Информационный контур управления

Управление в любой организации выделяется в особую функцию, на выполнении которой специализируются некоторые элементы (подразделения) организаций. Это органы управления или субъект управления. Все действия органов управления по выполнению своих функций можно определить как управленческую деятельность. В рамках организации можно выделить управляемый процесс (объект управления, его границы, свойства). Совокупность объекта и субъекта управления определяется как система управления. Для управления органам управления требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с требуемым состоянием, достижение которого является целью управления. Для этого необходимо получать информацию об управляемом процессе.

При этом потребность в информации неявно присутствует в каждом действии субъекта управления — менеджера. Все действия с информацией можно разбить на следующие этапы.

• 1. Сбор информации.
• 2. Преобразование информации из одной формы в другую.
• 3. Перемещение информации.
• 4. Обработка информации.
• 5. Хранение и накопление информации.
• 6. Организация доступа к поиску информации.
• 7. Использование информации — формирование информации для пользователей.

Органы управления оказывают на управляемый процесс определенные воздействия («управляющее воздействие»), оформленные в виде решений. Место и роль решений в менеджменте рассматривается в параграфе 10.4, где шла речь об особенностях проявления, восприятия и применения понятия «решение» в процессе постановки и достижения целей организации. Получаемая объектом управления информация и принимаемые решения зависят оттого, каковы методы контроля субъекта управления объектом управления и каковы методы воздействия на этот объект управления.

Ответы на эти вопросы содержатся в разделах этого учебника, рассматривающего менеджмент как особый род управления. Очевидно, что различные способы контроля объекта управления и воздействия на него формируют разную потребность в информации об объекте управления, разные требования к частоте получения такой информации и принятия решений. Субъект управления может контролировать объект управления через отчетность (определив частоту и характер информации, получаемой от объекта управления, участвовать в оперативном управлении), финансы (отказавшись от оперативного контроля за объектом управления и отслеживая только его финансовое состояние), изъятие ряда функций управления у объекта управления путем их централизации (финансы, снабжение, сбыт, и т. п.) и, наконец, через формирование тотального управления, при котором подавляющая часть функций реализуется самим субъектом управления.

Таким образом, управляющая и управляемая части взаимодействуют друг с другом. Причем такое взаимодействие осуществляется в виде передачи информации по информационному контуру, который образуют источники и потребители информации и информационные каналы для передачи этой информации.

В рамках информационного контура имеется и передается информация о целях управления, состоянии управляемого процесса, об управляющих воздействиях. Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образует информационную систему данной организации. Ее задача — информационное обеспечение управленческой деятельности. Информационный контур можно задать как для организации в целом, так и для ее частей (подразделений, групп). В этом смысле организация рассматривается как множество информационных контуров, т. е. она обладает множеством информационных систем. Эти системы образуются там, где целенаправленно действуют организация и вовлеченные во взаимодействие с ней структуры. Менеджмент может управлять информационными системами, а может позволять им развиваться стихийно, но они всегда будут возникать.

Информационные контуры организации различаются дискретностью. Под дискретностью понимается частота получения информации от объекта и принятия и реализации решения субъектом. Она в большей степени связана со скоростью изменения объекта. В общем случае можно утверждать, что существуют непрерывные и дискретные информационные контуры управления.

В непрерывных информационных контурах информация от объекта управления поступает непрерывно, соответственно, непрерывно принимаются решения и осуществляются воздействия на объект управления. Фактически речь идет о мониторинге объекта управления. Организации с такими информационными контурами характерны, например, для нефтегазовой и металлургической отраслей. В таких системах участие человека в информационных контурах управления затруднительно, а порой и невозможно, поскольку необходимо получать и обрабатывать информацию в значительных объемах, принимать решения в неблагоприятных условиях внешней среды и незамедлительно. В этих случаях предпочтение отдается автоматическому управлению, когда информация в объекте формируется регистраторами информации, передается без участия работника, в качестве субъекта выступают автоматические системы регулирования, а исполнение осуществляют соответствующие механизмы.

