для согласованного функционирования комплекса, чтобы скоординировать действия всех остальных информационных контуров, направляя их деятельность на достижение общей цели организации. Если управляемый процесс имеет более сложное строение, то управляющая часть может иметь многоуровневую структуру, которая характерна для большинства систем управления.

Многоуровневая структура управляющей части обычно представлена высшим, средним и низшим уровнями. На высшем уровне управления реализуется стратегическое управление, определяются цели управления, строятся долгосрочные планы, предусматривается стратегия их реализации и т. п. На среднем уровне управления осуществляется тактическое управление, т. е. составляются тактические планы, осуществляется контроль над их выполнением, отслеживаются ресурсы и т. п. Низший уровень управления — это оперативное управление и контроль.

На каждом из этих уровней требуется определенная информационная инфраструктура, которая, как правило, представляет собой автоматизированную информационную систему.

Информационная система (ИС) — это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Автоматизированная информационная система — это взаимосвязанная совокупность компьютерного и коммуникационного оборудования, программного обеспечения, лингвистических средств, информационных ресурсов, а также системного персонала.

Классификация автоматизированных информационных систем приведена на рис. 1.4.

Экономические информационные системы (ЭИС) предназначены для обработки информации разных уровней управления экономическими объектами. Среди них в зависимости от уровня в системе государственного управления выделяют ИС федерального, регионального и муниципального значения, в зависимости от области функционирования экономических объектов — ЭИС промышленно-производственной и непромышленной сферы.

Системы поддержки принятия решений (СППР) — это аналитические системы, предназначенные для изучения текущего состояния, прогнозирования, развития и оценки возможных вариантов поведения и развития на основе анализа данных. Такие системы базируются на современных технологиях баз данных, OLAP-технологиях, глубинном анализе и визуализации данных.

Информационно-вычислительные системы используются в качестве подсистем автоматизированных систем управления и СППР в том случае, если выработка управленческих решений должна опираться на сложные вычисления. Среди них можно выделить различные информационно-расчетные системы, САПР (системы автоматизированного проектирования) и т. д.

Информационно-справочные системы используются при необходимости сбора справочной информации, ее хранения, поиска или предоставления потребителям (например, информационно-справочная система Гарант).

К ИС образования в основном относятся автоматизированные системы дистанционного обучения, системы обеспечения деловых игр, тренажеры и т. д.

В случае необходимости автоматизации всех функций управления (от научно-исследовательских работ, проектирования, изготовления, выпуска и сбыта продукции до анализа эксплуатации изделия) применяют интегрированные ИС. К ним в первую очередь относятся корпоративные информационные системы (КИС), в которых автоматизируются все функции управления фирмой или корпорацией, состоящей из нескольких территориально распределенных отделений или филиалов.

Рис. 1.4. Виды автоматизированных информационных систем.

В структуре информационных систем выделяют функциональную и обеспечивающую части.

Функциональные подсистемы автоматизируют выполнение определенных функциональных задач, например это подсистема оперативного управления, подсистема материально-технического снабжения, подсистема сбыта и т. д. Обеспечивающая часть ИС включает в себя информационное, программное, техническое и организационное обеспечение:

• • информационное обеспечение — это структурированная совокупность управленческих документов и их машинных носителей, применяемых для автоматизации управления;
• • программное обеспечение — это комплекс программ, процедур и правил, обеспечивающих обработку информации и решение задач;
• • техническое обеспечение — это совокупность объединенных в сеть ЭВМ, сетевого оборудования и каналов связи;
• • организационное обеспечение — эго комплекс документов, регламентирующих деятельность специалистов при работе с информационной системой в соответствии со своими служебными обязанностями.

Жизненный цикл любой автоматизированной ИС и технологии в экономике в процессе разработки и функционирования включает в себя четыре стадии: предпроектную, проектирования, внедрения и эксплуатации системы.

