Краткое описание назначения и возможностей Excel

Microsoft Excel для Windows представляет собой мощное программное средство для работы с таблицами данных, позволяющее вычислять значения, упорядочивать, анализировать и графически представлять различные виды данных.

Приведем обзор основных возможностей пакета MS Excel с точки зрения его использования для разработки различных приложений (например, систем документооборота, анализа данных и т. д.) с применением средств VBA.

Конфигурирование Microsoft Excel. Интерфейс и функциональное наполнение приложения MS Excel можно настраивать в соответствии с индивидуальными запросами очень широкого круга пользователей. Каждый пользователь в зависимости от круга решаемых задач и набора наиболее часто используемых функций может организовать работу с программой MS Excel наиболее удобным для себя образом. Например, для экономии ресурсов компьютера и повышения эффективности обработки функции программы, которые никогда не используются, можно вообще убрать из конфигурации.

Структура документов. Каждый файл приложения MS Excel является отдельной книгой (иногда используют термин «рабочая книга») с несколькими рабочими листами (по умолчанию их три). Пользователь может добавлять и удалять листы. Максимальное количество листов не ограничено, а минимальное количество листов в книге — один. На рабочем листе могут располагаться таблицы, диаграммы, рисунки, текст и другие объекты. Листы могут содержать только диаграмму. Книга может содержать до 255 таблиц, диаграмм или VBA-программ в одном файле.

В Microsoft Office 2007/2010 принят формат файлов, основанный на языке XML. По умолчанию создаваемые в этих версиях Excel-документы сохраняются в файлах с расширением имени .xlsx или .xlsm. Символ-окончание «х» означает, что XML-файл не содержит макросов, а символ-окончание «т» — что XML-файл макросы содержит. Это обеспечивает более легкое обнаружение документов, содержащих макросы. Только файлы с расширением .xlsm могут содержать макросы на языке VBA и элементы управления ActiveX, хранящиеся в обособленных частях файла. Следует отметить, что для работы с файлами новых форматов в более ранних версиях Microsoft Office следует загрузить и использовать необходимые конвертеры файлов.

Структура листов (таблиц). Структурно лист (таблица) состоит из набора ячеек, которые находятся на пересечении столбцов и строк. В MS Excel версий 2007/2010 лист содержит 16 384 столбцов и 1 048 576 строк. Столбцы именуются буквами английского алфавита. Заголовок столбца содержит от одного до трех символов. Первый столбец имеет имя А, последний — XFD. Строки именуются арабскими цифрами.

Ячейки могут содержать данные разных типов (текстовые, числовые, даты, время и т. п.) и формулы, а также иметь примечание. Ячейка рабочего листа может содержать до 32 000 символов. Для ввода данных кроме клавиатуры могут применяться средства быстрого автозаполнения.

При запуске MS Excel области (ячейкам) рабочих листов и диаграмм устанавливается стандартный формат представления данных. Например, для чисел задается определенная гарнитура и размер шрифта. С помощью функций форматирования пользователь может задать формат по своему усмотрению. Для облегчения форматирования предусмотрены такие средства быстрого форматирования, как автоформат, формат по образцу и др.

Табличные вычисления. Одним из важнейших свойств MS Excel, как и других табличных процессоров, является возможность использования формул и функций. Формулы — это выражения, по которым выполняются вычисления. Текст формулы в ячейку таблицы вводится по определенному правилу. Формула должна начинаться со знака равно (=). После знака равенства в ячейку записывается выражение, состоящее из аргументов, операторов и функций.

Оператором называют знак или символ, задающий тип вычисления в формуле. Выражения в зависимости от операторов и аргументов могут быть разных видов: арифметические, логические, выражения отношения и ссылок.

В качества аргументов в формуле обычно используются константы и ссылки на ячейки или имена. Ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек текущего листа, других рабочих листов текущей книги или других книг. Формулы могут быть как простыми, состоящими из одной операции, так и сложными, содержащими несколько операций. Константой называют постоянное (нс вычисляемое) значение. Формула и результат вычисления формулы константами не являются.