Различные отрасли экономики характеризуются разной дискретностью. В машиностроении говорят о сменно-суточных заданиях, в строительстве изменения в объекте управления отслеживают" с дискретностью, равной декаде, и т. п. Та или иная дискретность определяется целями управления и скоростью изменения объекта управления. В рамках одной и той же организации мы имеем различную дискретность на разных уровнях управления. Например, в машиностроении директор предприятия получает информацию о производстве каждый день, начальник цеха — каждую смену, мастер же наблюдает за этим производством постоянно. Попятно, что чем выше дискретность, тем чаще субъект управления получает информацию об объекте и, соответственно, принимает и реализовывает решения. Различная дискретность определяет роль знаний в организации. Чем ниже дискретность, тем реже принимаются решения, тем важнее роль каждого из этих решений и тем значимее знания субъекта управления. Выделяют и гибридные организации, где имеются как дискретные, так и непрерывные процессы. В каждой дискретной системе управления существуют два вида запаздывания информации. Первое запаздывание касается выработки решения. Это означает, что информация, которой располагает субъект управления о состоянии объекта, является устаревшей. Она соответствует прошлому состоянию объекта. И это прошлое отстоит от настоящего момента времени на величину такого запаздывания. Второе запаздывание касается реализации решения. Принятое субъектом управления решение будет реализовано в объекте управления через временной период, равный запаздыванию по реализации решения. Наличие этих запаздываний означает, что в дискретных системах субъект управления не может иметь информацию об объекте управления, соответствующую его реальному состоянию, а объект управления не может иметь информацию о решениях, принимаемых в данный момент времени субъектом управления.

Эта ситуация приводит к двум возможным способам воздействия. В первом случае в системе управления реализуется управление «по отклонению», при котором сначала возникает отклонение состояния объекта управления от заданного состояния, а затем возникает необходимость принимать решения по возвращению этого объекта в заданное состояние. Второй способ связан с использованием в системе управления идеи «упреждающего воздействия». В этом случае субъект управления по-прежнему не может иметь информацию о текущем состоянии объекта управления, но он осуществляет прогнозирование этого текущего состояния объекта управления и, ориентируясь на этот прогноз, принимает решения, «упреждая» будущее состояние объекта управления.

Ситуация Образованная из крупного научно-производственного объединения корпорация выполняет долгосрочные международные высокотехнологичные контракты, участвует в национальных проектах «Нанотехнологии», «Здравоохранение», «Образование», разрабатывает инновационные программы в аэрокосмической и сопряженных с ней отраслях науки и техники. Корпорация объединяет ОАО «Наука», «Инновации», «Производство», «Испытание» в холдинг, акции и другие ценные бумаги которого котируются на фондовом рынке. Созданная как ведущее предприятие наукограда, корпорация развивает спектр производства товаров и услуг народного потребления в основных и региональных формированиях.

Ситуация 6−1 «Информационная основа»

Значительная часть формирований, составляющих корпорацию в настоящее время, создавалась до ее объединения в разных отраслях, условиях и соответствующих им подходах и требованиях к информационному обеспечению менеджмента. Это определило существенные различия в постановке информационной работы в них и сегодня, что создаст все большие проблемы, как при решении задач анализа экономических и социальных показателей, так и при разработке общих программ проектов, согласовании единой стратегии развития и т. п. Определенные трудности создает такая ситуация и при материально-техническом перевооружении информационных подразделений и процессов корпорации.

Перед руководством корпорации встал вопрос о введении универсальной системы информационного обеспечения на единой концептуальной основе

Разработчики концепции информационного обеспечения работы руководства и аппарата управления корпорации выделили следующие этапы.

• 1. Определение потребности в информации.
• 2. Поиск и сбор информации.
• 3. Передача и получение информации.
• 4. Накопление и хранение информации.
• 5. Использование информации.

На основе этой декомпозиции предлагается проектировать и строить все информационные системы корпорации.

Предложите свою версию декомпозиции и конфигурации информационного обеспечения менеджмента корпорации