На стадии предпроектного обследования предметной области предусматривается выявление всех характеристик объекта и управленческой деятельности в нем, информационных потоков, состава задач и уровня компьютерной и профессиональной подготовки специалистов.

В рамках технического и рабочего проектирования описываются проектные решения по функциональной и обеспечивающей частям ИС, проектируется информационное обеспечение.

На стадии внедрения ИС обучают все категории пользователей работе в новой ИС, апробируют предложенные проекты. Апробация должна производиться в режиме реального времени в условиях, близких к действительным ситуациям.

На стадии эксплуатации ИС осуществляются ее эксплуатация, сопровождение и модернизация.

Основными принципами разработки ИС являются следующие.

• • Принцип системности — используется для объединения и согласования составных частей объекта, но целям функционирования. Он требует рассматривать анализируемое предприятие как единое целое, определять типы связи между его составляющими, выявлять направления информационных потоков, а также функции отдельных структурных подразделений.
• • Одно из главных требований в рамках принципа развития - обязанность разработчиков организовать постоянное сопровождение ИС в процессе эксплуатации. Она должна создаваться с учетом адаптации и модернизации к постоянным изменениям информационных потребностей пользователя.
• • Принцип совместимости подразумевает создание открытой И С, которая ориентирована на максимальное использование стандартов программного, технического и иного обеспечения. Теория систем выделяет открытые и закрытые системы в зависимости от наличия или отсутствия взаимодействия их с окружающей средой. Главным требованием в рамках принципа совместимости является рассмотрение предприятия в качестве открытой системы, так как оно зависит от многих внешних обстоятельств.
• • Принцип непосредственного участия работников предприятия в процессе обследования и разработки ИС позволяет при непрерывном контроле со стороны заказчика избежать неправильных постановок задач и ускорить процесс внедрения системы.
• • В рамках принципа безопасности обеспечивается безопасность всех информационных процессов.
• • В рамках принципа эффективности достигается рациональное соотношение между затратами на создание ИС и получаемыми в процессе ее эксплуатации результатами.

Создание информационных систем производится в несколько этапов.

• 1. Формулируются цели разработки ИС. Па этом этапе выявляются недостатки существующей системы управления, которые могут быть преодолены в процессе функционирования ИС.
• 2. Осуществляется компьютерная реализация ИС, разрабатываются алгоритмы и программы.
• 3. Разрабатывается контрольный пример и инструктивно-методическая документация.

В процессе реализации каждого этапа важная роль отводится специалистам в предметной области. На первом этапе они формулируют цели создания информационной системы, перечень задач, подлежащих автоматизации, виды входных и выходных документов. На втором — проверяют правильность алгоритмов решения задач. На третьем — участвуют в разработке контрольного примера и проверке результатов его выполнения.

Для повышения эффективности труда различных категорий работников в сфере организационно-экономического управления широко используются автоматизированные рабочие места.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) — это совокупность информационно-программно-технических ресурсов, которые обеспечивают обработку данных и автоматизацию функций управления в конкретной предметной области.

В зависимости от уровня управления АРМ делятся на АРМ руководителя, специалиста и оперативного работника. АРМ руководителя соответствует стратегическому уровню и предназначено для автоматизации решения задач управления организацией в целом. АРМ специалиста соответствует тактическому уровню управления и предназначено для автоматизации решения задач управления отдельными подразделениями или процессами. АРМ оперативного работника соответствует оперативному уровню управления и предназначено для автоматизации выполнения конкретных управленческих задач.

Выделяют следующие виды технологического обеспечения АРМ.