Visual Basic for Applications. Начиная с версии 5.0, в MS Excel включен специальный язык программирования VBA.

Введение

достаточно развитого языка программирования в MS Excel делает эту программную платформу весьма привлекательной для профессионалов, которые занимаются разработкой специализированных прикладных систем. Обычным пользователям специальная утилита, реализованная средствами VBA, позволяет создавать макросы для автоматизации часто повторяющихся операций, создавать кнопки для быстрого запуска макросов и автоматизировать рабочие листы с помощью имеющихся в арсенале программы форм.

Обмен данных. MS Excel совместим как с другими приложениями Microsoft Office, так и подобными продуктами (электронными таблицами, базами данных) других производителей. MS Excel позволяет производить импорт объектов из других прикладных программ и экспорт своих данных для встраивания в другие объекты. MS Excel, начиная с версии 2000, для осуществления обмена данными между различными приложениями MS Office поддерживает различные стандарты: OLE, XML, ADO, DDE.

Адресация ячеек в MS Excel. Каждая ячейка имеет адрес (ссылку). Для ссылок на ячейки в MS Excel используются два формата.

Формат А1. Ссылка состоит из имени столбца (обозначаются латинскими буквами) и номера строки (арабские цифры). Например: А24. Кроме того, ячейка (или диапазон ячеек) может иметь имя.

Для ссылки на диапазон ячеек указываются адреса левой верхней и правой нижней ячейки диапазона, разделенных двоеточием. Например: В25: В30, 5:5 (все ячейки в 5-й строке), 6:16 (все ячейки между 6-й и 16-й строками включительно), С: С (все ячейки в столбце С), D: K (все ячейки между столбцами D и К включительно).

MS Excel поддерживает ссылки трех типов:

• 1) относительные ссылки (при копировании формулы меняются), например, А1;
• 2) абсолютные ссылки («фиксируются» и строка и столбец, при копировании формулы не изменяются), например, $А$ 1;
• 3) смешанные ссылки («фиксируется» только по строке или только по столбцу, при копировании не меняется только часть ссылки), например, $А1 (фиксируется столбец) или А$ 1 (фиксируется строка).

Смешанные и абсолютные ссылки используются тогда, когда возникает необходимость закрепить адрес ячейки. Признаком закрепления номера измерения ссылки является знак доллара соответственно перед именем строки или столбца.

Абсолютные ссылки всегда указывают на конкретную ячейку независимо от выбранного объекта. Относительные ссылки рассматриваются относительно выбранного объекта.

Формат R1C1. Название стиля R1C1 происходит от двух английских слов: row (строка) — R, column (столбец) — С. Здесь также бывают абсолютные и относительные ссылки. В абсолютных ссылках указываются действительные индексы ячейки, т. е. после буквы «R» указывается номер строки ячейки, а после буквы «С» — номер столбца. Например, абсолютная ссылка R1C2 эквивалентна абсолютной ссылке $В$ 1 для формата А1.

В формате R1C1 в качестве индексов ячейки указываются их смещение (на сколько строк и сколько столбцов) по отношению к активной ячейке. Смещение задается числом со знаком в квадратных скобках. Знак указывает направление смещения.

Например:

• 1) R[-4]C — относительный адрес ячейки, расположенной на четыре строки выше в том же столбце;
• 2) R[ 1) С| 11 — относительный адрес ячейки, расположенной на одну строку ниже и на один столбец правее;
• 3) R3C4 — абсолютный адрес ячейки, расположенной в третьей строке и в четвертом столбце;
• 4) Сf-1 ] — относительный адрес столбца, расположенного выше текущей ячейки;
• 5) С — абсолютный адрес текущего столбца.

В адресе ячейки могут быть также указаны имя рабочего листа и адрес книги. Адрес книги заключается в квадратные скобки, а после имени листа ставится знак «!». Например: [Книга1.х1з]Лист1!С4.