• • организационное — включает в себя разработку комплекса документов, которые регламентируют деятельность специалистов в рамках использования АРМ в соответствии со своими служебными обязанностями;
• • техническое — используется при непосредственном выполнении всех операций. При этом гарантируется обработка заданных объемов данных к требуемому моменту времени;
• • информационное — представляет собой поддержку привычных для пользователей особенностей структуры используемых данных, позволяющих осуществлять быстрые поисковые запросы, внесение необходимых изменений, подготовку документов и отчетов;
• • математическое — основывается на совокупности математических методов, моделей и алгоритмов по обработке данных с целью получения необходимых результатов. Является основой для разработки специализированного ПО;
• • программное (обеспечение совокупностью программ, позволяющих организовать решение задач на компьютере) — при взаимодействии с техническими средствами непосредственно обеспечивает решение задач того или иного класса;
• • лингвистическое — представляет собой совокупность языковых средств для эффективной реализации пользовательского интерфейса;
• • правовое — характеризуется совокупностью правовых норм, регламентирующих правовые отношения в процессе создания и эксплуатации ИС и ЙТ;
• • эргономическое — представляет собой совокупность методов и средств, предназначенных для создания оптимальных условий высококачественной, высокоэффективной и безошибочной деятельности пользователей.

В настоящее время для автоматизации задач текущего планирования и стратегического управления предприятием широко применяются системы класса MRP (Material Requirements Planning) — ERP (Enterprise Requirements Planning).

Системы MRP — планирование материальных ресурсов и MRP II — планирование производственных ресурсов, являющиеся развитием MRPсистемы, обеспечивают автоматизированный расчет:

• • плана производства по номенклатурным группам;
• • поставок и продаж готовой продукции;
• • материально-технического снабжения (потребности в материалах и комплектующих);
• • производственных мощностей;
• • финансового плана;
• • необходимого количества основных производственных рабочих.

По мере функционирования систем MRP и MRP II (Manufacturing Resource Planning) выявились их недостатки, которые устранялись путем добавления новых возможностей. В результате появилась полномасштабная ERP-система — планирование ресурсов предприятия.

Отправной точкой для создания такого рода систем является выполнение следующих требований: 1) данные вводятся в систему один раз и теми сотрудниками, которые их обрабатывают для нужд бизнеса; 2) введенные в систему данные становятся доступными для всех пользователей.

В отличие от MRP-систем, ориентированных только на промышленные предприятия, ERP-системы не ограничены сферой применения и могут быть использованы в торговле, банках, страховых компаниях, образовательных учреждениях и т. д. При этом ERP-системы позволяют планировать финансовые затраты, требуемые для обновления оборудования и инвестиций в производство новых изделий.

ERP-системы предоставляют возможность управления транснациональными компаниями, так как позволяют организовать различные системы бухгалтерского учета и отчетности, поддерживают несколько валют и языков, а также облегчают работу в нескольких часовых поясах (круглосуточно и круглогодично).

Для того чтобы правильно управлять стоимостью товара и понимать, сколько стоит его продвижение, производство и обслуживание, нужно учитывать все этапы его жизненного цикла. Поэтому в перспективе в соответствии с планами фирмы Gartner Group, разрабатывающей ИС данного класса, должна появиться система ERP II, главные особенности которой — определение и учет требований к продукции и адаптация производства к рыночной конъюнктуре. Если ERP-система — это автоматизация бизнеса внутри предприятия, то ERP II (Enterprise Resource & Relationship Processing) — система (ее еще иногда называют CSRP (Customer Synchronized Resources Planning) — планирование ресурсов, синхронизированное с потребителем) — это развитие интеграции с системами электронного бизнеса и системами поддержки отношений с покупателями. Иначе говоря, ERP II — это система управления ресурсами и внешними связями.

Вопросы и задания для самоконтроля

• 1. Что такое информатика? Что она изучает?
• 2. Раскройте понятие «информационное обеспечение менеджмента».
• 3. Что такое информация?
• 4. Перечислите формы представления информации.
• 5. Какими основными характеристиками обладает информация?
• 6. Что означает термин «экономическая информация»? Приведите примеры.
• 7. Что означает термин «информационная технология»?
• 8. Перечислите основные программные продукты, обеспечивающие информационные технологии автоматизации офиса.
• 9. Что означает термин «информационная система»? Перечислите разновидности информационных систем.
• 10. Что понимается под функциональными подсистемами информационных систем? Приведите примеры.